KI-Power für Ihren Posteingang
Rechnungen, Bestellungen, Krankmeldungen, Verträge und vieles mehr erreicht Unternehmen tagtäglich auf unterschiedlichen Wegen – per E-Mail, klassisch in Papierform oder immer noch per Fax. Doch wie lange dauert es, bis eingehende Informationen den richtigen Adressaten erreichen bzw. im richtigen Postfach landen? Und wie lässt sich das immer weiter steigende Postaufkommen am besten bewältigen?
Das sind die Herausforderungen
Beim Thema Posteingang haben Unternehmen mit einer Vielzahl an Herausforderungen zu kämpfen: vom Verteilen der Eingangspost über die hohe Ressourcenauslastung bis hin zum „Problem“ Homeoffice. Denn wie bekommen Ihre Mitarbeiter die Post, wenn sie nicht im Büro sind, sondern von zu Hause aus arbeiten? Fehlende Priorisierung und langsame Reaktionszeiten sind die Folge.
Lassen Sie die Digitalisierung den Job machen
Mit einem System für Enterprise-Content-Management (ECM) schaffen Sie bereits bei der Verteilung Ihrer Eingangspost eine optimale Grundlage für mehr Effizienz. Und durch das Zusammenspiel unterschiedlicher Digitalisierungskomponenten in Verbindung mit künstlicher Intelligenz (KI) entsteht eine smarte Lösung für Ihren Posteingang. Diese erkennt die Dringlichkeit bestimmter Anfragen und beschleunigt Ihre Reaktionszeiten.
Posteingangsmanagement mit ELO
Über unterschiedliche Kanäle gelangen Dokumente in den zentralen Posteingang. Dort werden sie unter Verwendung von Sprachmodellen (LLMs) und Methoden des maschinellen Lernens klassifiziert, analysiert und die Daten auf dem Dokument werden extrahiert. Anhand des vorhandenen Prozesswissens können die Dokumente anschließend an weitere Prozesse übergeben werden.
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Und wie sieht das in der Praxis aus?
Die Möglichkeiten des digitalen Posteingangsmanagements sind so vielfältig wie die eingehenden Dokumente, die Ihr Unternehmen jeden Tag erreichen. Hier nur zwei Beispiele, wie auch Sie von einem smarten Posteingang profitieren können.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Ein Mitarbeiter sendet eine Krankmeldung per Post. Der Beleg wird im zentralen Posteingang gescannt, analysiert und anhand der darauf vorhandenen Informationen direkt in die Personalakte des Mitarbeiters einsortiert. Darüber hinaus lassen sich weitere Prozesse anschließen: Zum Beispiel können Kollegen automatisiert über den krankheitsbedingten Ausfall informiert oder entsprechende Vertretungsregelungen eingerichtet werden.
Hotelbuchung
Sie wollen für eine Geschäftsreise ein Hotelzimmer buchen und stellen eine Anfrage per E-Mail. Das Hotel sendet Ihnen als Antwort ein Angebot und Sie buchen im Anschluss das Zimmer. Anhand der Angaben in der E-Mail-Korrespondenz – vom Reisedatum über den Zimmerpreis bis hin zur Buchungsnummer – lassen sich eingehende Mails automatisch der entsprechenden Buchung zuordnen und landen direkt beim richtigen Adressaten.
In vier Schritten zu mehr Ordnung in Ihrem Posteingang
Eingehende Dokumente können über die Anbindung unterschiedlicher Input-Kanäle erfasst und an Ihr ECM-System übergeben werden. Egal ob Rechnungen in Papierform, E-Mails und deren Anhänge oder auch Fax-Dokumente – für die weitere Bearbeitung macht es keinen Unterschied, wie die Post in Ihr Unternehmen gekommen ist.
Nach dem Eingang der Post werden die Dokumente mit Hilfe des KI-Moduls ELO DocXtractor klassifiziert. Der Belegtyp wird ermittelt und anhand dessen lässt sich der entsprechende Geschäftsvorfall ableiten. Für die weitere Bearbeitung werden die erforderlichen Informationen direkt vom Dokument gelesen.
