Como implemento com sucesso um sistema ECM na minha empresa?
Está pronto para mudar as coisas na sua empresa? Teste os processos organizacionais e otimize-os? Então já deu o primeiro passo importante. Não se trata de abandonar processos estabelecidos nem de reduzir a força de trabalho, mas sim de repensar sua estratégia, especialmente no que se refere a processos analógicos recorrentes, que evitam que você e seus funcionários se foquem no que é importante – o seu sucesso.
É esse o valor de um sistema ECM. Facilmente integrado com o seu cenário de TI existente, o ECM garante processos automatizados, gerenciamento de informação digital, segurança e proteção de dados. Mas como pode implementar com sucesso um sistema ECM na sua empresa?
1. Inclua todo mundo
Inclua todo o mundo desde o início do projeto ECM, desde os tomadores de decisão até os futuros usuários. A melhor forma de dissipar reservas ou mesmo medos é fazer com que todos os intervenientes colaborem no projeto de digitalização. Criar incentivos para os usuários mostrando-lhes os muitos benefícios dos processos digitais combinados com uma carga de trabalho mais viável, eliminando atividades manuais morosas.
2. Identifique os seus requisitos
O primeiro passo é sempre o mais difícil, por isso faz sentido começar elaborando uma folha de especificações com os requisitos centrais que primeiramente deseja implementar com o sistema ECM. Muitas empresas começam com o departamento de contabilidade, no entanto, muitas vezes os projetos ECM iniciam com o processamento digital de faturas. Outros departamentos, como recursos humanos ou legal, podem muitas vezes seguir o exemplo.
3. Analisar o status quo
Assim que tiver identificado seus requisitos centrais e definido seu projeto piloto, tem de analisar seus processos empresariais atuais. É importante documentar cada passo do processo da forma mais precisa possível, bem como qualquer informação associada adicional. Por exemplo, o seu departamento de contabilidade tem um arquivo físico que pode ser substituído no curso da digitalização? Quais os sistemas de terceiros (p. ex. ERP ou contabilidade) que têm de ser integrados no sistema ECM? Pode responder a perguntas como estas nesta fase do projeto.
Nesta altura é também de considerar possíveis desafios futuros: o que o departamento de contabilidade prevê ao avançar? Existem algumas alterações legislativas iminentes? Irá poder customizar e adaptar os processos digitais para satisfazer as necessidades futuras?
4. Defina seus objetivos
No próximo passo, tem de definir os objetivos que deseja alcançar com a introdução da solução ECM. Em que partes de um processo o sistema ECM faria uma grande diferença? Onde a solução digital pode lhe economizar mais tempo e recursos?
É também importante nesta fase identificar que medidas tem de tomar para a implementação técnica. Sua infraestrutura de TI está pronta para um processo digital? Deseja armazenar documentos no repositório de acordo com determinadas regras? E quem tem permissão para acessar quais documentos?
5. Encontre o parceiro certo
Enfrentar todas essas questões não é algo que você possa fazer facilmente por conta própria. Mais um motivo para ter um parceiro experiente do seu lado para ajudá-lo a implementar a solução ECM. É exatamente isso que os fornecedores de sistemas e consultores de TI fazem, supervisionando o processo de A a Z e assegurando que o software é o adequado.
Na ELO, estes são nossos Parceiros Comerciais ELO: temos mais de 1.000 parceiros no mundo inteiro que podem ajudá-lo a implementar com sucesso seu projeto ECM. Encontre um Parceiro Comercial ELO em sua área.
6. Planeje seu projeto ECM minuciosamente
O planejamento cuidadoso é essencial para um projeto ECM de sucesso. Também aqui pode confiar no suporte de um parceiro ELO perto de você. O calendário detalhado do projeto, incluindo o cronograma e os requisitos de orçamento, precisam ser considerados na fase de planejamento para que se possa identificar e eliminar potenciais obstáculos logo no início.
7. Comece com pequenos passos
O Parceiro Comercial ELO também o ajuda a implementar o sistema passo a passo. Isso garante que suas operações em andamento não são afetadas e que a solução de digitalização pode ser implementada gradualmente no seu sistema ao vivo. A abordagem recomendada é configurar o sistema ECM em um sistema de desenvolvimento e teste e somente o colocar ao vivo no passo final. Isso garante uma transição suave e permite-lhe migrar processos facilmente para o sistema ECM.
8. Pense no futuro
Quando está implementando um sistema ECM, pense no futuro: como serão seus processos empresariais em cinco ou dez anos? Irá algum processo mudar substancialmente em algum momento? Que outras áreas e processos empresariais poderiam beneficiar da solução ECM?
Depois de ponderar todos esses fatores, opte por uma solução ECM que seja flexível e aberta a expansão para garantir que está bem preparado para o futuro.
RESUMINDO
O ELO ECM Suite oferece exatamente isso: o sistema de software holístico para a digitalização de seus processos empresariais, que é customizado para as suas necessidades e pode ser expandido em qualquer altura, se suas circunstâncias ou seus requisitos alterarem. Saiba mais sobre o ELO ECM Suite aqui.
