Escritório sem papel – utopia ou (em breve) realidade?

Será que o conceito de um escritório sem papel, previsto há décadas, está prestes a se tornar realidade para as empresas, administrações e autoridades públicas?

Os custos dos produtos de hardware e software diminuíram significativamente. Além disso, atualmente todos os escritórios possuem o hardware necessário para digitalizar os processos baseados em papel. Aliado à solução de software correta, esse fato pode ajudar a reduzir os custos em várias áreas, seja em termos de recursos ou de armazenamento de documentos físicos.

digitalize processos baseados em papel - AI-generated

Do papel aos píxeis: a transformação digital dos processos analógicos

A transição do papel para a era digital envolve uma estratégia de digitalização para trabalhar com documentos. Isso inclui os documentos a serem digitalizados e também os respectivos processos.

Por exemplo, se uma empresa recebe um grande volume de correspondências por correio, a digitalização desses documentos facilita a transição deles por diversos departamentos, o que acelera os fluxos de trabalho.

Aproximadamente uma em cada oito empresas trabalha sem papel

A tendência é clara: estamos vendo uma acentuada mudança para o trabalho sem papel dentro das empresas. Embora apenas uma em cada 100 empresas operasse totalmente sem papel em 2018, esse número aumentou oito vezes em 2022.

No entanto, pelo menos um em cada dois fluxos de trabalho continua envolvendo papel. Ou seja, ainda existe espaço para melhorar, uma vez que cada indivíduo pode acabar se beneficiando com as estratégias para eliminar ou reduzir o uso do papel.

Trecho do estudo Índice de Escritórios Digitais da Bitkom, realizado em 2022 - AI-generated

As vantagens de um escritório sem papel

Conformidade e segurança dos dados

Cumprimento dos requisitos legais de privacidade e segurança dos dados. Os backups regulares também melhoram a segurança dos dados.

Economia de tempo

Mecanismos de pesquisa inteligentes, automatizados e integrados para a localização mais rápida de dados e documentos.

Colaboração e comunicação

A digitalização dos fluxos de trabalho baseados em documentos simplifica a comunicação em todos os níveis, além de otimizar a colaboração.

Acesso remoto

Os documentos digitais podem ser gerenciados centralmente – smartphones e tablets obtêm acesso às informações a partir de qualquer lugar, a qualquer hora.

Economia de espaço

Áreas e arquivos de armazenamento físico podem ser utilizados para outros fins, por exemplo, como espaço adicional no escritório para os funcionários.

Proteção do meio ambiente

A eliminação dos processos analógicos reduz o consumo de papel e encurta as rotas de transporte, o que por sua vez traz benefícios para o meio ambiente.

Que opções digitais o mercado oferece atualmente para evitar o uso de papel no escritório?

Os sistemas de gerenciamento de conteúdos empresariais (ECM) ou sistemas de gerenciamento de documentos impulsionam a transformação digital. Eles oferecem às empresas e às entidades administrativas a base perfeita para digitalizar processos baseados em papel e armazenar os respectivos dados em um único local.

Com interfaces nas duas direções, o sistema ECM integra-se ininterruptamente aos cenários de TI existentes, atuando como um coração que se comunica com os sistemas. A automação dos processos empresariais incentiva cada vez mais o trabalho sem o uso de papel.

A caminho do escritório sem papel

Graças ao ELO ECM Suite, reduzimos drasticamente nosso consumo de papel, em um período muito curto. Mais para a frente, queremos otimizar esse processo, bem como nossos fluxos de trabalho de gerenciamento de faturas e e-mails.

Ingolf Diez, Proprietário e Diretor Administrativo, evonos GmbH & Co. KG

A redução no uso do papel é a resposta?

A meta de redução do uso do papel é comprovadamente mais realista - AI-generated

Existem empresas que afirmam operar totalmente sem papel. Mas qual é realmente a quantidade reduzida de papel em um "escritório sem papel"? Por definição, o termo "sem papel" significa que o local de trabalho não utiliza documentos impressos nem processos baseados em papel.

A eliminação completa do papel é um tanto difícil nos escritórios, pois ainda existem documentos impressos, como certificados, documentos registrados em cartório, ou tipos específicos de contratos. Por isso, a meta de redução do uso do papel é mais realista. As empresas lucram com as inúmeras vantagens, projetando um futuro cheio de possibilidades, graças à digitalização.

Comece agora mesmo e reduza o uso do papel

Definitivamente está na hora de agir se você estiver perdendo informações, pulando etapas, se não estiver acompanhando os projetos em que seus colegas estão trabalhando atualmente, ou se estiver cometendo erros causados por fluxos de trabalho manuais. Se você decidiu digitalizar seus processos empresariais, já deu o primeiro passo.

Você quer que sua empresa utilize pouco papel no futuro? Então, será realmente necessário um sistema ECM.

Implementando um sistema ECM com sucesso