Cliente ELO: Tacke + Lindemann Baubeschlag- und Metallhandel GmbH & Co. KG

Höhere Produktivität, besserer Kundenservice und ein effizienter Informationszugriff

Das Unternehmen Tacke + Lindemann optimiert mit ELOprofessional seine Unternehmensprozesse und schafft Informationsverfügbarkeit "on demand". Eine zentrale Rechnungseingangsbearbeitung sorgt für kontrollierte Transparenz und die Einhaltung der Skontofristen. Der ELO Business-Partner hat das ECM-System nahtlos in die IT-Umgebung des Dortmunder Unternehmens integriert und alle relevanten Abteilungen eingebunden. Tacke + Lindemann profitiert von einer zentralen Dokumentenverteilung, dem Wegfall weiterer Archivräume sowie der schnellen Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Partnern.

Tacke + Lindemann handelt seit 1899 mit Baubeschlägen, Werkzeugen und Metall. Darüber hinaus ist das Unternehmen seit 30 Jahren Experte für  Verschlusstechnik, Spezialwerkzeug und Isolierbedarf und kümmert sich von der Projektierung über die Lieferung bis hin zur Montage um die Belange der Kunden. Ob in Holzverarbeitung, Metallverarbeitung, Industrie-Isolierung, Maintenance für Industrie- und Kommunalbetriebe oder Architekturbüros: die Profis verlassen sich auf das hochwertige Markensortiment und auf die qualifizierte Beratung durch die Fachleute des inhabergeführten Unternehmens. Mit  bundesweiten Standorten garantieren Tacke + Lindemann ihren Kunden heute höchste Flexibilität.

Überlegt expandieren

Mit der Eröffnung weiterer Standorte zeigten sich für Tacke + Lindemann neue Herausforderungen in der papierbasierten Dokumentenverteilung. Die Verantwortlichen beschlossen daher die Einführung eines Enterprise-Content-Management (ECM)-Systems. Nach der Evaluierung verschiedener ECM-Hersteller erfüllten ELOprofessional und der ELO Business-Partner die Anforderungen des Unternehmens am besten.

"Der ELO Business-Partner hat uns ELO als genau das präsentiert, was wir brauchen. Ein System, das sich nahtlos und unkompliziert in unser IT-Umfeld integriert und dennoch einfach in der Bedienung ist. Als relativ kleines Unternehmen wollten wir möglichst wenig Zeit und Geld in umfassende Schulungen und etliche Anpassungen der Software in unsere IT-Umgebung investieren. Und letztendlich hat ELO genau das gehalten, was uns versprochen wurde", begründet Karsten Esser, IT-Leiter bei Tacke + Lindemann die Entscheidung für ELO.

Projektstart

Im Mai 2009 fiel der Startschuss für das Projekt, im August wurde die Pilotinstallation live geschaltet. Seit Mai werden sämtliche neue Papierdokumente wie Eingangsrechnungen (40.000/pro Jahr) oder Lieferscheine digital in ELO archiviert. Das Unternehmen spart dadurch sehr viel Platz, da es keiner neuen Archivräume bedarf. Vom Business-Partner angebotene Handelstemplates, die als fertige Software-Lösungen für bestimmte Branchen angewandt werden können, haben zudem geholfen, die Dokumentenarchivierung und -ablage erheblich zu beschleunigen.

Nahtlose IT-Integration

Im nächsten Schritt ging es darum, das ECM-System in die vorhandene IT-Umgebung der Tacke + Lindemann zu integrieren und Abteilungen wie Buchhaltung,
Rechnungsabteilung, Vertrieb, Datenverarbeitung und Organisation im ELO-Archiv abzubilden. Mit Hilfe des ELO Business Logic Provider (BLP) hat der ELO Business-Partner hier eine passgenaue Lösung umgesetzt; angebunden wurde das hauseigene ERP-System MultiPro und damit das komplette Warenwirtschafts- und Auftragswesen. So verarbeitet der BLP alle selbsterzeugten Belege regelbasiert mit der entsprechend modellierten Business Logik und sorgt automatisiert für Verschlagwortung, Archivierung, Aktenbildung, Rechtevergabe und Workflowstart.

"Sorglose" Rechnungseingangsbearbeitung

Mit der zentralen Rechnungseingangsbearbeitung auf Basis von ELOprofessional profitiert Tacke + Lindemann von einer blitzschnellen Suche, einem kontrollierten und transparenten Prozess sowie der Einhaltung der Skontofristen. Vor ELO durchlief eine Eingangsrechnung mehrere Stellen im Haus und
pausierte zwecks Verarbeitung oft in der jeweiligen Abteilung. Kam es während der Bearbeitung zu Rückfragen, musste der Beleg aufwendig in den verschiedenen
Abteilungen gesucht werden. Ein nicht zu unterschätzender Aufwand und fehlender Überblick waren die Folge. Mit ELO sieht der Prozess heute grundlegend anders aus: alle Eingangsrechnungen werden sofort in ein temporäres Verzeichnis in ELO eingescannt. Die zuständigen Mitarbeiter in der Rechnungsabteilung generieren in ELO für die Belege eine Aufgabe. Darin ist z.B. festgelegt, ob es eine Warenrechnung mit Bestellbezug ist; In diesem Fall wird die Rechnung mit der Bestellung im Warenwirtschaftssystem verknüpft und ist dadurch schon mit dem entsprechenden Lieferanten "verheiratet". ELO archiviert die Rechnung daraufhin automatisch in die entsprechende Archivstruktur und gibt sie zur weiteren Bearbeitung an den ELO-Workflow. Während der Bearbeitung ist die Rechnung bei Kunden- oder Lieferantennachfragen für alle berechtigten Mitarbeiter zentral im ECM-Archiv einsehbar.

