Czym jest Enterprise Content Management?

Czy w piwnicach Państwa firmy mieści się archiwum pełne segregatorów? Wprowadzenie systemu ECM pozwoli Państwu wyeliminować ten zajmujący sporo miejsca, ale również zoptymalizować ten drogi aspekt działalności. Bowiem cyfrowa archiwizacja dokumentów stanowi podstawę systemu ECM: dokumenty, dane oraz informacje można zapisywać w centralnym miejscu i przechowywać w sposób zabezpieczony przed modyfikacjami > GoBD – zasady należytego prowadzenia i przechowywania ksiąg oraz dokumentów w formie elektronicznej w połączeniu z odpowiednim dokumentowaniem procesów. Przechowywanie jest oparte na klasycznej strukturze akt: dostępne są cyfrowe regały, segregatory oraz zakładki. Szybko odnajdą się w tym również zwolennicy dokumentacji papierowej.

System ECM zapewnia optymalne warunki do bezpiecznego obchodzenia się z cennymi danymi związanymi z działalnością przedsiębiorstwa. Do tego przyczyniają się:

• szyfrowanie AES
• strefy szyfrowania
• przydzielanie praw dostępu do określonych dokumentów lub konkretnym osobom

W końcu zawsze istnieją informacje, które nie powinny być dostępne dla wszystkich – właśnie w dziale personalnym. Dlatego system ECM umożliwia szczególną ochronę także danych osobowych (RODO).

Praca z dokumentami cyfrowymi w niczym nie ustępuje pracy z dokumentami w postaci papierowej. Tak oto system ECM oferuje cyfrowy podgląd dokumentów, na którym można umieszczać znaczniki cyfrowe lub notatki typu post-it. Dużo istotniejsze jest jednak wersjonowanie: Kto pracuje nad dokumentem, pozostawia swój ślad, co po wylogowaniu jest widoczne dla wszystkich użytkowników systemu. Po ponownym zalogowaniu dokument jest dostępny do edycji dla wszystkich innych użytkowników. Co więcej: edytowane wersje otrzymują bieżącą numerację, co umożliwia ich śledzenie w pełnym zakresie. Do przeszłości należą czasy, w których dokumenty wysyłano w wiadomości e-mail i równocześnie pracowano na nich – co w rezultacie skutkowało tym, że każdy otrzymywał inną wersję.

W większości przedsiębiorstw używa się pakietu  Microsoft-Office-Paket  zatem standardowe środowisko pracy obejmuje Outlook, Word, Excel i PowerPoint. Użytkownicy ECM w żadnym wypadku nie muszą rezygnować z tych standardowych i cenionych programów:

• System ECM integruje się z ich interfejsami za pośrednictwem smukłego paska.
• Korzystając z tego paska, użytkownicy mogą zaledwie jednym kliknięciem zapisać swoje pliki w systemie.

Czy Państwo mimo to nie chcą rezygnować z zapisywania swoich plików w katalogach Windows? Wówczas system ECM pozwala wstawić tam odpowiedni link – bez zajmowania miejsca na twardym dysku.

Czy wyszukiwanie plików zajmuje sporą część Państwa czasu pracy? W którym to e-mailu kolega wysłał w zeszłym tygodniu ważny dokument …? Poprzez wysublimowane technologie wyszukiwania ECM zapewni  pomoc w tym zakresie, umożliwiając:

• wyszukiwanie według pojedynczych haseł
•  zawężenie wyszukiwania do określonej daty lub określonego okresu
•  wyszukiwanie informacji według autorów względnie nadawców
•  wyszukiwanie nie tylko według nazw plików, lecz także bezpośrednio w treści dokumentów
•  zdefiniowane filtrowanie według określonych typów plików (np. PDF).

Czy w Państwa firmie faktury papierowe trafiają najpierw do pojemnika na korespondencję, a potem są dosłownie przenoszone z punktu A do punktu B? Analogowe procedury zatwierdzania są niekomfortowe i czasochłonne. Aby dokumenty i informacje szybciej trafiały tam, gdzie trzeba, warto zdać się na cyfrowe i zautomatyzowane procesy.. Dzięki zawartemu modułowi ELO Workflow (obieg dokumentów/formularzy) można je odwzorować cyfrowo w systemie ECM:

• błyskawiczne zatwierdzanie
• zindywidualizowana konfiguracja procesów za dotknięciem przycisku
• zwizualizowane procesy zapewniające w dowolnej chwili przegląd aktualnych stanów edycji

Współpraca jest kluczowym aspektem zarządzania informacjami przedsiębiorstwa. Z tego powodu technologie chatu zawitały już do przedsiębiorstw. W systemie ECM, który dysponuje feedami, można przykładowo wymieniać się informacjami z innymi pracownikami bezpośrednio przy dokumencie. Ponadto możliwe jest wysyłanie mailem linków do dokumentów i informacji zamiast samych dokumentów – odciąży to foldery w skrzynce mailowej. Dodatkowo stosowanie hasztagów i ankiet zoptymalizuje współpracę w systemie ECM zgodnie z konkretnymi zagadnieniami.

Czy nie byłoby korzystnie zaoszczędzić mnóstwo czasu, mając w dowolnej chwili możliwość bezpośredniego ustalenia powiązań między różnymi informacjami? W tym zakresie nowoczesne systemy ECM obejmują  inteligentne komponenty służące do analizy i wizualizacji w ramach systemu. Pozwala to błyskawicznie wyciągać wnioski na podstawie powiązanych informacji:

• szybka i skuteczna analiza dużych zbiorów danych
• wizualizacje danych w postaci wykresów, wartości liczbowych i chmur znaczników
• tworzenie powiązań między danymi pochodzącymi z różnych źródeł

Dostępność informacji w centralnym miejscu w przedsiębiorstwie stanowi istotny aspekt Enterprise Content Management. Często są Państwo w podróży i chcą mieć dostęp do informacji w dowolnym miejscu? Wówczas potrzebują Państwo aplikacji mobilnych na smartfon czy tablet oraz dostępu do przeglądarki:

• aplikacje mobilne na smartfon i tablet (iOS oraz Android)
• niezawodny dostęp internetowy do systemu ECM za pośrednictwem przeglądarki
• synchronizacja danych i informacji na wszystkich urządzeniach