ELO Kunde: Franz Kaminski Waggonbau GmbH

Die Franz Kaminski Waggonbau GmbH ist eines der führenden
Unternehmen auf dem Gebiet der Produktion und Instandhaltung von Eisenbahn- Kessel- und Güterwagen. Mit Standorten in Deutschland, Polen, Ungarn und Frankreich ist das Unternehmen mit seinen Produkten und Dienstleistungen europaweit vertreten.

Die Sicherheitsrichtlinien in Bezug auf die Wartung und Einsatztauglichkeit von Güterwagen haben sich - bedingt durch diverse, teils tragische, Zugunglücke - seit 2009 massiv verschärft. Selbst bei kleinen Reparaturen oder Umbauten fällt dadurch ein hoher Papieraufwand an, um die Historie der Instandhaltung einwandfrei zu dokumentieren.
Um eine wesentliche Vereinfachung und Kosteneinsparung in den Kernprozessen rund um die Waggonarbeiten zu erzielen, beschloss die Franz Kaminski Waggonbau GmbH die Einführung eines
Dokumentenmanagementsystems. Das ERP-System ProAlpha bot zwar integrierte DMS-Funktionalitäten, die jedoch für die Anforderungen von Franz Kaminski nicht ausreichten.

Nachdem man sich ausführlich über Produkte am Markt informiert hatte, entschied sich das Unternehmen für das DMS-System
ELOprofessional in Kombination mit den ACTIWARE-Lösungen

AWELOS und CONNECT. ELOprofessional überzeugte mit seinen grundsätzlichen Funktionen zur Archivierung und Abbildbarkeit von Workflows. „Für ACTIWARE haben wir uns entschieden, da die Lösung AWELOS eine tiefe Integrationsmöglichkeit in unser ERP-System proAlpha bietet“, begründet Sven Bönnighausen, Projektleiter bei Franz Kaminski, die Entscheidung. „ACTIWARE ermöglichte dies auf Basis von Standards - ohne Programmierung, sondern per Konfiguration - sodass das ERP-System unberührt und updatefähig blieb“.

Erster Schritt der ECM-Umsetzung war ein gemeinsamer Workshop. Hierin wurde die praktische Umsetzung der gewünschten Ziele definiert. Um alle Instandhaltungsdokumente zu einem Waggon lückenlos und gesammelt abzubilden, war die „Waggonakte“ zentrales und wichtigstes Thema der Einführung. So kann eine schnelle und vor allem gezielte Auffindbarkeit der Unterlagen gewährleistet werden. Nach einer kurzen Implementierungsphase konnten Ende des Jahres 2010 alle Funktionalitäten in einem Pilotprojekt live getestet werden.

Mit der Integrationssuite AWELOS sind die inhaltlichen Ansprüche von Franz Kaminski problemlos und passgenau realisiert worden. Die zentral konfigurierbare Business-Logik von AWELOS sorgt für die Verarbeitung aller in ProAlpha erzeugten Dokumente. Anhand der im ERP-System geführten Waggonnummer generiert AWELOS nach definierten Vorgaben Akten und legt die Belege automatisch mit echten Inhaltsverknüpfungen ab. Alle weiteren anfallenden Dokumente, wie z.B. Scan- oder MS-Office-Dokumente, werden genauso einfach mit AWELOS-Dialogprozessen in ELOprofessional abgelegt und dabei mit den entsprechenden ProAlpha-Daten verknüpft.
Mit beispielsweise sehr wenig manueller Interaktion wird E-Mail-Korrespondenz den entsprechenden ERP-Vorgängen zugeordnet und archiviert. Die Indexierung erfolgt hier komfortabel über den AWELOS-Client mit direkter Nutzung von Daten aus ProAlpha. So haben alle Mitarbeiter neben den offiziellen Dokumenten, wie Rechnungen oder Aufträgen, auch sämtlichen Schriftverkehr im Blick. Eine umfassende Pflege der Waggonakte ist in diesem Fall keine belastende Tätigkeit, sondern effizient und komfortabel. Für die automatische, serverseitige und unternehmensweite Archivierung von E-Mails kommt zusätzlich das Modul ELO XC zum Einsatz. Hier wird sichergestellt, dass jede ein- und ausgehende E-Mail im Unternehmen, auch wenn diese nicht speziellen Vorgängen zugeordnet ist, trotzdem im Unternehmensarchiv vorhanden ist.
„Auch die Eingangsrechnungsverarbeitung wird nun komplett über ELO abgewickelt“, berichtet Sven Bönnighausen von einer weiteren Neuerung. „Eingehende Rechnungen werden von unseren Mitarbeitern eingescannt und automatisch in einen Freigabeworkflow übergeben. Die Dokumente können so nicht mehr verloren gehen und außerdem werden die Bearbeitungszeiten stark verkürzt“.
Viele Vorteile für die tägliche Arbeit
„Normalerweise ist die Skepsis neuen IT-Systemen gegenüber ja eher hoch. Unsere Mitarbeiter waren jedoch von Anfang an begeistert von der Lösung und der Bedienfreundlichkeit der Applikationen. Unser Arbeitsalltag hat sich durch das neue ECM-System stark vereinfacht“, erklärt Sven Bönnighausen.
Mit CONNECT bieten sich für die Mitarbeiter von Kaminski ausgereifte Funktionalitäten zur Unterstützung in der alltäglichen Arbeit. Anwender bekommen im Kontext der Nutzung von ProAlpha automatisch zugehörige Dokumente aus ELOprofessional angezeigt und können weitere verbundene Aktionen, wie z.B. die automatische Ablage via Drag & Drop oder die Erstellung von Dokumenten nutzen. „Unsere Mitarbeiter können über das Modul CONNECT mit einem Klick Dokumente, wie z.B. einen Wordbrief, erstellen. Die Vorlagen sind automatisch mit ERP-Daten gefüllt und erleichtern die Arbeit ungemein“, berichtet Sven Bönnighausen.
Neben der automatischen Anzeige von zugehörigen Dokumenten zu einem ERP-Vorgang, bietet CONNECT in Bezug auf die Auffindbarkeit von Dokumenten und Informationen weitere entscheidende Vorteile: „Ich halte die Volltextsuche über CONNECT für besonders nützlich, da man alle Dokumente sehr schnell findet. Mit diesem Informationsstand können wir viel zügiger auf Kundenanfragen reagieren.“, resümiert Bönnighausen.
Die Vereinfachung der Arbeitsabläufe beschränkt sich nicht nur auf das Unternehmen Kaminski an sich, sondern hat positive Auswirkungen auf den Austausch mit den Kunden, wie Bönnighausen berichtet: „Anfallende Dokumente zu Reparaturarbeiten, wie beispielsweise Qualitätsprotokolle, müssen nach Fertigstellung an unsere Kunden übermittelt werden. Die Bereitstellung dieser Daten haben wir besonders praktisch über ein Portal mit automatischem E-Mail-Versand gelöst“.