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ELO: uma base confiável para uma transformação digital responsável
Num ambiente empresarial cada vez mais regulamentado, os requisitos legais e as condições fiscais estão a ganhar importância. As empresas enfrentam o desafio não só de compreender as diretrizes atuais, como o RGPD, GoBD, DORA ou a faturação eletrónica obrigatória, mas também de as implementar de forma segura e eficiente. Particularmente no contexto das tecnologias modernas, como infraestruturas em nuvem, a ELO demonstra como estruturas de conformidade claras são essenciais para um ambiente digital estável, seguro e confiável.
Nesta página, pode descobrir quais os requisitos regulamentares – desde a proteção de dados até regulamentos específicos do setor – que a ELO cumpre ativamente e como a empresa adapta as suas soluções para apoiar processos empresariais transparentes e em conformidade com os regulamentos.
ISO 9001:2015
A norma ISO 9001:2015 representa a gestão da qualidade: como empresa certificada de acordo com a ISO 9001:2015, a ELO Digital Office está comprometida em cumprir elevados padrões de qualidade e otimizar continuamente os seus processos. Isso permite-nos responder de forma eficiente e rápida às suas necessidades.
ISO/IEC 27001:2022
A norma ISO/IEC 27001:2022 estabelece requisitos para a segurança da informação nas empresas. De acordo com a certificação ISO/IEC 27001:2022, a ELO Digital Office implementou um sistema eficaz de gestão da segurança da informação (ISMS). Isso garante que os seus dados e informações sejam sempre mantidos o mais seguros possível.
IDW PS 880: Não há melhor forma de certificar o arquivo conforme à auditoria
O ELO ECM Suite é certificado pela empresa de auditoria EY de acordo com a norma de auditoria reconhecida IDW PS 880 e é, portanto, adequado para arquivo conforme à auditoria de acordo com a GoBD.
O que isto significa para o seu negócio:
- Conformidade legal verificada: A EY verificou de forma independente que o ELO ECM Suite permite arquivar os seus documentos em conformidade com os requisitos da GoBD.
- Risco de auditoria minimizado: O processamento conforme à GoBD garante integridade e precisão, proporcionando-lhe tranquilidade durante cada auditoria operacional e financeira.
- Governação e controlo: As permissões baseadas em funções suportam um sistema de controlo interno (ICS) eficaz e proporcionam total transparência sobre acessos e processos.
- Uma decisão preparada para o futuro: O ELO oferece-lhe uma plataforma testada e escalável em vez de soluções isoladas, integrada de forma flexível com o seu ambiente de TI existente.
RGPD
Desde 2018, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da UE exige que as empresas processem dados pessoais de forma transparente, segura e em conformidade com a regulamentação. Reforça os direitos dos titulares dos dados e exige medidas técnicas e organizacionais abrangentes para proteger as informações pessoais. A ELO apoia as empresas com uma plataforma ECM abrangente que já cumpre muitos dos requisitos do RGPD como padrão:
- O ELO ECM Suite oferece um modelo de dados com identificadores fixos para dados pessoais, tornando os dados exclusivamente identificáveis e rastreáveis.
- A eliminação automática e os períodos de retenção garantem que os dados pessoais sejam eliminados de forma oportuna e rastreável, incluindo o registo.
- Um painel de controlo RGPDe funções abrangentes de relatórios e registo permitem uma verificação rápida pelas autoridades e facilitam as auditorias internas.
- As funções para o direito à informação, exportação de dados e portabilidade de dados permitem a exportação segura de todos os dados relacionados a uma pessoa, incluindo criptografia.
- O ELO integra TOMs, bases de dados de formulários, diretórios de processamento e oferece armazenamento de dados com criptografia para áreas confidenciais, como arquivos de pessoal, gestão de candidatos ou gestão de visitantes.
