Do gerenciamento de documentos ao moderno gerenciamento de informações
Montanhas de papelada e arquivos físicos transbordando, bem como quantidades cada vez maiores de dados, tornam essencial a implementação de uma solução de software que permita às empresas gerenciar documentos. É aqui que entram em jogo os sistemas de software para gerenciamento de documentos (DMS), gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ou gerenciamento de informações empresariais (EIM). Mas quais são as diferenças entre esses sistemas, ou eles acabam sendo exatamente a mesma coisa?
Mais eficiência com o gerenciamento de documentos digitais
Muitas empresas já descobriram os benefícios do gerenciamento de documentos digitais. De acordo com o Digital Office Index 2022, mais da metade de todas as empresas alemãs já digitalizaram seus processos de papel. Mais de 40 por cento dependem de soluções digitais nas áreas de arquivamento e gerenciamento de documentos. Cerca da metade das empresas já está usando soluções digitais para automatizar seus processos. Os benefícios dos sistemas de gerenciamento de documentos digitais são indiscutíveis.
DMS, ECM e EIM – Há alguma diferença?
Ao discutir o gerenciamento de documentos digitais e informações em um contexto empresarial, uma variedade de termos é usada para se referir a certos tipos de sistemas de software. Aqui estão alguns dos termos e abreviações mais importantes:
Sistema de gerenciamento de documentos (DMS)
Gerenciando documentos eletrônicos
Este termo se refere a um sistema de TI para organização e processamento de documentos eletrônicos. De acordo com esta definição, um sistema de gerenciamento de documentos faz mais do que só arquivar documentos eletronicamente, uma vez que também permite que os processos comerciais baseados em documentos sejam gerenciados digitalmente.
Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)
Processamento de todos os dados e informações digitais em uma empresa
O significado do termo gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) vai além do termo DMS ao incluir todos os dados e informações relevantes em uma empresa e não apenas o que normalmente pensamos como "documentos". Em um sistema ECM, documentos, assim como outros dados e informações, podem ser armazenados, gerenciados e processados digitalmente.
Gerenciamento de informações empresariais (EIM)
Gerenciamento de informações digitais
Como a definição de ECM já incluía o gerenciamento digital de várias formas de dados e informações, o termo gerenciamento de informações empresariais (EIM) foi cunhado para se referir a uma definição ampliada de processamento de informações digitais. Isto foi feito para levar em conta o enorme potencial oferecido por tais sistemas de software atualmente.
E quanto a CMS e WCM?
Além dos já mencionados, existem vários sistemas de TI que também são usados para gerenciar digitalmente o conteúdo e são frequentemente confundidos com sistemas de gerenciamento de documentos ou ECM. Eles incluem sistemas de gerenciamento de conteúdo web (WCM) ou, de forma mais geral, sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS), que são frequentemente utilizados para o gerenciamento digital de unidades menores de informação, tais como para a criação de websites ou outros tipos de mídia.
Captura e digitalização
A digitalização de documentos em papel e a captura de documentos que já existem em formato eletrônico são a base para o gerenciamento de documentos digitais. Os sistemas de reconhecimento de caracteres e textos (OCR) baseados em software tornam as informações contidas nos documentos utilizáveis para fins digitais.
Processamento de informações
Após a captura das informações, um documento deve ser classificado corretamente para que possa ser facilmente recuperado. Cada documento é descrito com precisão de acordo com vários critérios (data de criação, autor, referências, conteúdo do texto, dados comerciais etc.) e são atribuídos dados adicionais correspondentes antes de serem arquivados em um local apropriado no DMS.
Armazenamento seguro dos dados
Os documentos no sistema de gerenciamento de documentos são armazenados de acordo com as diretrizes de conformidade da própria empresa e de acordo com os regulamentos legais para retenção de dados, proteção de dados e privacidade (RGPD).
Controle de acesso
Os controles de acesso e um sofisticado sistema de permissões acrescentam níveis adicionais de segurança aos documentos armazenados no sistema de gerenciamento de documentos. É possível controlar o acesso a funções individuais, documentos ou áreas inteiras do DMS.
Automação de processos
A automação dos processos da empresa utilizando documentos relevantes para os negócios oferece um valor agregado significativo às modernas soluções DMS. Desde o processamento automatizado de faturas até a digitalização dos processos de RH e gerenciamento de contratos, um sistema de gerenciamento de documentos pode oferecer às empresas uma gama de benefícios holísticos.
Entrando no futuro digital
O fundo estatal italiano FONDIR substituiu todo o seu arquivo físico de papel por um DMS, dando à empresa mais espaço em seus escritórios no coração de Roma.
Não apenas isso, mas com o sistema de gerenciamento de documentos digitais, os funcionários podem encontrar documentos e informações importantes muito mais rapidamente e podem colaborar de forma mais flexível a qualquer momento e independente do local, dando-lhes uma boa base para o próximo passo para o futuro digital.
Os sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial podem fazer mais do que isso
Processos comerciais como aprovação de faturas e gerenciamento de pessoal podem ser gerenciados digitalmente com base nas faturas eletrônicas, contratos, arquivos de pessoal e outros documentos armazenados no DMS. Hoje, porém, as opções disponíveis para estes documentos são tão variadas quanto os diferentes tipos de documentos em si. Os colegas precisam ser capazes de discutir documentos, encaminhá-los, editá-los ou aprová-los, e muito mais.
Sistemas para gerenciamento de conteúdo empresarial oferecem soluções de software personalizadas que vão muito além do mero gerenciamento de documentos. No fundo, trata-se de armazenar com segurança informações importantes e, ao mesmo tempo, aproveitá-las para o sucesso de seu negócio. O ELO ECM Suite oferece exatamente isto.
