ELO Kunde: Kruse Der Lecker Bäcker GmbH & Co. KG

Die Eingangsrechnungen wurden bislang per Pendelordner in Papierform an den Steuerberater gegeben. Die Freigaben / Workflows von Eingangsrechnungen erfolgten in Papierform, wobei zum Teil Mehrfachkopien der Belege erzeugt wurden.  Die in Papierform vorliegenden Belege wurden dann vom Steuerberater gebucht und kontiert. Aufgrund dieser Konstellationen ergab sich eine lange Bearbeitungsdauer vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Außerdem erfolgte der Freigabeworkflow nur in Papierform. Zusätzlich ist der Einsatz eines digitalen Archivs laut GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) notwendig.

Eingangsrechnungen, egal ob per Post oder Mail, werden automatisch indexiert und in den formellen Prüfungsprozess nach §14 UStG. sowie des Genehmigungsworkflows überführt. Nach diesen Kontrollen und Freigaben erfolgt eine teilautomatisierte Kontierung der Rechnungen in ELO. Hierbei werden buchungsrelevante Informationen wie Kontodaten und Kostenstellen aufgenommen. In diesem Prozessschritt ist der Steuerberater mit seiner Kontroll- und Korrekturfunktion involviert. Nach der erfolgreichen Kontierung wird ein DATEV-konformer Buchungsstapel erzeugt, der mitsamt eindeutiger Beleg-ID in DATEV importiert wird. Der Steuerberater hat mit der DATEV-Funktion („DATEV Auge“) bei jeder Buchung einen direkten Zugriff auf das Belegbild, welches beim Mandanten „Kruse Der Lecker Bäcker“ im ELO Archiv liegt. Durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann ersatzlos gescannt und hierdurch die originale Papierrechnung vernichtet werden.

Der Belegfluss ist durch die Digitalisierung deutlich effizienter geworden. Die Freigaben / Workflows der Eingangsrechnungen, die bisher der Papierform bedurften, sind jetzt direkt elektronisch einsehbar. Zum Beleg wird auch die entsprechende Kontierung abgelegt und ist somit ebenfalls jederzeit einsehbar. Durch die Freigabe für den Steuerberater und die Verknüpfung mit der eingesetzten DATEV Software kann jederzeit auf das Belegbild zugegriffen werden. Das eingeführte ELO Archiv entspricht den aktuellen Anforderungen der GoBD. Darüber hinaus können mit dem System ELOprofessional weitere Prozesse wie Bewerbermanagement, Vertragsmanagement ebenfalls abgedeckt werden.