ELO cliente: RUCH NOVAPLAST GmbH

RUCH NOVAPLAST ist ein innovations- und technologieführendes Unternehmen für Produktlösungen aus Partikelschäumen in Europa. Seit über 50 Jahren und mit der Erfahrung von jährlich über 300 Neuprodukten entwickelt und produziert das Unternehmen Produktlösungen für die Fahrzeug-, Heizungs- und Lüftungsindustrie sowie für Anwendungen im Bereich Leichtbau, Hobby und Motorsport.

Nachdem das Unternehmen bereits erfolgreich Ressourcen mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX plant und verwaltet, sollten die im ERP-System vorgehaltenen Daten zum einen weiteren Geschäftsapplikationen zur Verfügung gestellt werden. Zum anderen sollte eine automatisierte Rechnungseingangslösung implementiert und Ausgangsbelege rechtskonform digital archiviert werden.
Nachdem RUCH NOVAPLAST sich für den Einsatz der ELO ECM Suite entschieden hatte, wurden die folgenden im Vorfeld definierten Ziele Schritt für Schritt umgesetzt:

• Automatische Rechnungseingangslösung mit Abgleich der Daten aus Microsoft Dynamics AX und Implementierung eines Workflows zur Rechnungsfreigabe 
• Rechtskonforme Archivierung von über Microsoft Dynamics AX erzeugten Ausgangsbelegen
• Nahtlose Integration von Microsoft Dynamics AX und der Digitalisierungsplattform
   

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Rechnungseingang automatisiert

Durch den Einsatz der ELO ECM Suite und mit Hilfe der Fachbereichslösung ELO Invoice ist es dem Unternehmen gelungen, den Rechnungseingangsprozess vollständig zu automatisieren. Eingehende Rechnungen werden über das Modul ELO DocXtractor vollautomatisiert erkannt, klassifiziert und mit den Lieferanten- und Bestelldaten aus Microsoft Dynamics AX abgeglichen. Im nächsten Schritt wird die Rechnung an ELO übergeben und ein Workflow zur Rechnungsbearbeitung und -freigabe gestartet. Dank der bereits vorhandenen Informationen wird der ELO Workflow direkt zum jeweils richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. Um der Geschäftsleitung und dem Controlling anpassbare Übersichten zur Verfügung zu stellen, kommt darüber hinaus ELO Invoice zum Einsatz. Über ein Dashboard können die Informationen zum Rechnungseingangsprozess damit jederzeit in Echtzeit visualisiert und ausgewertet werden.
Durch den Einsatz von ELO Business Connect werden in Echtzeit alle Dokumente zum aktuellen Microsoft Dynamics AX-Objekt angezeigt.

Ausgangsbelege rechtskonform archiviert 
Zudem werden alle ausgehenden Belege, die in Microsoft Dynamics AX erzeugt werden, über die intelligente Middleware ELO Business Logic Provider (BLP) automatisch als PDF an ELO übergeben. Dort werden die Belege vollautomatisiert mit den entsprechenden Metadaten versehen und in der Ordnerstruktur an der jeweils richtigen Stelle rechtskonform archiviert. 

Nahtlose Integration von ELO und Microsoft Dynamics AX 
Mit Hilfe von ELO Business Connect ist ein nahtloses kontextbezogenes Arbeiten zwischen der ELO ECM Suite und Microsoft Dynamics AX zu jeder Zeit sichergestellt. In Echtzeit werden in der ELO Business Connect Sidebar alle in Verbindung mit dem aktuellen Objekt stehenden Dokumente und Handlungsoptionen angezeigt.
 

Mit der Digitalisierungsplattform von ELO wurde bei RUCH NOVAPLAST ein leistungsfähiges System für modernes Enterprise Content-Management implementiert. Heute arbeiten bereits 70 Mitarbeiter mit ELO und nutzen die Vorteile der automatisierten Rechnungseingangslösung. Insbesondere die vielfältigen Möglichkeiten zur Datenvisualisierung und Analyse in Echtzeit, die ELO Invoice bietet, haben das Management des Schwarzwälder Traditionsunternehmens begeistert. Nicht zuletzt deshalb hat RUCH NOVAPLAST gemeinsam mit dem ELO Business Partner bereits weitere ECM-Projekte umgesetzt: Sämtliche Verträge im Unternehmen werden ELO Kundenreferenz seit 2018 mit der digitalen Vertragsmanagement-Software ELO Contract verwaltet. Außerdem wurde der mobile Zugriff auf das ELO System über Tablets und Smartphones mit Hilfe der ELO App realisiert. Damit ist RUCH NOVAPLAST für die digitale Zukunft gerüstet.