ELO Kunde: Gewerkschaft der Polizei Landesbezirk Bayern

Mit über 16.000 Mitgliedern ist die Bayerische Gewerkschaft der Polizei (GdP) einer der größeren Landesbezirke Deutschlands. Nach ihrer Gründung im Jahr 1953 entwickelte sich die Gewerkschaft zum Sprachrohr der Polizeibeschäftigten im Freistaat. Ständige Verbesserung der Arbeitsbedingungen, Laufbahnstrukturen, intensive Vertretungs- und Betreuungsarbeit, Kompetenz und Sachkenntnis in Verhandlungen, Anerkennung in der Gesellschaft - sind der Schlüssel zum Erfolg. In Verhandlungen und Gesprächen mit politischen Mandatsträgern und den Verantwortlichen der Ministerien, aber auch mit Demonstrationen und Aktionen in der Öffentlichkeit und in den Medien verfolgt die Bayerische Gewerkschaft der Polizei die Interessen ihrer Mitglieder. 

Der Service für die Mitglieder der GdP ist durch das elektronische Verwalten der Dokumente um ein Vielfaches gesteigert worden. Schon während eines Telefonats haben Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks alle Details aus der Akte eines Anrufers parat und können umgehend helfen oder themenbezogene Informationen zur Verfügung stellen.

Die GdP in Bayern vertritt über 16.000 Mitglieder, dies fordert außergewöhnliches Organisationsgeschick: Anfragen, Anträge, Anregungen – alles landet in gedruckter Papierform bei den Mitarbeitern der Gewerkschaft und muss gesichtet, verarbeitet, beantwortet oder weitergeleitet werden. Um der steigenden Papierflut Herr zu werden, hat die GdP Bayern ein elektronisches Dokumentenmanagement-System eingeführt.

Reibungslose und sichere Prozesse

Durch die Digitalisierung stehen die Informationen den Mitarbeitern jetzt zentral im ELO Archiv zur Verfügung und können somit umgehend weiterverarbeitet werden. Elektronische Workflows steuern die Bearbeitung des Posteingangs und stellen sicher, dass die Prozesse reibungslos funktionieren. Zudem können Daten standortübergreifend ausgetauscht werden. Mitarbeiter in Außenstellen greifen über Netzwerke direkt auf das zentrale Archiv zu. Nachdem die Dokumente bearbeitet worden sind, werden sie gemäß der gesetzlichen Richtlinien archiviert.

Bei der Einführung eines neuen Systems ist die Akzeptanz der Mitarbeiter ausschlaggebend, schließlich sollen sie das System effektiv nutzen. Mit maßgeschneiderten Schulungen für die einzelnen Sachgebiete wurden die Mitarbeiter nach der DMS Einführung vom ELO Business-Partner begleitet. "Bereits nach einer halbtägigen Schulung waren unsere Mitarbeiter überzeugt von dem eleganten und komfortablen Arbeiten mit dem Dokumentenmanagement-System", begeistert sich Alexander Baschek. Der Anwender sieht sein gewohntes Arbeitsumfeld 1:1 auf einer elektronischen Ebene abgebildet, denn die vertrauten Ordnungsmechanismen Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register sind auf ELO übertragen worden.
Die vorhandenen Dokumente wurden ins ELO Archiv eingescannt und automatisch verschlagwortet. Mittlerweile verwaltet das System 750.000 Dokumente. Alle Informationen und der gesamte Schriftverkehr liegen bei der GdP jetzt in digitaler Form vor und sind so jederzeit im Netzwerk individuell verfügbar. Die Eingangspost wird direkt ins ELO eingescannt und abgelegt.

Mitarbeiter werden bei Ablage- und Recherchearbeiten entlastet und können noch effizienter und effektiver arbeiten. Dazu Alexander Baschek: "Dieser Service verblüfft unsere Mitglieder immer wieder. Zudem haben wir durch kurze Reaktionszeiten die Chance schnell auf aktuelle Entwicklungen einzugehen, die uns als Interessensvertreter der Polizeibeschäftigten oder unsere Mitglieder betreffen, etwa aktuelle politische Entscheidungen oder Sachverhalte, die in besonderem Fokus der Öffentlichkeit stehen."

Gerade was die Papierablage betrifft profitiert die GdP auch wirtschaftlich von der elektronischen Verwaltung wie er weiter erläutert: "Die Einsparungen sind exorbitant. Früher nahm die Papiermenge jährlich um 20 Laufmeter zu. Heute beschränkt sich das Papieraufkommen auf den täglichen Posteingang, der aber umgehend für die weitere Verarbeitung digitalisiert wird. Der überwiegende Teil an Schreiben, Informationen oder Meldungen erreicht uns heute auf elektronischem Wege per Mail oder Fax. Früher fasste allein unser Mitgliederarchiv über 400 Aktenordner. Heute sind es gerade noch 36 – weniger als zehn Prozent."