ELO cliente: Securiton

Leistungsstarke Verarbeitung großer Dokumentenmassen

Auf Basis von ELOprofessional gelingt der Securiton GmbH die Umsetzung eines ganzheitlichen Enterprise-Content-Managements (ECM) mit Einbindung aller Niederlassungen. Die gesamten Unternehmensdaten aus Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb oder Projektgeschäft werden in Abstimmung aufeinander unternehmensweit verwaltet und gesteuert. Securiton profi tiert von einem sicheren Informations- und Projektmanagement, das derzeit 120 Arbeitsplätzen zur Verfügung steht.

Securiton ist Hersteller von anspruchsvollen Alarm- und Sicherheitssystemen mit Präzision und Zuverlässigkeit. Seit 1991 ist die "Securiton GmbH" in Deutschland mit Hauptsitz im badischen Achern vertreten. Vom Problemlöser für spezielle Brandrisiken hat sich Securiton Deutschland zu einem Kompetenzzentrum für Brand-/Sonderbrandmeldesysteme, Einbruch-/Überfallmeldeanlagen, Sicherheitsleitsysteme sowie Video- und Zutrittskontrollanlagen entwickelt. Heute steht den Kunden in Deutschland eine fl ächendeckende Vertriebs- und Technikorganisation mit acht Niederlassungen und sieben Geschäftsstellen zur Verfügung.

Sicherheit nach innen wie nach außen

Die Konzeptionierung und Durchführung optimaler Sicherheitslösungen für den Kunden erfordert eine hohe Kompetenz und zuverlässige interne Abläufe bei der Securiton. Um das effiziente und sichere Handling der internen Prozesse und Informationen zu gewährleisten, hatte das Unternehmen bereits ein Enterprise-
Content-Management-System (ECM) im Einsatz. Das stetige Wachstum der Securiton GmbH zog jedoch bald eine steigende Prozess-Komplexität nach sich sowie die daraus resultierende Entscheidung, dass es ein neues ECM-System braucht.

Die Vorgabe war, eine Lösung zu finden, die eine ganzheitliche Prozessunterstützung mit Einbindung der insgesamt 14 Niederlassungen stemmt. Ein wichtiges Kriterium vorab betraf die saubere Übernahme der Alt-Daten aus dem bisher im Einsatz befindlichen Filenet-System in das neue ECM-System.

Praxiserprobte Lösungen

Im September 2008 schauten sich die Projektverantwortlichen der Securiton GmbH die Produkt-Lösungen führender ECM-Hersteller an. Nach einem Referenzkundenbesuch beschloss das Unternehmen die Einführung von ELOenterprise.

"Es stellte sich sehr schnell heraus, dass der ELO Business-Partner die Prozesse und das Business der Securiton GmbH versteht. Der Referenzkundenbesuch hat uns schließlich vollends überzeugt. Es hat sich gezeigt, dass die ELO-Technologie nicht nur in der Theorie viel verspricht, sondern dies auch in der Praxis hält. Die Verarbeitung großer Dokumentenmassen und die Abbildung komplexer Prozesse waren für uns die entscheidenden Faktoren für ELOenterprise", erklärt Daniel Schneider, Projektleiter bei der Securiton GmbH, die Entscheidung für ELO.

Vor dem Startschuss Anfang April 2009 erstellte Securiton gemeinsam mit dem ELO Business-Partner ein umfangreiches Projektkonzept. Ein essenzielles Vorgehen wie auch der Leiter der Organisationsentwicklung der Securiton GmbH betont: "Das Unternehmen ECM brauchen, steht für uns außer Frage. Die viel wichtigere Frage, die man sich als Unternehmer stellen muss, ist, wie kann ich mein Geschäft mit dem ECM-System optimal unterstützen. Hierfür ist die Analyse der bestehenden Prozesse und eine Zieldefinition unerlässlich."

Produkterweiterung für mehr Kundennähe

Die Analyse der Ist-Situation der vorhandenen Strukturen und insbesondere der Dokumente bei der Securiton GmbH zeigte, dass die Dokumente im Filenet-Archiv mit einer versionsabhängigen Verschlagwortung archiviert worden sind, d.h. jede neue Dokumentenversion erhielt gleichzeitig eine neue Verschlagwortungsversion.
Hier musste der Softwarehersteller direkt handeln: Die ELO Digital Office entschied ihr ECM-Produkt ebenfalls, um eine versionsabhängige Verschlagwortung zu erweitern. Hierdurch wurde die nahtlose Übernahme der Filenetdaten ins ELO-Archiv gewährleistet.

