Um sistema de gerenciamento digital de contratos otimiza seus processos
Os contratos desempenham um papel fundamental em todos os negócios, e o processo envolve geralmente vários departamentos, seja jurídico, de compras, ou de RH. Manter os seus contratos organizados é um fator crítico de sucesso. É aqui que reside o desafio, dado que os prazos são um elemento essencial dos contratos. Com todas as informações de que você precisa para controlar, não perder de vista o que é importante é mais fácil dizer do que fazer.
Acrescente a isso requisitos cada vez mais rigorosos de conformidade e auditoria ou mesmo as especificações do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) Europeu.
No final do dia, trata-se de utilizar eficientemente os dados nos contratos e garantir que as informações possam ser encontradas rapidamente ao responder às consultas – algo que beneficia toda a empresa. Mas como você pode armazenar e recuperar informações de forma eficiente?
Os contratos como parte importante do moderno gerenciamento de informações
Com um sistema digital de gerenciamento de contratos, você pode facilmente superar estes desafios. A solução é digitalizar seus processos de negócios, incluindo seu processo de gerenciamento de contratos. Combinado com um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), você já estará no bom caminho.
Como os sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial ajudam as empresas?
O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) abrange todas as tecnologias, métodos e ferramentas para capturar, digitalizar, salvar, gerenciar e fornecer todas as informações da empresa (documentos, dados, imagens, vídeos, etc.).
Os benefícios do gerenciamento digital de contratos combinado com ECM
Capturar contratos digitalmente, incluindo todas as informações associadas. Desde A como aleatório contrato até Z como zoneamento – todos os tipos de contratos podem ser mapeados digitalmente.
Os contratos são armazenados em um local central, de acordo com a lei, em um arquivo de contratos digital. A definição prévia dos direitos de acesso também garante a conformidade com os regulamentos em matéria de proteção de dados.
As estruturas no arquivo do contrato criadas automaticamente contribuem para uma melhor organização. Os números de contrato, continuamente gerados, permitem uma identificação inequívoca dos contratos.
Os feeds em contratos mantêm as mudanças transparentes. Assim, as conclusões de contratos ou negociações podem ser ampliadas com importantes informações.
Os painéis melhoram a disponibilidade de informações, p. ex., sobre contratos com prazos críticos. Estes permitem que os termos dos contratos sejam exibidos como barras coloridas, acelerando a captura de dados.
Encontre contratos em pouco tempo com uma função de busca rápida. Isto inclui não só a pesquisa de contratos com características únicas, como uma ID, como também pedidos de busca “aproximados” com base em palavras-chave.
Assinar digitalmente contratos e outros documentos importantes ou enviá-los a outros para assinatura – com assinaturas digitais, você não precisa mais imprimir, assinar, escanear e arquivar contratos.
Nossa ferramenta de gerenciamento de cláusulas permite que os membros de sua equipe jurídica criem e mantenham textos personalizados que não estão incluídos nos modelos de cláusulas padrão.
A Allianz MTV Stuttgart confia no gerenciamento digital de contratos
“A usabilidade geral da solução ELO nos conquistou muito rapidamente, e foi um bônus adicional o fato de a empresa oferecer soluções de gerenciamento digital de contratos e RH, que foram implementadas em pouco tempo.”
Aurel Irion, Diretor Administrativo, stuttgart indoors GmbH
