ELO cliente: Otto Ganter GmbH & Co. KG

Das im Schwarzwald ansässige Unternehmen Otto Ganter GmbH & Co. KG überzeugt als einer der weltweit führenden Normelemente-Partner mit einer Auswahl von mehr als 60.000 Produkten. Von der Entwicklung über den Vertrieb bis zur Herstellung – Otto Ganter vereint alle Kompetenzen par excellence. Hierfür setzt Otto Ganter nicht nur auf eine konsequente Weiterentwicklung des Produktportfolios und modernste Fertigung sowie Logistik, sondern auch auf eine ganzheitliche Digitalisierung der Unternehmensprozesse.

Die Vorteile eines Enterprise Content Management Systems hat Otto Ganter bereits vor der Zusammenarbeit mit ACTIWARE für sich entdeckt. In 2004 entschied sich Klaus Luft, IT-Leiter bei Otto Ganter, für den Einsatz von Habel in Verbindung mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV.

In Zusammenarbeit mit einem IT-Systemhaus wurde in 2011 die ELO ECM Suite eingeführt. „Das Habel-System war schon ein bisschen in die Jahre gekommen. Wir gehörten zu den ersten Habel-Anwendern – mit Millionen von Dokumenten in Habel. Da hatten wir die Sorge, ob all unsere Informationen und Dokumente verlustfrei und nachvollziehbar übernommen werden können“, berichtet Klaus Luft über die anfänglichen Bedenken von Otto Ganter GmbH & Co. KG. Nicht ohne Grund: Die Dokumentenübernahme und ERP-Anbindung an ELO bereiteten dem damals beauftragten IT-Systemhaus Probleme.

Bei der Dokumenten- und Datenübernahme aus Habel setzte ACTIWARE den ELO BLP ein. „Uns hat der ELO BLP die anfänglichen Ängste schnell nehmen können“, merkt Klaus Luft zufrieden an. Der Vorteil hier: Die Übernahme der bestehenden Dokumente und Daten aus Habel erfolgte nicht über eine programmierte Schnittstelle, sondern über ELO BLP Integrationsprozesse, die modelliert werden und die Transparenz der Verarbeitung erhöhen. Die Übernahme wurde auf Basis des Solution Template Trades, einer standardisierten Inhaltsorganisation für Handels- und Produktionsunternehmen, mit geringen Anpassungen durchgeführt. Die Anbindung von Microsoft Dynamics NAV erfolgte ebenfalls standardisiert über ein von ACTIWARE bereitgestelltes Application Template.

Die Übernahme der Dokumente von Habel mit ELO BLP wurde durch die Möglichkeit des Moduls ELO BLP Documentation wesentlich unterstützt: Prozesse der Übernahme sowie deren zugrundeliegende Konfiguration konnten per Knopfdruck dokumentiert werden. In Verbindung mit den zur Verfügung stehenden Standarddokumentationen wurde eine effiziente Antwort auf die Fragen nach Revisionssicherheit geliefert.

Dokumente, die in Habel nicht mit Microsoft Dynamics NAV verbunden waren und nur händisch abgelegt wurden, sind heute in einer ganzheitlichen Inhaltsorganisation verbunden. Diese werden durch die ELO Business Connect Sidebar (ELO BC) auf einfachste Weise nutzbar, z.B. mit Microsoft Dynamics NAV und Office. Herr Luft fasst die Vorteile der Sidebar wie folgt zusammen: „In der täglichen Arbeit unterstützt uns die Sidebar, indem sie sich im Hintergrund die passenden Informationen und Dokumente aus ELO zieht und uns kontextsensitiv bereitstellt. Informationen sind heute umfassend zu Geschäftspartnern und -vorfällen nutzbar.“

Durch optimierte Workflows wurde aus einer reinen Belegarchivierung mit Habel ein rundum genutztes Informationsmanagement mit ELO, das die Mitarbeitenden von Otto Ganter effizient in ihrer Tätigkeit unterstützt.