Mais informações sobre este tema:
Faturação eletrónica obrigatória
Desde 1 de janeiro de 2025, a faturação eletrónica obrigatória exige que as empresas na Alemanha sejam capazes de receber e processar faturas eletrónicas num formato estruturado, em conformidade com a norma europeia EN 16931. Até 2028, a emissão de faturas eletrónicas também se tornará gradualmente obrigatória. O objetivo é modernizar e simplificar a contabilidade, reduzir erros manuais e combater a fraude fiscal. Para facilitar a transição para a faturação eletrónica obrigatória, a ELO oferece funções que abrangem todos os requisitos relevantes:
- Processamento automatizado de faturas eletrónicas recebidas: o ELO Invoice lê, analisa e processa os dados das faturas de forma totalmente automática.
- Suporte para formatos estipulados, como XRechnung ou ZUGFeRD, que cumprem os requisitos da norma EN 16931.
- Arquivamento em conformidade com as normas regulamentares de todas as faturas eletrónicas, de acordo com os requisitos legais (GoBD).
- Conformidade com os requisitos legais: a ELO apoia as empresas na sua transição para o recebimento e envio de faturas eletrónicas.
- Plataforma central para todo o fluxo de trabalho de faturas digitais – desde a receção e verificação até ao arquivo.
Mais informações sobre este tema:
GoBD
Os princípios para a gestão e armazenamento adequados de livros, registos e documentos em formato eletrónico, bem como para o acesso a dados (GoBD), garantem que os dados eletrónicos relevantes para fins fiscais cumprem os requisitos legais para serem reconhecidos como prova. Na sua Declaração de Conformidade GoBD, a ELO confirma que as suas soluções implementam e cumprem estes princípios:
Certificação: As soluções de software da ELO foram auditadas e certificadas por auditores independentes para garantir que cumprem os requisitos GoBD quando utilizadas corretamente.
Arquivamento em conformidade com as normas regulamentares: as soluções permitem o arquivamento de documentos em conformidade com as normas de auditoria.
Imutabilidade: Funções especiais garantem que, uma vez arquivados, os documentos não possam ser alterados ou eliminados sem que isso seja registado, o que cumpre um requisito fundamental do GoBD em relação à imutabilidade.
Acesso aos dados: Os sistemas suportam as opções de acesso aos dados exigidas pelas autoridades fiscais, permitindo que os auditores acessem os dados arquivados usando vários métodos.
Documentação de processos: a ELO oferece funções para documentar processos e garantir a rastreabilidade do fluxo de trabalho, o que simplifica a criação da documentação obrigatória dos processos.
Mais informações sobre este tema:
DORA
A DORA (Digital Operational Resilience Act) é um regulamento da UE que entrou em vigor a 17 de janeiro de 2025, com o objetivo de reforçar a resiliência digital das empresas financeiras contra ciberataques, perturbações informáticas e riscos relacionados com as TIC. Harmoniza os requisitos em toda a Europa para gestão de riscos, comunicação de incidentes, gestão de fornecedores terceirizados e testes de resiliência, e exige que as instituições financeiras adaptem os seus processos, sistemas e, em particular, contratos com prestadores de serviços de TIC em conformidade. A ELO reforça a conformidade com o módulo DORA:
- Arquivamento em conformidade com a DORA e fluxos de trabalho orientados para a conformidade, suportados por controlo de versões, auditoria e análise de contratos assistida por IA.
- Suporte para auditorias e solicitações ad hoc por meio de avaliações rápidas e relatórios automatizados.
- Estrutura central da pasta DORA para documentação completa e rastreável de todos os objetos relevantes para a regulamentação.
- Estruturas de formulários predefinidas em conformidade com os requisitos da Autoridade Bancária Europeia (EBA), por exemplo, para prestadores de serviços e serviços.
- Preenchimento automático do registo de informações, incluindo relatórios para autoridades supervisoras como a BaFin – com um simples clique.
- Integração com assinatura digital e gestão de contratos para processos consistentemente à prova de auditoria, seguros e eficientes.
Mais informações sobre este tema:
