Cliente ELO: Jettainer GmbH

Jettainer ist der führende internationale Servicepartner für ausgegliedertes ULD-Management. Unit Load Devices (kurz ULD) sind Paletten und Container, die verwendet werden, um Gepäck, Fracht und Post auf Flugzeuge zu laden. Das Unternehmen agiert weltweit von sieben verschiedenen Geschäftsstandorten aus. Wer die Luftfrachtbranche kennt, der weiß: Hier herrscht ein rasantes Tempo. Um bei internen Prozessen Zeit zu sparen und so besser und schneller auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können, fasste Jettainer 2011 die Einführung eines ECM-Systems ins Auge.

Ausschlaggebendes Kriterium für das ECM-System war eine Vereinfachung des Eingangsrechnungsprozesses bei Jettainer. Alle Rechnungen durchliefen einen Freigabeprozess in Papierform. Auf diesem Weg wurde die Bearbeitung verzögert und es musste zu viel Zeit auf die Suche nach Belegen verwendet werden. Zusätzlich zu einer Unterstützung des Rechnungsprozesses mittels Workflows, sollten alle Belege elektronisch revisionssicher archiviert werden.

Nach Evaluierung verschiedener ECM-Anbieter, entschied sich Jettainer für die Einführung von ELOprofessional und dem ELO DocXtractor im Zusammenspiel mit der ACTIWARE-Lösung AWELOS. „Dokumente einscannen, in einem Archiv ablegen und wiederfinden sind Standardfunktionen jedes Dokumentenmanagementsystems“, berichtet Dr. Gert Pfeifer, Projektleiter bei der Jettainer GmbH. „ACTIWARE bot uns darüber hinaus die Möglichkeit Workflows einfach grafisch aufzubauen und ein automatisiertes Eingangsrechnungsmanagement vollintegriert mit unserem ERP-System umzusetzen. Auch wichtig für die Entscheidung war eine spätere Erweiterbarkeit des Systems. Wenn dieses funktioniert, wollen wir weitere Bereiche wie beispielsweise unser Vertragswesen mit ELO organisieren“.

Der Alltag bei Jettainer wurde durch den Einsatz von ELO, AWELOS und dem DocXtractor stark vereinfacht. Neben der unkomplizierten Archivierung von Dokumenten wie z.B. Lieferscheinen oder speziellen Zertifizierungsurkunden, profitiert besonders der Eingangsrechnungsprozess von einer deutlichen Verschlankung. Dr. Gert Pfeifer beschreibt den neuen Rechnungsprozess: „Nach Eingang einer Rechnung per EMail oder Brief wird diese mit dem DocX erfasst, verschlagwortet und in ELO archiviert. Danach startet automatisch ein Freigabeworkflow. Nach dessen Abschluss wird die Rechnung vom System kontiert und die entsprechenden Daten in unser ERP-System NAV exportiert“. Konkret verbesserte sich auch der anschließende Zahlungsprozess. Die in NAV generierte Zahlungsvorschlagsliste wird durch den Output Manager nach ELO exportiert und mit einem Freigabeworkflow versehen. Verträge inklusive deren Anhängen wurden bei Jettainer bisher in Papierform abgelegt. Mit Einführung von ELO digitalisierte man auch diesen Bereich. Vertragsfreigaben erfolgen nun über automatisierte Workflows. Alle Verträge bleiben dabei langfristig in ELO archiviert. Um Dokumente schnell und einfach im ELO-Archiv wieder zu finden, werden alle Dokumente volltextindiziert. Neben der indexbasierten Dokumentenrecherche besteht so auch die Möglichkeit einer wissensbasierten Suche. „Die Funktion der Volltextsuche halte ich für besonders nützlich“, so Dr. Gert Pfeifer. „Sie ermöglicht ein einfaches Wiederfinden von Dokumenten.“