„Wir waren auf der Suche nach einer standortübergreifenden Lösung
für unsere Eingangsrechnungen - von der Archivierung über die Freigabe bis hin zur Buchung. Da wir unsere Buchhaltung ausgelagert
haben und unsere Standorte sehr weit auseinanderliegen, haben wir
durch den Belegversand per Post immer sehr viel Zeit verloren“, beschreibt Wolfdieter Pfiffer, kaufmännischer Leiter für alle vier SEATStandorte, die Ausgangssituation.
Auf dem Markt informierte sich das Unternehmen mit einem eigenen
Projektteam über die verschiedenen Anbieter und Lösungen für ein
standortübergreifendes ECM-System. Dabei lag der Fokus neben dem
Eingangsrechnungsmanagement auch auf der Einhaltung der internen
Richtlinien zur Revisionssicherheit.
< 100 Mitarbeiter
Automobil
Deutschland
Übersicht
Das Unternehmen
Am 9. Mai 1950 wurde SEAT im Industriepark Barcelonas gegründet. Nach der Werkseröffnung am 5. Juni 1953 lief am 13. November der erste Wagen - ein SEAT 1400 - vom Band. In 1982 begann eine Kooperation mit der Volkswagen AG, die sich bis 1986 schrittweise zu einer vollständigen Übernahme von SEAT durch Volkswagen entwickelte. Mit einem Marktanteil von mehr als 3,1% - Tendenz steigend - hat sich SEAT mittlerweile auf den deutschen Straßen etabliert. BMW (12,3%), Mercedes (11,2%) und Opel (10,2%) führen die Statistik der Neuanmeldungen für das Jahr 2018 (Quelle: statista) an. Einen großen Anteil an dieser positiven Entwicklung hat vor allem die SEAT Deutschland Niederlassungen GmbH mit ihren Standorten in Berlin, Frankfurt, Hamburg sowie Stuttgart. An diesen vier Standorten sind über 270 Menschen - darunter auch zahlreiche Auszubildende - beschäftigt.
Die Herausforderung
Schluss mit Papierordnern und Hängeregistern
Wie ein Großteil der Unternehmen in Deutschland archivierte auch die
SEAT Deutschland Niederlassungen GmbH Belege in Papierordnern
und Akten in Hängeregistern. Und das für jeden Standort. „Wir hatten
eigene Archivierungsräume und Kartons voller Belege in den Kellern.
Das war schon ganz schön viel Papier“, erinnern sich Benjamin Juelich
und Wolfdieter Pfiffer zurück.
Mit dem Ziel die Unternehmensprozesse effizient und transparent zu
gestalten, starteten das SEAT-Projektteam und ACTIWARE Mitte 2017
in die Workshops. Hier wurden alle Prozesse detailliert aufgenommen
und beschrieben.
Bereits im September 2017 ging das ELO-Projekt live. Gestartet wurde
in der Frankfurter Niederlassung. Die SEAT Niederlassungen in Berlin,
Hamburg und Stuttgart wurden im Mai 2018 nachgezogen. „Da alle vier
Standorte annähernd die gleichen Prozesse ausführen, haben wir uns
für diese Vorgehensweise entschieden“, erläutert Benjamin Juelich.
Die Lösung
ELO DocX: vollautomatisches Rechnungsmanagement
„Durch das vollautomatische Rechnungsmanagement haben wir unsere
Prozesse enorm optimiert. Wir arbeiten effizienter und haben
durch die Digitalisierung der Geschäftsbereiche keine Verluste mehr
von Belegen oder Daten“, sind sich Juelich und Pfiffer einig.
Rund 350 Eingangsrechnungen verarbeitet SEAT täglich mit dem
Modul ELO DocXtractor. Alle eingehenden Papierrechnungen werden
durch einen SEAT-Mitarbeiter eingescannt und an den ELO DocXtractor
übergeben. Bei digitalen Rechnungseingängen findet die Übergabe
automatisiert statt. Im nächsten Schritt extrahiert und klassifiziert der
ELO DocXtractor via OCR-Erkennung die Beleginhalte und prüft diese
auf ihre Plausibilität. Per VPN schaltet sich anschließend der externe
Buchhalter der SEAT Deutschland Niederlassungen GmbH auf das
System, verifiziert die Beleginhalte und stößt Workflows an.
Die Workflows steuern die passenden Prüfergruppen an, die den jeweiligen Beleg prüfen, kontieren und freigeben, ehe diese in der Warenwirtschaft und der ELO ECM Suite archiviert werden.
Der Nutzen
Standortübergreifende digitale Fahrzeugakten
Mit der Digitalisierung aller Fahrzeugakten hat die SEAT Deutschland
Niederlassungen GmbH eine weitere große Optimierung in der täglichen
Arbeit erfahren. „Alle Verkäufer können von ihrem Standort aus
auf die Fahrzeugakten zugreifen. Wenn ein Fahrzeug heute von beispielsweise Berlin nach Frankfurt verkauft wird, ziehen wir die Fahrzeugakte beziehungsweise die Fahrzeughistorie auf Knopfdruck um“,
beschreibt Benjamin Juelich die neuen Möglichkeiten.
Die Fahrzeugakten werden durch das SEAT-Team ebenfalls eingescannt
und mit einem Barcode-Aufkleber versehen. Dieser Barcode
ist für jedes Fahrzeug individuell, sodass eine eindeutige Zuordnung
stattfindet. Auch Dokumente die der Fahrzeugakte zu einem späteren
Zeitpunkt hinzugefügt werden müssen, werden durch die Anbringung
des Barcode-Aufklebers passend archiviert.
„Wenn wir uns ein Fahrzeug im Dealer-Management Carlo aufrufen,
erhalten wir in der CONNECT Sidebar alle dazugehörigen Informationen
- wie die Fahrzeugakte“, freut sich Wolfdieter Pfiffer über die
sofortige Verfügbarkeit aller relevanten Informationen.
Wir haben eine Problemlösung gesucht und mit ELO gefunden.Täglich erhalten wir weitere Ideen um unsere Prozesse zu optimieren.
Wolfdieter Pfiffer
ACTIWARE GmbH
In der Werr 11
35719 Angelburg, Deutschland
Telefon: +49 6464 / 9131 -20
www.actiware.de
