Toute la société profite d'une gestion des e-mails intelligente.
Dans le contexte professionnel, l'e-mail est le moyen de communication par excellence en termes d'échange des informations. En France, un usager professionnel reçoit en moyenne 34 mails par jour (source : Radicati Group). Dans une entreprise de taille moyenne employant 250 salariés, cela correspond donc à environ 8500 mails par jour. Pour 200 jours de travail, on arrive à 1,7 millions de mails par an - et la tendance est à la hausse. Mais comment faire face à des besoins toujours croissants de communication ?
Par ailleurs, il s'agit de trouver les bonnes solutions tout en gardant un équilibre entre les directives légales de conservation et la protection des données. Comment enregistrer les e-mails professionnels tout en respectant les directives légales ?
Une gestion des e-mails efficace permet de garantir une certaine capacité sur le serveur, de réduire les temps de sauvegarde et de profiter de processus fiables - et ce, que les serveurs de messagerie soient hébergés en local ou dans le cloud. Les solutions de gestion des e-mails proposent également des interfaces pour les services cloud, comme Microsoft 365, ce qui peut faire partie d'une stratégie ECM globale dans votre société. De cette manière, les services de messagerie peuvent fonctionner parfaitement ensemble.
Un autre aspect central est l'archivage : la conservation durable des e-mails à un emplacement central, dans le respect des directives légales, et où vous serez en mesure de les retrouver facilement et à tout moment. Un système ECM est un tel outil, étant donné qu'il respecte parfaitement toutes les dispositions légales en termes de conservation des données. Un système ECM permet, à tout moment, de respecter les directives du RGPD, par exemple via des concepts d'autorisations et des contrôles d'accès.
La gestion des e-mails signifie aussi d'associer et de transférer les e-mails aux processus métiers. De nombreux services en profiteront, notamment la comptabilité. Avec les outils d'analyse qui font partie de notre système ECM, vous avez en main toutes les clés pour une gestion des e-mails efficace. Par exemple, si un e-mail contient des données de facture, comme le numéro de facture et le montant, ou que la facture a été ajoutée en tant qu'une pièce-jointe, celle-ci peut être assignée directement au processus des factures entrantes. De cette manière, vous ne raterez plus les délais pour bénéficier de l'escompte et le service de comptabilité sera efficace comme jamais.
Plusieurs automatismes, comme un bon filtre anti-spam par exemple, font également partie intégrante de la gestion des e-mails au sein de la société. Des nouvelles possibilités d'automatisation, comme les réponses automatiques par exemple, sont essentielles, et sont d'une grande utilité dans de nombreux services. Les possibilités qui s'offrent à vous grâce aux réponses automatiques, englobent aussi bien une simple confirmation de réception qu'une communication automatisée – et seront encore plus importantes à l'avenir.
L'analyse des e-mails, qui comprend aussi bien l'en-tête que toutes les informations contenues dans le mail, repose de plus en plus sur les mécanismes de l'intelligence artificielle. Sur la base de cette analyse intelligente sont créées des réponses automatiques. Par exemple, si votre client a une requête au sujet d'un produit, les contenus de sa demande peuvent être utilisés pour préparer une réponse automatique. Cela s'avère très pratique, notamment pour le service commercial, ou encore pour la comptabilité.
Moins, c'est plus : finis les échanges interminables
Il est très important de ne pas être confronté à une multitude de mails inutiles. Regardez de plus près : combien d'e-mails sont totalement inutiles et pourraient être évités? Pour se faire, les systèmes ECM vous proposent de nombreuses solutions. Les nouvelles possibilités collaboratives permettent de réduire les mails.
La solution : la gestion des e-mails intégrée dans une solution ECM.
La gestion des e-mails dans votre société n'est pas un problème à part, elle doit plutôt être considérée comme faisant partie intégrante d'une stratégie informatique globale. La base d'une telle stratégie est un système d'Enterprise Content Management, qui s'intégre parfaitement avec votre infrastructure.
La société Würth Elektronik mise sur une gestion des e-mails intégrée
Nous déposons tous nos mails de manière automatisée - ainsi, aucune information n'est perdue.
Thomas Kalmbach, Responsable de service Business Applications, Würth Elektronik GmbH & Co. KG
Votre chemin vers une gestion des e-mails intelligente
Grâce à notre système ECM, vous créez la base nécessaire pour améliorer la gestion de l'information au sein de votre entreprise. Sur cette base, vous pouvez construire votre solution de gestion du courrier électronique individuellement et en respectant toutes vos exigences :
Que votre infrastructure soit basée sur Microsoft 365 et Exchange, Microsoft Office et Outlook ou sur HCL (IBM) Notes – avec les solutions logicielles d'ELO Digital Office, votre gestion des e-mails a une longueur d'avance.