Anhand der Beleginformationen werden die Dokumente in die Posteingänge einzelner Fachbereiche verschoben. Fehlen die notwendigen Informationen auf dem Dokument oder lassen diese keine eindeutige Zuordnung zu, verbleibt es in der globalen Posteingangsmappe und kann von einem Mitarbeiter dem passenden Posteingang zugeordnet werden.
Sobald ein Dokument in die Posteingangsmappe eines Fachbereichs einsortiert wurde, kann die fachliche Bearbeitung des Dokuments bzw. des entsprechenden Geschäftsprozesses erfolgen. Falsch zugeordnete Dokumente können dabei jederzeit in die Posteingänge anderer Fachbereiche verschoben werden. Der Vorteil hierbei: Das Verschieben führt zu einem Lerneffekt, der das Prozesswissen der Lösung erhöht und diese damit immer besser macht.
Die Digitalisierung beginnt bereits beim Wareneingang
Das Handelsunternehmen Carelli aus dem Süden Italiens setzt schon beim Wareneingang komplett auf digitale Prozesse: Bis zu 1500 Dokumente täglich – dazu zählen Bestell- und Lieferscheine, aber auch Rechnungen – werden eingescannt und im Anschluss direkt an die nachgelagerten Prozesse übergeben – eine enorme Zeit- und Ressourcenersparnis.
„Dank ELO ist es uns gelungen, den Waren- und Posteingangsprozess auf effiziente und intelligente Art und Weise zu automatisieren.“
Stefano Incerto, IT-Leiter, Carelli Srl
Unsere Lösungen für smartes Posteingangsmanagement
Zentrale Digitalisierungsplattform
Die ELO ECM Suite ist die perfekte Basis für digitale Prozesse – und das bereits im Posteingang. Postboxfunktionalitäten und dynamische Ablagestrukturen erleichtern die Verteilung eingehender Dokumente. Und im zentralen Repository werden diese rechtskonform aufbewahrt und sind jederzeit verfügbar.
Intelligente Dokumentenanalyse
Der ELO DocXtractor sorgt für die Klassifikation und Analyse eingehender Dokumente und extrahiert die Informationen auf dem jeweiligen Beleg. Das lernfähige System nutzt moderne KI-Technologie zur Datenprüfung und unterstützt dadurch die Zuordnung zu nachgelagerten Geschäftsprozessen.
Serverseitiges E-Mail-Management
Die E-Mail-Management-Lösung ELO XC kümmert sich um die automatische Ablage und rechtskonforme Archivierung eingehender E-Mails. Damit entlasten Sie nicht nur Ihre Microsoft Exchange-Postfächer, sondern können die Informationen in Mails auch für nachgelagerte Prozesse effizient nutzen.
Schlafen Sie nachts ruhiger, denn bei ELO sind Ihre Daten sicher.
Datensouveränität schafft die Gewissheit, dass Ihre Informationen jederzeit geschützt und unter Kontrolle sind. Sie bildet die Grundlage für Vertrauen, Sicherheit und unternehmerische Handlungsfähigkeit. Starke Governance-Strukturen sowie klare Regeln für Datensicherheit und Integrität sorgen dafür, dass Sie Ihre digitalen Prozesse souverän und selbstbestimmt steuern können. Erfahren Sie mehr darüber, wie ELO Ihre Datensouveränität stärkt.
Gute Gründe, warum ELO der richtige Softwarehersteller für Sie ist
Onboarding
Unsere ELO Business Partner begleiten Sie von Anfang an bei Ihrem Onboarding-Prozess.
Erfahrung
Mit über 25 Jahren gehören wir zu den erfahrensten Softwareherstellern in Deutschland.
Trainings
Wir bieten regelmäßig Schulungen an, damit auch Sie mit unserer Software wachsen.
Nähe
Mit über 1000 Digitalisierungspartnern weltweit sind wir auch in Ihrer Nähe.
Support
Unser umfangreiches Supportangebot sorgt für eine schnelle Reaktionszeit auf Ihre Anfragen.
Made in Germany
In unserer Zentrale in Deutschland fließen alle unsere Softwareentwicklungen zusammen.
