ELO cliente: ACCU-24 Batterien & Systeme GmbH

Um interne Prozesse zu optimieren und die Verwaltung von Dokumenten übersichtlicher zu gestalten, hat sich die Firma ACCU-24 Batterien & Systeme dazu entschieden den nächsten Schritt in der Firmenentwicklung zu gehen und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen anzugehen. Zum Erreichen dieses Zieles wurde auf ELO Professionell gesetzt.

ACCU-24 hat mit ELO Professionell nahezu alle internen Prozesse digitalisiert.

Mit der Schnittstellenkonfiguration des ERP-Systems JTL-WaWi werden bereits vorhandene Daten ausgelesen und an ELO zur Verarbeitung weitergeleitet.

So wurde durch ein Zusammenspielen der Business Solution Invoice, dem ELO Module DocXtrator und der ERP-Schnittstelle der Eingangsrechnungsprozess weitestgehend automatisiert. Rechnungen werden skriptgesteuert an den DocXtrator übergeben. Nach dem Auslesen der Rechnungsdaten wird eine Prüfung auf eine interne Bestellnummer gestartet, die bei Erfolg die ERP-Schnittstelle anspricht und einen Abgleich zwischen eingehender Rechnung und vorhandener Bestellung vornimmt.

Die Business Solution Invoice wurde eigens für das Projekt so erweitert, dass automatische Zahlungsvorschläge in einem SEPA.xml-Format generiert werden. Diese Dateien werden anschließend in das Zahlungsprogramm StarMoney importiert.

Des Weiteren werden die Rechnungsdaten jeder neuen Rechnung in einer CSV-Datei gesammelt. Mit Hilfe dieser Datei werden in DATEV automatisch Buchungsvorschläge generiert.

Da das Ziel des Projekts die Digitalisierung einer Großzahl der Dokumente und der dazugehörigen Prozesse der Firma ACCU-24 war, wurde ein passgenauer Import programmiert. Über diesen Import werden Ausgangsrechnungen, Aufträge, Bestellungen, Gutschriften und Retouren automatisch in das ELO Archiv abgelegt.

Neben der automatisierten Ablage und Anreicherung der Dokumente mit Metadaten über die ERP-Schnittstelle werden verschiedene Workflows automatisch den Dokumenten zugeordnet.

Bei der Ablage der Ausgangsrechnungen überprüft eine Logik im Hintergrund, ob eine Rechnung vollständig beglichen wurde. Ist dies nicht der Fall, wird die Buchhaltung automatische über den offenen Betrag informiert.

Aufträge sind in jedem Fall mit der Auslieferung der Ware verknüpft. Die Vorbereitung jeder Auslieferung kann jedoch variieren, da Unterschiede zwischen Inland, europäischem Ausland und nicht europäischem Ausland bestehen. Hier wird mithilfe einer Logik ausgelesen, welcher Fall zutreffend ist und ordnet dementsprechend eine Checkliste zu jedem Auftrag zu.

Für die Abbildung des Bestellungsablaufs kommt eine eigenprogrammierte Skriptlogik zum Einsatz. Über diese Logik werden Erinnerungen zur Prüfung des Wareneingangs generiert, eine Zuordnung von bestellungsrelevanten Dokumenten realisiert und die Aufgabe zur Erstellung der Rechnung nach Wareneingang beim Kunden dem Sachbearbeiter zugeteilt.