"Es spricht für die Kundennähe und das Verständnis unserer Anforderungen, dass die Softwarefunktionalitäten im Basis-Produkt erweitert worden sind. Sicherlich
werden noch andere Unternehmen von dieser Entscheidung profitieren", ist Herr Schneider überzeugt.

Für Securiton war diese Funktion essenziell, denn im Archiv liegen beispielsweise Produktblätter, die nach einem bestimmten Produktentwicklungsstand recherchiert werden, der aus der Verschlagwortung hervorgeht.

Nahtlose IT-Integration für zentrale Transparenz

Um die zentrale IT-Plattform zu komplementieren, wurde parallel zur Übernahme der Altdaten ins neue Archiv die ECM-Lösung über den ELO Business Logic Provider (BLP) Schritt für Schritt ausgerollt. Der Einsatz der Integrationslösung ermöglicht entsprechende Regelwerke für alle Ablagetechnologien schnell und einfach über einen grafischen Designer zu konfigurieren. Hierdurch ist unter anderem das ERP-System ES office des Herstellers ES 2000 nahtlos mit ELO verzahnt worden.
Das komplexe Projektgeschäft ist bei Securiton das A und O und besonders hier zeigen sich die Stärken der ELO-Lösung. Auf der ECM-Plattform bildet das Unternehmen sein komplettes Projektmanagement ab. Daniel Schneider erläutert die Bedeutung einer übersichtlichen Archivierung: "Im ERP-System befinden sich vor allem unsere kaufmännischen Unterlagen. Ein Projekt umfasst allerdings weitaus mehr und schließt Dokumente wie Gebäudepläne, E-Mails oder Projektpläne mit ein. Daher bilden wir unser gesamtes Vereinnahmungs- und Prozessoptimierungsgeschäft über den BLP in ELO ab, um die bestmögliche Transparenz zu schaffen."

Übersicht und Sicherheit

Im ECM-Archiv liegen die kompletten Kunden-, Lieferanten-, Einkaufs-, Verkaufs- oder Projektakten. Abteilungen wie der Einkauf oder der Verkauf haben ihre eigenen Archiv-Strukturen festgelegt. Alle relevanten Dokumente werden in ELO archiviert. Für die optimale Koordinierung der Unterlagen ins Archiv liefert der BLP die entsprechenden Regeln, und die Dokumente werden automatisch an die richtige Stelle archiviert. Der Zugriff auf Dokumente und Informationen ist mit einem ausgefeilten Rechtesystem gesichert.
Mitarbeiter finden jetzt vorgangsbezogen zu den jeweiligen Aufträgen z.B. die CAD-Pläne der Gebäude in ELO, oder der Produktsupport legt seine ganzen Erstellungsabläufe bezüglich der Handbücher oder Reparaturen im ECM-Archiv ab. Darüber hinaus lassen sich über einen konfigurierten Suchschlitz auf der Deskbar Informationen blitzschnell und komfortabel aufrufen.

Automatische Eingangsrechnungsbearbeitung

Die Securiton hat eine automatische Eingangsrechnungsbearbeitung mit dem ELO-Klassifizierungstool DocXtractor umgesetzt. Alle Rechnungen, die das Unternehmen erreichen, werden eingescannt und vom DocXtractor erfasst und ausgewertet. Die Daten werden in der Folge an das Finanzbuchhaltungssystem Diamant und das ERP-System ES office weitergegeben. Der ELO Business-Partner hat für die Securiton hier eine maßgeschneiderte und sehr komfortable
Kontierungsapplikation bereitgestellt, die Herr Schneider ausführt: "Die Ergebnisse aus dem DocXtractor werden in ELO gesammelt. Zur richtigen Einsortierung in die elektronischen Postfächer wird die vorhandene Klassifizierung genutzt. Spezielle Felder für die Kontierung ermöglichen die automatische Buchung mittels Datenübergabe aus dem ECM an das ERP-System. Die komplexen Ablaufprozesse sind dabei über das spezialisierte User-Interface der Kontierungsanwendung
für die Mitarbeiter ganz einfach abbildbar." Die Kontierungsapplikation spart sehr viel Zeit durch den Wegfall manueller Eingaben und eignet sich besonders für die Verarbeitung von Massendaten.

Wissen nach außen öffnen

Alle Niederlassungen greifen auf das zentrale ECM-Archiv über Citrix zu. Informationen stehen berechtigten Mitarbeitern blitzschnell und vorgangsbezogen zur Verfügung. Die Securiton GmbH profitiert von einem effi zienten und sicheren Projekt- und Qualitätsmanagement. In naher Zukunft ist darüber hinaus angedacht, externen Partnern über ein entsprechendes Portal gezielt Informationen für gemeinsame Projekte zur Verfügung zu stellen.