ELO cliente: IBC Solar AG

ECM mit Sharepoint, ELO und Microsoft Dynamics NAV

Auf der Basis von ELOenterprise und SharePoint hat die IBC Solar AG ein umfassendes Informations- und Workflow-Management realisiert. Unternehmensweit und länderübergreifend stehen die Informationen den Mitarbeitern zur Verfügung. Größere Länderniederlassungen nutzen dabei eigene lokale ELO-Instanzen, die automatisiert mit der Zentrale abgeglichen werden. Das Einsatzgebiet ist umfassend: Dokumente aus Microsoft Dynamics NAV, Office, Mails, Scans, Fotos und sonstigen Dateien werden mit ELO BLP zu ganzheitlichen Vorgangsakten zusammengefasst und Prozesse umfassend automatisiert.

Die IBC SOLAR AG begann 1982 als ein Photovoltaik-Pionier der ersten Stunde. Heute ist die international expandierende Unternehmensgruppe mit rund 300 Mitarbeitern ein weltweit führender Spezialist für Photovoltaik-Anlagen, der Komplettlösungen zur Stromgewinnung aus Sonnenlicht bietet. IBC SOLAR erwirtschaftete 2008 einen Konzernumsatz von 800 Millionen Euro.

Passgenaues Informationsmanagement

Das erfolgreich expandierende Unternehmen mit Stammsitz in Bad Staffelstein agiert inzwischen mit sieben internationalen Tochtergesellschaften in Spanien, Griechenland, den Niederlanden, Frankreich, Italien, Malaysia und den USA sowie mit einer Repräsentanz in Tschechien. Im Zuge dieses Wachstums galt es, das
Informationsmanagement für die Gesamtunternehmensgruppe auf eine fundierte Basis zu stellen und so eine transparente Kommunikationsplattform für IBC SOLAR aufzubauen. Mit diesem Ziel startete Marcus Band, Abteilungsleiter IT-Services bei IBC SOLAR im Oktober 2007 das ECM-Projekt, um das gruppenweite
Informationsmanagement auf eine neue Ebene zu heben. Die Verantwortlichen beschlossen als ECM-Lösung ELOenterprise einzuführen. "Der ELO Business-Partner hat uns für dieses Projekt in zweierlei Hinsicht überzeugt. Zum einen bietet er die passenden Software-Lösungen für unsere Herausforderungen. Zum anderen bringt das Beraterteam die erforderliche inhaltliche bzw. betriebswirtschaftliche Kompetenz ebenso mit wie das anwendungsübergreifende IT-technische Know-how", berichtet Marcus Band.

Intranet und Dokumentenmanagement verschmelzen

Das neue Enterprise-Content-Management wurde bei IBC SOLAR mit dem Projekt zur Implementierung einer neuen gruppenweiten Intranet-Lösung verknüpft. Als Plattform setzt IBC SOLAR dabei umfassend auf Microsoft Office SharePoint Server 2007. Hier sind auf Basis der ELO SOA Architektur und der Erweiterungsmodule ELO4SharePoint die ECM-Funktionalitäten über Standard-Webparts vollintegriert nutzbar.

Das Suchen über Baumstrukturen und per Suchmaske sowie das vollständige ad-hoc und regelbasierte Workflow-Management stehen direkt in Microsoft Office SharePoint Server für die rund 230 Anwender zur Verfügung. "Auf der Basis von ELOenterprise und SharePoint haben wir jetzt ein umfassendes Informations- und Workflow-Management im Einsatz, mit welchem wir Informationen und Prozesse transparent und schlank abbilden und unterstützen können", so der Leiter IT-Services. Die internationalen Standorte werden dabei über Replikation und Online-Zugriff angebunden.

Schnelle und komfortable Integration unterschiedlicher Datenquellen

Das neue ECM-System fungiert als Herzstück für verschiedene Anwendungen und verbindet sie in einer zentralen Plattform. Die Verwaltung von und die Suche nach Dokumenten und Informationen können die Endanwender daher sehr einfach und intuitiv vornehmen. "Für das Produktmanagement ist dies beispielsweise ein enormer Vorteil. Denn sämtliche Produktdatenblätter und Zertifikate sind damit einfach und immer aktuell verfügbar", schildert Marcus Band weiter. "Das gilt auch für unseren Online-Auftritt. Die Dokumente können dabei automatisiert abgeholt und aktualisiert werden." Dokumente aus Microsoft Office sowie gescannte Informationen werden mit Bezug zu Kunden, Projekten und Produkten abgelegt. Bilder aus dem Filesystem sind ebenfalls eingebunden und werden automatisch
komprimiert. Eingehende Rechnungen werden automatisch über ELO verarbeitet und revisionssicher archiviert. Mit Hilfe der Business Logic Provider (BLP) Integrationslösung werden Business Templates auf Basis von flexiblen Regelwerken, die u.a. die Dokumenten-Indexierung, Rechtevergabe und Strukturerstellung leisten, Dokumente und Belege automatisiert verarbeitet und archiviert. Marcus Band weiß dieses Lösungsmodul besonders zu schätzen: "Die Verarbeitungsregeln für Dokumente können wir über das grafische Designer-Modul in vielen Fällen selbst konfigurieren."

Zeit und Kosten sparen

IBC SOLAR will die neue ECM-Lösung künftig noch intensiver nutzen und Workflows noch stärker integrieren. So können interne Prozesse und Abläufe deutlich optimiert und weitere Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert werden. Aber auch für externe Partner wird die Lösung in naher Zukunft eingesetzt: Über ein entsprechendes Extranet-Portal werden den Unternehmenspartnern gezielt Informationen für die spezifischen gemeinsamen Projekte bereitgestellt.

Ein ECM mit überzeugenden Vorteilen

Heute verfügt IBC SOLAR für die Zentrale in Deutschland und seine internationalen Tochtergesellschaften über ein umfassendes und rechtssicheres Dokumentenmanagement, das sich mit dem innovativen Unternehmen weiterentwickeln kann. "Unser Ziel einer einheitlichen Informationsplattform für die IBC SOLAR-Gruppe haben wir voll erreicht", bewertet Marcus Band den Erfolg des Projekts. "Nun wollen wir das Potential der neuen Lösung noch intensiver ausschöpfen und so unser Tagesgeschäft schneller, effizienter und produktiver gestalten."

Die einfache Ablage von Microsoft Dynamics NAV-Belegen

Besonders komfortabel gestaltet sich die Anbindung von Dokumenten und Belegen aus der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV. Auch hierfür wird der BLP eingesetzt. Der BLP Output Manager übernimmt die vollautomatische Verarbeitung von Druckausgaben aus dem ERP-System. Für den Photovoltaik-Spezialisten bedeutet diese serviceorientierte Architektur ebenso wie die Verknüpfung von E-Mails mit Geschäftsprozessen einen deutlichen Vorteil im Tagesgeschäft.

Kosteneinsparungen erzielt IBC SOLAR außerdem durch den automatischen Versand von Ausgangsrechnungen per E-Mail. Dabei werden Rechnungen auf einfache Weise signiert, in ELO integriert und per Mail versendet. Das alles geschieht in einem durchgängigen Prozess. Im Lager wird beim Arbeiten mit Packlisten und für die Handhabung von Rückläufern das zeitintensive Bearbeiten von Papierdokumenten stark vereinfacht. Fertig bearbeitete Packlisten und externe Belege werden einfach gescannt und über eine Barcodeerkennung dem entsprechenden Vorgang zugeordnet.