Cyfrowe zarządzanie dokumentami, które zapewnia organizacje wszystkich informacji

Zarządzanie dokumentami odnosi się do administrowania dokumentami elektronicznymi w oparciu o bazę danych. Dotyczy to również dokumentów, które zostały zdigitalizowane dopiero później.

System do zarządzania dokumentami (DMS) obejmuje automatyczne przechwytywanie i przechowywanie dokumentów i informacji, gdzie system zapewnia bezpieczną lokalizację archiwizacji. Dokumenty są również organizowane i sprawdzane - kontrola uprawnień, wersjonowanie, szybkie wyszukiwanie i efektywna współpraca nad dokumentami cyfrowymi.

Główną funkcją profesjonalnego systemu DMS jest zapewnienie centralnego, bezpiecznego i zaszyfrowanego repozytorium. Powinno być również możliwe uzyskanie mobilnego dostępu do danych za pośrednictwem aplikacji lub wersji internetowej. Ponadto wersjonowanie zapewnia, że oryginalny dokument pozostaje niezmieniony. Gdy tylko dokument zostanie zmieniony, skomentowany lub edytowany, tworzona jest nowa wersja.

Niektóre procesy można zautomatyzować, na przykład zatwierdzanie dokumentów. Ułatwia to pracę, zwłaszcza jeśli system DMS jest połączony z innym systemem, takim jak ERP lub CRM.

Firma posiadająca dobry system DMS zyskuje przede wszystkim na oszczędności czasu i kosztów. Cyfrowe zarządzanie dużymi zasobami dokumentów przyspiesza wyszukiwanie informacji, czyni komunikację wewnętrzną bardziej przejrzystą i optymalizuje obsługę. Jednocześnie znacznie zmniejsza się zużycie papieru.

Wszystkie istotne dla firmy dokumenty powinny być archiwizowane: faktury, umowy, takie jak umowy o dzieło, umowy najmu, pożyczki, dokumenty, wiadomości e-mail i wszystkie rodzaje plików. Cyfrowa archiwizacja oszczędza miejsce i oznacza, że dane są zawsze pod ręką, dzięki czemu można szybko uzyskać do nich dostęp. Oprócz zapewnienia centralnego miejsca przechowywania wszystkich dokumentów i informacji, system DMS stanowi również podstawę do archiwizacji dokumentów zgodnej z przepisami.

Gdy tylko dokument zostanie złożony w repozytorium automatycznie przechwytywane są najważniejsze metadane, a dokument jest indeksowany, tj. otrzymuje wyszukiwane terminy i jest kategoryzowany. Ułatwia to między innymi wyszukiwanie. Oryginalny status dokumentu jest trwale zapisywany w systemie.

Faktury muszą być archiwizowane w oparciu o format, w jakim zostały dostarczone. Faktury ustrukturyzowane są zapisywane elektronicznie, a w poszczególnych krajach nawet nie wolno ich drukować. Faktury papierowe mogą być digitalizowane i archiwizowane cyfrowo.