ELO Kunde: AVL Deutschland GmbH

Die AVL List GmbH ist das größte unabhängige Unternehmen für die Entwicklung von Antriebssystemen und Verbrennungsmotoren, sowie für die dafür notwendigen Systeme für Messtechnik, Prüftechnik un Simulation. In unterschiedlichen Bereichen der Entwicklung und Forschung unterstützt AVL die automotive Industrie seit über 60 Jahren.
Die Firmenzentrale aller 45 AVL-Gesellschaften befindet sich in Graz. Als Tochterunternehmen ist die AVL Deutschland GmbH mit ca. 680 Mitarbeitern zuständig für die Auftragsabwicklung und den Vertrieb in Deutschland.

Bei der AVL Deutschland GmbH werden p.a. ca. 6.000 Kundenaufträge betreut. Die Bestellung und nachfolgende Auftragsabwicklung erfolge über SAP R3. Ein elektronisches Dokumentenmanagement wa jedoch bei AVL Deutschland in diesem Bereich bis Anfang des Jahres 2011 nicht vorhanden. Markus Gassauer, Leiter Auftragssachbearbeitun und ERP-Projekte bei AVL berichtet von der damaligen Situation:
„Wir haben Dokumente auf Grund mangelnder Tools nicht gefunden bzw. mussten viel Zeit in die Suche derer investieren. Angesichts de Zeitverlustes, war auch die gefühlte Wertschätzung der Auftragssachbearbeitun bei anderen Abteilungen deutlich geringer, als deren tatsächlic erbrachte Leistung. Diese Situation war unbefriedigend.“
In Folge dessen, wurde Anfang 2011 das Projekt „digitale Auftragsakte ins Leben gerufen. Die Einführung eines ECM-Systems in der Auftragsbearbeitung wurde schnell bewilligt. Unter dem Gesichtspunkt, dieses auch auf andere Abteilungen auszurollen und sie so vernetze zu können, wurde ein ECM-System bei AVL implementiert. Nach ersten Erfahrungen mit einem Test-Pilotsystem stellte sich heraus, dass die Prozesse in der Praxis nicht im erforderlichen Maß abgebildet werden konnten. Besonders im Bereich Usability waren Mängel vorhanden sodass das Projekt abgebrochen werden musste.

„Durch unsere Erfahrungen sensibilisiert, haben wir die zur Auswahl stehenden Lösungen auf Herz und Nieren überprüft. Wir haben sehr genau und kritisch hinterfragt, ob wirklich alle unsere Anforderungen technisch umsetzbar sind“, berichtet Markus Gassauer. „Der letztendlich ausschlaggebende Punkt war die umfassende und durchgängig Integrationsmöglichkeit des ECM-Systems in SAP. Als einziger Anbieter konnte uns ACTIWARE diese ganzheitlich und vor allem basierend auf Standards aufzeigen. Technisch und inhaltlich sollte es möglich sein, Dokumente und Informationen schnell und einfach zu finden und diese logisch verknüpft im Kontext der zugehörigen SAP-Prozess darzustellen. Eine nahtlose MS-Ofice-Integration, individuell Zugriffsarten und die lexible Abbildung von Organisations- un Ablagestrukturen waren ein absolutes Muss. Zentrale Anforderungen im operativen Bereich waren z.B. eine Efizienzsteigerung, Zeitersparnis und eine intuitive Bedienbarkeit. So haben wir uns für eine Realisierung mit ACTIWARE und dem Business Logic Provider (BLP) in Verbindung mit ELOprofessional entschieden.“

Mit der Integrationssuite ELO BLP waren die inhaltlich hohen Ansprüche problemlos und passgenau zu realisieren. Der ELO BLP ermöglicht eine automatische Verarbeitung und Ablage aller Belege aus SAP R3 mit echten Inhaltsverknüpfungen in ELO. Alle weiteren anfallenden Dokumente, wie z.B. Scan- oder MS-Ofice-Dokumente, werden genau so einfach mit Dialogprozessen in ELO abgelegt und dabei mit den entsprechenden SAP-Daten verknüpft.
Vollintegriert in die SAP-Oberläche werden mit ELO Business Connect (BC) ausgereifte Suchfunktionalitäten für den User geboten.
Auch der knapp bemessene Zeitrahmen stellte bei der Umsetzung kein Problem dar, da die meisten Anforderungen im Standard abgebildet werden konnten. Eine Herausforderung beinhaltete die technische Implementierung in die Konzerninfrastruktur, da hier ein anderes ECMSystem verwendet wird und zusätzlich alle Systeme in der Zentrale in Graz gehostet werden. Hier war eine entsprechende Abstimmungsarbeit erforderlich. Doch auch diese Aufgabe konnte innerhalb der vorgegebenen Zeit realisiert werden.