Jaką ilość korespondencji otrzymuje zazwyczaj Twoja firma?
Każdego dnia firmy otrzymują przychodzące faktury, zamówienia, zwolnienia lekarskie, umowy i wiele innych dokumentów na różne sposoby - pocztą elektroniczną, w formie papierowej, a nawet faksem. Ile czasu musi upłynąć, zanim te przychodzące informacje dotrą do właściwej osoby lub wylądują we właściwej skrzynce pocztowej? I jaki jest najlepszy sposób radzenia sobie ze stale rosnącą liczbą korespondencji?
Wyzwania
Jeśli chodzi o pocztę, firmy stają przed wieloma wyzwaniami: od obiegu poczty przychodzącej, przez wysokie wymagania dotyczące zasobów, po "problem" pracy w domu. W końcu w jaki sposób pracownicy pracujący w domu, a nie w biurze, otrzymują swoją pocztę? Efektem jest brak priorytetyzacji i powolny czas odpowiedzi.
Cyfryzacja pozwala realizować zadania
Enterprise Content Management (ECM) stanowi idealną podstawę dla efektywnego przetwarzania poczty przychodzącej. Interakcja między różnymi komponentami digitalizacji tworzy inteligentne rozwiązanie dla działu kancelarii. Rozwiązanie to rozpoznaje pilność poszczególnych zapytań, co przyspiesza czas reakcji.
Kontakt z Certyfikowanym Partnerem ELO
Chcą Państwo wprowadzić ELO w swojej firmie? Nie ma problemu – nasi Certyfikowani Partnerzy chętnie Państwu pomogą!
ELO oferuje ogólnoświatową sieć przeszkolonych i certyfikowanych dostawców systemów i konsultantów IT, którzy wspierają w wyborze, wdrażaniu i dostosowywaniu oprogramowania ELO.
Zaświadczenia lekarskie
Pracownik przesyła zwolnienie lekarskie pocztą. Dokument jest skanowany w centralnym dziale pocztowym, analizowany i dodawany do akt osobowych pracownika na podstawie zawartych w nim informacji. Do obiegów można dodawać dodatkowe procesy: Na przykład współpracownicy mogą być automatycznie informowani o nieobecnościach związanych z chorobą lub można wprowadzić odpowiednie zasady zastępstw.
Rezerwacje hotelowe
Chcesz zarezerwować pokój w hotelu na podróż służbową, więc wysyłasz zapytanie pocztą elektroniczną. Hotel przesyła ofertę, a Ty rezerwujesz pokój.
Przychodzące wiadomości e-mail mogą być automatycznie przypisywane do odpowiedniej rezerwacji i przekazywane do właściwego odbiorcy na podstawie informacji zawartych w korespondencji e-mailowej, począwszy od daty podróży, poprzez ceny pokoi, aż po numer rezerwacji.
Organizowanie kancelarii w zaledwie czterech krokach:
Centrala
Dokumenty przychodzące mogą być przechwytywane za pomocą interfejsów do różnych kanałów wejściowych i przekazywane do systemu ECM. Niezależnie od tego, czy są to faktury papierowe, wiadomości e-mail z załącznikami czy faksy - sposób, w jaki poczta dociera do firmy, nie ma znaczenia dla jej przetwarzania.
Klasyfikacja i analiza danych
Po nadejściu poczty dokumenty są klasyfikowane za pomocą inteligentnego modułu klasyfikacyjnego ELO DocXtractor. Identyfikowany jest typ dokumentu i na jego podstawie wyprowadzany jest odpowiedni rodzaj sprawy. Informacje wymagane do przetwarzania są odczytywane bezpośrednio z dokumentu.
Przydzielanie do wydziału
Na podstawie informacji zawartych w dokumentach są one przenoszone do skrzynek odbiorczych poszczególnych działów. Jeśli na dokumencie brakuje niezbędnych informacji lub nie pozwalają one na jednoznaczne przypisanie, pozostaje on w głównym folderze skrzynki odbiorczej i może zostać przypisany przez pracownika do skrzynki odpowiedniego działu.
Transfer do obiegu
Gdy tylko dokument zostanie przypisany do skrzynki pocztowej danego działu, można go przetworzyć w ramach obiegu. Nieprawidłowo przypisane dokumenty można w każdej chwili łatwo przenieść do skrzynek pocztowych innych działów. Korzyść: rozwiązanie uczy się i doskonali w trakcie procesu.
Digitalizacja zaczyna się od otrzymania towaru
Południowowłoski detalista Carelli całkowicie polega na cyfrowych obiegach w procesie przyjmowania towarów: Codziennie skanowanych jest do 1500 dokumentów, od zamówień, przez dowody dostawy, po faktury, które są przekazywane do dalszych procesów, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby.
"ELO pomogło nam zautomatyzować i usprawnić procesy związane z przyjmowaniem towarów i kancelarią pocztową".
Stefano Incerto, Head of IT, Carelli Srl
Nasze rozwiązania dla inteligentnego obiegu dokumentów w kancelarii pocztowej
Centralna platforma cyfryzacji
ELO ECM Suite stanowi doskonałą podstawę dla procesów cyfrowych, począwszy od kancelarii pocztowej. Funkcje skrzynek pocztowych i dynamiczne struktury archiwizacji usprawniają obiegi pracy dla dokumentów przychodzących. Dokumenty te są przechowywane zgodnie z przepisami prawa w centralnym repozytorium, dostępnym w każdej chwili.
Inteligentna analiza dokumentów
ELO DocXtractor klasyfikuje i analizuje przychodzące dokumenty, wydobywając z nich informacje. System ten wykorzystuje nowoczesną technologię sztucznej inteligencji do walidacji danych, wspierając ich alokację do dalszych procesów biznesowych.
Inteligentne rozwiązania dostosowane do potrzeb poszczególnych działów
Poczta przychodząca również musi być kierowana i przetwarzana. Faktury muszą być przekazywane, zatwierdzane i wysyłane, umowy wypełniane zgodnie z prawem, a dokumenty kadrowe przetwarzane. Poznaj nasze rozwiązania do zastosowań specjalistycznych.
Kontakt z Certyfikowanym Partnerem ELO
Chcą Państwo wprowadzić ELO w swojej firmie? Nie ma problemu – nasi Certyfikowani Partnerzy chętnie Państwu pomogą!
ELO oferuje ogólnoświatową sieć przeszkolonych i certyfikowanych dostawców systemów i konsultantów IT, którzy wspierają w wyborze, wdrażaniu i dostosowywaniu oprogramowania ELO.