Skontofristen einhalten

Ist die Rechnung zu lange im Umlauf und als nicht bezahlt gekennzeichnet, wird sie nach spätestens zwei Wochen zur sofortigen Bearbeitung automatisch zur Wiedervorlage gebracht; damit ist sichergestellt, dass keine Skonto-Fristen übersehen werden. "Mit der zentralen elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung
erhalten wir vor allem Transparenz und sparen Zeit. Für die finale Optimierung nutzen wir hier vor allem unsere Praxiserfahrung, um weiter abzuschätzen, welche Besonderheiten noch auftreten können und welcher Sonderregeln es dafür bedarf", so Karsten Esser zum Rechnungseingangsvorgang in ELO.

Automatische Archivierung mit Barcodes

Täglich erreichen rund 500 Abliefernachweise das Unternehmen. Für die Rechnungsbegleichung werden die Belege beim Kunden genutzt, findet der Kunde bei sich den Beleg nicht, wird dieser sehr oft bei Tacke + Lindemann direkt angefragt. Früher haben die Mitarbeiter die Belege umständlich suchen müssen, um sie dem Kunden zu faxen. Heute ist das alles nur noch eine Frage von Sekunden wie Karsten Esser erklärt: "Unsere Abliefernachweise werden mit Barcodes versehen. Erhalten wir die Nachweise vom Kunden unterschrieben zurück, werden diese eingescannt. Über den ELO Business Logic Provider werden die Barcodes ausgelesen und der Beleg automatisch an der richtigen Stelle archiviert. Bei Nachfragen finden wir den Abliefernachweis innerhalb von Sekunden und mailen diesen direkt aus ELO heraus an den Kunden. Ein großer Fortschritt im Vergleich zum Prozess in der Vergangenheit."

Vorteile der Volltextsuche in der Warenkommissionierung

Tacke + Lindemann versieht Packzettel und den dazugehörigen Lieferschein unter anderem mit GLS-Paketaufklebern. Die Lieferscheine werden in ELO eingescannt und bei der Verschlagwortung mit in den Volltext aufgenommen. Mitarbeiter können jetzt in ELO über die GLS-Paketnummer den Lieferschein finden, die Kundendaten sind hierbei unerheblich. Der Vorteil zeigt sich vor allem bei eventuell auftretenden Unstimmigkeiten, die aus dem Kundenlieferschein selbst
nicht ersichtlich sind; so z.B., wenn eine Paketnummer auf dem falschen Lieferschein angebracht wurde. Früher waren Mitarbeiter teilweise bis zu einer Stunde beschäftigt, um dem Fehler auf die Spur zu kommen. Jetzt reicht die Sucheingabe der GLS-Nr. in ELO und der Fehler wird innerhalb von Sekunden aufgeklärt.

Blitzschnelles Finden

Hochgeschätzt wird von den Anwendern der Suchzugriff mit der ELO BLP Connect Deskbar – einem Eingabefeld in der Taskleiste des Windows Desktop. Hier geben Mitarbeiter ihren Suchstring, z.B. die Belegnummer, den Kundennamen etc. ein und wählen über vordefinierte Kriterien aus, wo ELO suchen soll. Einfach und effektiv wie auch Karsten Esser findet: "Für unsere Mitarbeiter bedeutet das eine enorme Zeitersparnis, sie bleiben im Arbeitsfluss ungestört und erhalten die Ergebnisse per Mausklick auf ihrem PC. Kein langes umständliches Suchen mehr in den Papierarchiven."

Alles ganz einfach, alles "voll ELO"

dieser geflügelte Ausdruck hat sich im Laufe der Zeit bei den Mitarbeiternder Tacke + Lindemann etabliert, wie Karsten Esser erzählt und das obwohl er anfangs nicht mit einer derartigen Anwenderakzeptanz gerechnet hätte: "Wir waren skeptisch, wie eine weitere Geschäftsanwendung aufgenommen wird. Aber statt der erwarteten Ablehnung ist uns Begeisterung entgegen geströmt.

Unsere Mitarbeiter bedienen ELO intuitiv aus dem Bauch heraus und erleben gerade bei der Suche einen sofortigen Nutzen, die positive Resonanz ist daher grandios." Der Schulungsaufwand war dementsprechend minimal. IT-affi ne Key-User werden intensiver in die ELO-Materie eingearbeitet und geben das im täglichen Arbeiten mit der Software an ihre Kollegen weiter. Rund 40 Mitarbeiter arbeiten aktiv mit ELO.

Resümee und Ausblick

Abschließend fasst Karsten Esser den bisherigen Nutzen der ECM-Lösung zusammen: "Wir heften kein Papier mehr ab: Punkt. Bei allein 40.000 Rechnungen im Jahr ist das ein sehr fassbarer Nutzen für uns. Die Dokumentenverteilung ist um ein Vielfaches schneller geworden. In ELO haben wir den Überblick auf alle relevanten Dokumente und Belege zu einem Vorgang und sind bei Kundennachfragen sofort auskunftsbereit."

In naher Zukunft will Tacke + Lindemann sich dem Thema der E-Mailarchivierung und des E-Mailmanagement zuwenden.