Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Od 2018 r. ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO) wymaga od przedsiębiorstw przetwarzania danych osobowych w sposób przejrzysty, bezpieczny i zgodny z przepisami. Wzmacnia ona prawa osób, których dane dotyczą, i wymaga podjęcia kompleksowych środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych. ELO wspiera firmy, oferując kompleksową platformę ECM, która już teraz spełnia wiele wymagań RODO w standardzi

• Platforma ELO ECM Suite oferuje model danych ze stałymi identyfikatorami danych osobowych, dzięki czemu dane są jednoznacznie identyfikowalne i możliwe do prześledzenia. 
• Automatyczne usuwanie i okresy przechowywania zapewniają, że dane osobowe są usuwane w odpowiednim czasie i w sposób umożliwiający śledzenie, w tym rejestrowanie.
• Kompleksowe funkcje raportowania, rejestrowania oraz monitorowania umożliwiają szybką weryfikację przez organy władzy i ułatwiają przeprowadzanie audytów wewnętrznych.
• Funkcje dotyczące prawa do informacji, eksportu danych i przenoszenia danych umożliwiają bezpieczny eksport wszystkich danych dotyczących danej osoby, w tym szyfrowanie.
• ELO integruje systemy TOM, bazy danych formularzy, katalogi przetwarzania i oferuje szyfrowane przechowywanie danych dla obszarów wrażliwych, takich jak akta osobowe, zarządzanie kandydatami lub zarządzanie gośćmi.

Więcej informacji na ten temat:

• Lista tematów dotyczących europejskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO)
• ELO dla RODO

W Polsce wdrażany jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. System KSeF stanowi element cyfryzacji procesów podatkowych i księgowych. Celem jest modernizacja i uproszczenie księgowości, ograniczenie błędów ręcznych oraz zwiększenie transparentności rozliczeń podatkowych. Aby ułatwić przejście na obowiązkowe fakturowanie elektroniczne, ELO oferuje funkcje, które spełniają wszystkie istotne wymagania:

• Automatyczne przetwarzanie przychodzących faktur elektronicznych: ELO Invoice odczytuje, analizuje i przetwarza dane faktur w sposób całkowicie automatyczny.
• Obsługa określonych formatów takich jak e-faktura, KSeF, XRechnung lub niemiecki ZUGFeRD, które są zgodne z wymaganiami normy EN 6931.
• Archiwizacja wszystkich faktur elektronicznych zgodnie z wymogami prawnymi.
• Zgodność z wymogami prawnymi: ELO wspiera firmy w przejściu na odbiór i wysyłanie faktur elektronicznych.
• Centralna platforma dla całego cyfrowego obiegu faktur – od odbioru i weryfikacji po archiwizację.

Więcej informacji na ten temat:

• Cyfrowe zarządzanie fakturami z ELO Invoice
• Wgląd w wymagania i korzyści związane z fakturowaniem elektronicznym
• Wpisy na blogu dotyczące przetwarzania faktur
   

Zasady prawidłowego zarządzania i przechowywania książek, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej, a także dostępu do danych (w szczególności Ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa) gwarantują, że dane elektroniczne istotne dla celów podatkowych spełniają wymogi prawne niezbędne do uznania ich za dowody księgowe. Zapewniona jest ich autentyczność, integralność oraz dostępność. W swojej deklaracji zgodności z przepisami prawa firma ELO potwierdza, że jej rozwiązania wdrażają i spełniają następujące zasady:

• Certyfikacja:Rozwiązania programowe ELO zostały poddane audytowi i certyfikacji przez niezależnych audytorów w celu zapewnienia, że przy prawidłowym stosowaniu spełniają one wymagania wynikające z Ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych.

• Archiwizacja zgodna z przepisami:  Rozwiązania umożliwiają archiwizację dokumentów zgodną z wymogami audytowymi.

• Niezmienność: Specjalne funkcje gwarantują, że po zarchiwizowaniu dokumentów nie można ich zmieniać ani usuwać bez rejestrowania tych czynności, co spełnia podstawowy wymóg dotyczący niezmienności.

• Dostęp do danych: Systemy obsługują opcje dostępu do danych wymagane przez organy podatkowe, umożliwiając audytorom dostęp do zarchiwizowanych danych przy użyciu różnych metod.

• Dokumentacja procesów: ELO oferuje funkcje służące do dokumentowania procesów i zapewniania identyfikowalności obiegu dokumentów, co upraszcza tworzenie obowiązkowej dokumentacji procesów.

DORA (Digital Operational Resilience Act) to rozporządzenie UE, które weszło w życie 17 stycznia 2025 r. Jego celem jest wzmocnienie odporności cyfrowej przedsiębiorstw finansowych na cyberataki, zakłócenia w funkcjonowaniu systemów informatycznych i ryzyka związane z technologiami informacyjno-komunikacyjnymi. Harmonizuje wymagania w całej Europie dotyczące zarządzania ryzykiem, zgłaszania incydentów, zarządzania dostawcami zewnętrznymi i testowania odporności oraz wymaga od instytucji finansowych odpowiedniego dostosowania swoich procesów, systemów, a w szczególności umów z dostawcami usług ICT. ELO wzmacnia zgodność z modułem DORA:

• Zgodne z DORA archiwizowanie i obiegi dokumentów, zorientowane na zgodność, wspierane przez wersjonowanie, audytowanie i analizę umów wspomaganą sztuczną inteligencją.
• Wsparcie w zakresie audytów i wniosków ad hoc poprzez szybkie oceny i automatyczne raportowanie.
• Centralna struktura folderów DORA zapewniająca kompletną, identyfikowalną dokumentację wszystkich obiektów istotnych z punktu widzenia przepisów.
• Wstępnie zdefiniowane struktury formularzy zgodne z wymogami Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego (EBA), np. dla dostawców usług i usług.
• Automatyczne wypełnianie rejestru informacji, w tym zgłaszanie do organów nadzorczych, takich jak BaFin – za pomocą jednego kliknięcia.
• Integracja z podpisem cyfrowym i zarządzaniem umowami zapewnia spójne, bezpieczne i wydajne procesy, które są odporne na audyty.

Więcej informacji na ten temat:

• Zgodność z DORA w zarządzaniu umowami dzięki ELO Contract
• Wpis na blogu dotyczący rozporządzenia DORA