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La solution GED dédiée au secteur public et aux administrations d’ELO, vous permet de gagner du temps dans la gestion des documents et des informations tout en respectant les différents process de dématérialisation.

Découvrez nos solutions de gestion électronique de dossier pour les administrations

En tant que Mairie, organismes d'État ou collectivités territoriales vous gérez quotidiennement de nombreux documents au format papier et électronique : les lettres par la poste où les factures de vos fournisseurs. Vous êtes également soumis à de nombreuses normes européennes qui imposent la dématérialisation de certains outils. 

La GED d’ELO pour le secteur public et les administrations va vous permettre de gagner du temps dans la gestion des documents et des informations tout en respectant les différents process de dématérialisation.

L'époque du "tout papier" est révolue. Bon nombre de processus peuvent désormais être dématérialisés. Notre solution ECM (Enterprise Content Management) vous accompagne dans votre métier et aide à respecter les directives légales.

  • Simple d'utilisation et personnalisable
  • Accès rapide à l'information
  • Intégration possible dans tous les environnements de travail

Avantages

Workflows
 

Simplifiez les flux de documents et d'informations grâce à la gestion des processus ELO.

Une recherche performante

Grâce à des mécanismes de recherche intelligents, les informations et documents sont à portée de main. 

Un accès mobile
 

Les informations sont disponibles sur tous supports multimédia (ordinateur, tablette, smartphone). Vous pouvez travailler lors de vos déplacements.

Conformité à la loi

Les données sensibles peuvent être archivées conformément aux directives légales.

Une gestion des versions efficace

La gestion du versioning permet de travailler avec le bon document à chaque instant.

Des autorisations individuelles

Un concept d'autorisation clair permet de définir en détail les droits d'accès aux données. 

Une réduction des coûts
 

Les archives papier onéreuses font désormais partie du passé.

L'intégration de systèmes tiers

Les applications métiers peuvent être intégrées très simplement : vous profitez d'une synchronisation de l'information sur l'ensemble de vos systèmes.

Un travail d'équipe productif

Grâce à des outils de collaboration intégrés, vous accédez à un échange d'information facilité et un travail d'équipe efficace.

La GED dans le secteur public et les administrations : l'exemple de la commune de Huisseau sur Cosson

La commune du Huisseau sur Cosson est une petite commune près de Blois, dans le département du Loir-et-Cher en France dont le défi à été de trouver une solution intelligente pour traiter de manière efficace tous les courriers électroniques entrant. Afin de réduire ses coûts d’impression et d’optimiser le temps de travail des équipes sur la gestion des courriers entrant à numériser, Huisseau sur Cosson a opté pour la solution GED destinée au secteur public et aux administrations. Depuis l’introduction d’ELO professional, la numérisation du courrier s’effectue tous les jours, il passe la reconnaissance optique et est enregistré dans la base de données de l’archive. ELO professional distribue ensuite messages et documents dans les boites de réception des personnes concernées selon un workflow de validation.

Consultez le dossier complet GED administration publique : la commune de Huisseau sur Cosson

ELO a accompagné la commune du Huisseau sur Cosson dans son processus de digitalisation des systèmes des documents et le classement ainsi que la gestion à distance des projets externes.  

Afin de gérer efficacement le stockage et la recherche de documents, ELO à mis en place une solution de gestion électronique des documents avec des outils tels que : 

  • Un accès aux dossiers de projet avec l’outil ELO for Mobile Devices, 
  • Une salle de courrier digitale avec le workflow ELO

Des outils qui permettent de gagner du temps sur le traitement des courriers et des recherches avec un temps écourté de traitement et un accès mobile aux fichiers projet.
 

Solutions de dématérialisation pour le secteur public et les administrations

Pour les mairies et les administrations, la gestion des courriers entrants est impérative pour : 

  • Transmettre au format électronique les courriers entrants vers les équipes et collaborateurs ainsi que vers d’autres services concernés depuis l’écran tactile de votre outil multifonction.
  • Classer les courriers entrants de façon organisée avec des dossiers et sous-dossiers en fonction de différents critères comme la date de réception dans votre digital mailroom. 
  • Conserver une traçabilité du traitement de vos courriers avec une réponse dynamique liée et apportée au courrier original.
  • Partager l’information grâce à des outils de collaboration intégrés et accéder à un échange d’information facilité et un travail d’équipe efficace.
  • Mettre en place les applications métiers pour le partage des documents entre toutes les applications, sites et les services : petite enfance, police municipale, DGS..

Dans un contexte où l’Etat prévoit progressivement de digitaliser les structures publiques, les administrations publiques doivent faire face à une gestion multi-flux. Aussi, pour répondre à ce challenge, ELO permet à ces structures publiques de gérer au mieux leurs documents électroniques et cela, quel que soit le format de réception : PDF, papier etc..
 

Finies, les montagnes de papier - il est temps de profiter de systèmes intelligents

Il n'y a pas si longtemps que cela, des armoires pleines à craquer étaient la norme chez FONDIR, une société de fonds. C'était un véritable challenge de retrouver des documents et informations, d'optimiser les processus et de travailler ensemble sur des documents.

Avec ELO ECM Suite, une archive respectant les directives légales a été créée. Non seulement, il y a plus de place dans le bureau, mais de plus, le logiciel permet de retrouver les documents en un clin œil et de travailler de n'importe où. Le résultat : des conditions de travail optimisées et des processus irréprochables.

En savoir plus

Avec ELO, nous avons relié les différentes composantes de notre environnement informatique. Nos processus sont désormais transparents et continus.

Albert Malär, directeur du service datawarehouse et informatique (ADI) du département de l'instruction publique et du sport de la ville de Zurich

"Avec ELO, nous avons relié les différentes composantes de notre environnement informatique. Nos processus sont désormais transparents et continus."

Albert Malär, directeur du service datawarehouse et informatique (ADI) du département de l'instruction publique et du sport de la ville de Zurich

Nos partenaires certifiés se feront un plaisir de vous accompagner dans la planification
et la réalisation de vos projets.