ELO klient: gematik Gesellschaft für Telematikanwendungen der Gesundheitskarte mbH

Die gematik versteht sich als Kompetenzzentrum und Dienstleistungsunternehmen für das Gesundheitswesen. Sie setzt den konzeptionellen Rahmen für die Telematikinfrastruktur als übergreifendes und sicheres Netz, koordiniert deren verlässlichen Betrieb sowie den marktgerechten Aufbau. Dabei gewährleistet die gematik die Funktionalität und Interoperabilität, also das reibungslose Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Komponenten, Diensten und Anwendungen in der Telematikinfrastruktur und setzt Standards im digitalen deutschen Gesundheitswesen. Ein Schwerpunkt ist die Spezifikation. Die gematik erstellt Konzeptionen, Beschreibungen und Definitionen der Anforderungen an Komponenten, Dienste, Anbieter von Betriebsleistungen sowie weitere elektronische Anwendungen des Gesundheitswesens in der Telematikinfrastruktur

Um die gesetzlichen Aufgaben der gematik zu erfüllen, arbeiten aktuell ca. 300 Mitarbeiter an den Konzepten, Beschreibungen und Definitionen für eine Weiterentwicklung der sicheren, sektorenübergreifenden, digitalen Vernetzung des Gesundheitswesens.

Eine Vielzahl an Autoren und Bearbeitern ist an der Dokumentenerstellung zur Weiterentwicklung des Funktionsumfangs der Telematikinfrastruktur beteiligt. Es existieren verschiedene Tools und Ablagen, auf denen teils redundante und inkonsistente Daten abgelegt sind. Eine unveränderbare Ablage zur Langzeitarchivierung gab es bis dato nicht. Aus diesem Grund war der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems unabdingbar geworden. Als öffentlicher Auftraggeber hatte die gematik die Umsetzung der DMS-/ECM-Einführung EU-weit ausgeschrieben. Im Einzelnen wurden in der Ausschreibung die folgenden Herausforderungen definiert:
• Ablösung der bestehenden Filesystem-Struktur
• Anbindung von Drittsystemen
• Digitale Lösung für Dokumentenfreigabeprozesse

Im Rahmen des Vergabeverfahrens hat das Angebot des ELO Business Partners PRODATIS CONSULTING AG aus Dresden überzeugt. Deren ELO-Lösung erfüllt die Anforderungen der gematik im angemessenen Umfang.

Nach der Zuschlagserteilung konnten die bestehenden Ablagesysteme und das Netzlaufwerk in neun Monaten durch die zentrale Dokumentenmanagement-Lösung ELOprofessional abgelöst werden. Zudem unterstützt der ELO-Workflow die gematik-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter bei der bereichs- und abteilungsübergreifenden Arbeit.

• Ablösung der bestehenden Filesystem-Struktur durch ELOprofessional

• Anbindung von Drittsystemen

• Implementierung von Dokumentenfreigabeprozessen über den ELO Workflow

• Schnelle Verfügbarkeit geschäftsrelevanter Informationen

• Verbesserte Revisionssicherheit

• Gesicherte Nachvollziehbarkeit von Arbeitsschritten

Zwei Systeme, die in der gematik zur Datenhaltung oder Dokumentenablage genutzt wurden – wie etwa das Netzlaufwerk –, sind durch ELOprofessional abgelöst worden. Die gematik-Mitarbeiterinnen und - Mitarbeiter profitieren nun von dem transparenten Datenmanagement und können die einzelnen Arbeitsschritte besser nachvollziehen. Strukturbedingt arbeiten bei der gematik unterschiedliche Autoren und Interessensvertreter an den Konzepten, Beschreibungen und Definitionen zur Funktionserweiterung der Telematikinfrastruktur. Durch die Versionierung in ELOprofessional erhalten die Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über aktuelle Bearbeitungsstände. Zudem ermöglichen die ELO Collaboration-Tools Mitarbeitern, Kommentare direkt am Dokument abgeben zu können und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Eine besondere Herausforderung im Projekt stellte der Datenaustausch zwischen der bestehenden Filesystem-Struktur und ELOprofessional dar: Mehr als 2 Terabyte Daten mussten über eine entsprechende Schnittstelle in das ELO ECM überführt werden. Dafür stellte PRODATIS REST-WebServices zur Verfügung. Das erleichterte den Übergang der einzelnen Bereiche und Abteilungen in das neue System. Zu diesem Zweck wurden fest terminierte und wöchentlich stattfindende Datenmigrationen über einen Zeitraum von 18 Wochen festgelegt. Über den XML-Datenaustausch und weitere Schnittstellen wurden zudem Drittsysteme wie der Microsoft SharePoint integriert.

Grundlage für die Arbeit der gematik sind der Dokumenten- und Produkt-Lifecycle und die daran beteiligten Prozesse. ELOprofessional – vor allem die ELO-Workflows – unterstützt diese dokumentenzentrierten Prozesse der gematik unternehmensweit: Dokumenten-Releases, Reviews und Kommentierungen, Freigaben, die Dokumentation von Testergebnissen sowie Zulassungsverfahren.