Com o gerenciamento inteligente de e-mails, a empresa inteira se beneficia

O gerenciamento eficiente de e-mails tira a carga das capacidades de seu servidor, reduz os tempos de backup e garante processos tranquilos – não importa se seus servidores de e-mail estão hospedados localmente ou na nuvem. Como parte de uma estratégia ECM corporativa, as soluções de gerenciamento de e-mails também fornecem as interfaces necessárias para serviços em nuvem, como o Microsoft 365, permitindo uma integração otimizada entre todos os serviços de e-mail.

Um aspecto chave é o arquivamento: a retenção a longo prazo dos e-mails em um local central, onde eles são arquivados com segurança e de acordo com as exigências legais e podem ser encontrados rapidamente em todos os momentos. Um sistema de ECM fornece a base para o cumprimento dos períodos de retenção legais. Mas os requisitos de proteção de dados estabelecidos na RGPD também são atendidos por um sistema de ECM com conceitos de permissões, registro e controle de acesso personalizados.

O gerenciamento de e-mails também significa alocar e encaminhar e-mails para processos comerciais a montante, beneficiando os funcionários em toda a empresa, por exemplo, na contabilidade. Ferramentas inteligentes de análise dentro de um sistema de ECM garantem que as conclusões corretas possam ser tiradas para o processamento de e-mails. Se um e-mail contiver dados da fatura, tais como um número da fatura ou montantes, ou uma fatura como um anexo PDF, por exemplo, ela pode ser automaticamente alocada ao processamento da fatura recebida, garantindo que os períodos de desconto sejam cumpridos enquanto aumenta a eficiência no departamento de contabilidade.

Vários processos automatizados, tais como um filtro de spam confiável, são um componente importante do gerenciamento de e-mails da empresa. Isto também inclui novas possibilidades oferecidas pela automação, como as respostas geradas automaticamente, que podem ser benéficas para vários departamentos. As possibilidades oferecidas pelos respondedores automáticos vão desde a simples confirmação do recebimento até o aumento da retenção de clientes com comunicação automatizada – e desempenharão um papel maior no futuro do gerenciamento de e-mails.

Um gerenciamento moderno mais avançado de e-mails inclui a análise do conteúdo de e-mails suportados pela IA que não apenas considera os dados do cabeçalho, mas também tira conclusões com base nas informações contidas no corpo do e-mail. Com base nisso, respostas automáticas podem então ser geradas. Por exemplo, se seu cliente recebeu uma solicitação relativa a um produto específico, o conteúdo da solicitação pode ser usado para preparar uma resposta apropriada automaticamente, beneficiando não apenas as compras e vendas, mas também a contabilidade.