Alles an einem sicheren Ort mit der digitalen Personalakte

Entgeltunterlagen sind die Unterlagen, die Arbeitgeber für jeden Beschäftigten führen, um Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen und bei der Betriebsprüfung nachzuweisen. § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, welche davon elektronisch zu führen sind: die Angaben aus der Entgeltabrechnung und die begleitenden Unterlagen, die § 8 Absatz 2 BVV einzeln aufzählt.

Die elektronische Führung ist grundsätzlich seit dem 1. Januar 2022 vorgeschrieben. Bis zum 31. Dezember 2026 konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es diese Befreiung nicht mehr, auch bisher befreite Arbeitgeber müssen die betroffenen Unterlagen dann elektronisch führen.

Eine allgemeine Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen, ergibt sich aus § 8 BVV nicht. Verpflichtend elektronisch sind die dort genannten Entgeltunterlagen. Weil diese Unterlagen aus unterschiedlichen Quellen eingehen und bei einer Prüfung schnell auffindbar sein müssen, bietet sich die digitale Personalakte als zentraler Ablageort an.

Prüfen Sie zuerst, welche Unterlagen nach § 8 Absatz 2 BVV in Ihrem Unternehmen anfallen und in welcher Form sie heute vorliegen. Klären Sie danach, wie diese Unterlagen künftig elektronisch bei Ihnen eingehen, wo sie zentral abgelegt werden und wer darauf zugreifen darf. Beziehen Sie Ihre Entgeltabrechnung und externe Dienstleister mit ein, und achten Sie darauf, dass die Unterlagen bei einer Betriebsprüfung schnell auffindbar sind. ELO bietet dafür einen kostenlosen 2027 Readiness-Check an, der Ihnen in 15 Minuten Ihren aktuellen Stand und die nächsten Schritte zeigt.

Eine digitale Personalakte legt Entgeltunterlagen und weitere Personaldokumente zentral, strukturiert und revisionssicher ab und macht sie bei Prüfungen schnell auffindbar. Mit ELO HR Personnel File archivieren Sie Entgeltunterlagen gesetzeskonform, übernehmen Dokumente automatisch aus angeschlossenen Drittsystemen und steuern über Berechtigungen, wer Einsicht erhält. Wie die Umsetzung aussieht, zeigt ELO im On-demand-Webinar zur Entgeltunterlagen-Pflicht.

Eine digitale Personalakte bündelt alle Dokumente und Daten eines Beschäftigten an einem zentralen Ort, statt sie in Papierordnern und verschiedenen Ablagen zu verteilen. In ELO HR Personnel File verwalten Sie Personaldokumente wie Krankmeldung, Elternzeitnachweis oder Rentenbescheid formatunabhängig und haben Stammdaten, Termine und Fristen im Blick.

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, für jeden Beschäftigten eine Personalakte zu führen, gibt es in Deutschland nicht. Für die Form gibt es grundsätzlich keine einheitliche Vorgabe, für Entgeltunterlagen gilt aber ab 2027 die elektronische Führung nach § 8 BVV. Sobald Sie Personaldaten digital verarbeiten, gelten die Anforderungen der DSGVO, etwa Zweckbindung, Zugriffsschutz und Speicherbegrenzung.

In die Personalakte gehören Dokumente, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen, Qualifikationsnachweise sowie Nachweise wie Krankmeldungen oder Elternzeitnachweise. Welche Unterlagen Sie konkret aufnehmen, legen Sie am besten gemeinsam mit Ihren Datenschutzbeauftragten verbindlich fest. Entgeltunterlagen nach § 8 BVV müssen ab 2027 elektronisch geführt werden und lassen sich in der digitalen Personalakte ablegen. In ELO HR Personnel File verwalten Sie alle diese Dokumente formatunabhängig an einem Ort.

Die Personalakte darf nur Daten enthalten, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Angaben ohne diesen Bezug, etwa zum privaten Umfeld, sowie besonders sensible Daten wie Religion oder politische Meinung sind nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Maßgeblich sind der Grundsatz der Datenminimierung nach DSGVO und die Regeln zum Beschäftigtendatenschutz. Klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten, welche Angaben aufgenommen werden dürfen.

Eine digitale Personalakte kann DSGVO-konform geführt werden, wenn der Zugriff begrenzt ist, Daten nur zweckgebunden verarbeitet und nicht länger als nötig gespeichert werden. ELO HR Personnel File unterstützt Sie mit einer transparenten Ablage gemäß EU-DSGVO und individuell steuerbaren Zugriffsrechten. Ob die Nutzung in Ihrem Unternehmen insgesamt DSGVO-konform ist, hängt auch von Ihren organisatorischen Regeln ab, etwa einem Berechtigungs- und einem Löschkonzept. Beziehen Sie dafür Ihre Datenschutzbeauftragten ein.

Den Zugriff legen Sie über Rollen und Berechtigungen fest, sodass nur befugte Personen bestimmte Akten und Inhalte sehen. In ELO HR Personnel File steuern Sie den Datenzugriff individuell. Beschäftigte und berechtigte Vorgesetzte können Einsicht in die Personalakte anfragen, und nach Freigabe durch die Personalabteilung wird automatisch eine schreibgeschützte Kopie mit ausgewählten Feldern bereitgestellt.

Die Einführung von ELO HR Personnel File erfolgt gemeinsam mit einem ELO Business Partner, der Sie von Anfang an im Onboarding begleitet. Einen ersten Einblick geben das Tutorial-Video zur Anlage einer Personalakte und die regelmäßig angebotenen ELO Schulungen. Welcher Aufwand und Zeitplan für Ihr Unternehmen passen, klären Sie am besten im persönlichen Gespräch während einer kostenlosen Demo.