En tant que Mairie, organismes d'État ou collectivités territoriales vous gérez quotidiennement de nombreux documents au format papier et électronique : les lettres par la poste où les factures de vos fournisseurs. Vous êtes également soumis à de nombreuses normes européennes qui imposent la dématérialisation de certains outils.
La GED d’ELO pour le secteur public et les administrations va vous permettre de gagner du temps dans la gestion des documents et des informations tout en respectant les différents process de dématérialisation.
L'époque du "tout papier" est révolue. Bon nombre de processus peuvent désormais être dématérialisés. Notre solution ECM (Enterprise Content Management) vous accompagne dans votre métier et aide à respecter les directives légales.
Les données sensibles peuvent être archivées conformément aux directives légales.
La commune du Huisseau sur Cosson est une petite commune près de Blois, dans le département du Loir-et-Cher en France dont le défi à été de trouver une solution intelligente pour traiter de manière efficace tous les courriers électroniques entrant. Afin de réduire ses coûts d’impression et d’optimiser le temps de travail des équipes sur la gestion des courriers entrant à numériser, Huisseau sur Cosson a opté pour la solution GED destinée au secteur public et aux administrations. Depuis l’introduction d’ELO professional, la numérisation du courrier s’effectue tous les jours, il passe la reconnaissance optique et est enregistré dans la base de données de l’archive. ELO professional distribue ensuite messages et documents dans les boites de réception des personnes concernées selon un workflow de validation.
Consultez le dossier complet GED administration publique : la commune de Huisseau sur Cosson
ELO a accompagné la commune du Huisseau sur Cosson dans son processus de digitalisation des systèmes des documents et le classement ainsi que la gestion à distance des projets externes.
Afin de gérer efficacement le stockage et la recherche de documents, ELO à mis en place une solution de gestion électronique des documents avec des outils tels que :
Des outils qui permettent de gagner du temps sur le traitement des courriers et des recherches avec un temps écourté de traitement et un accès mobile aux fichiers projet.
Pour les mairies et les administrations, la gestion des courriers entrants est impérative pour :
Dans un contexte où l’Etat prévoit progressivement de digitaliser les structures publiques, les administrations publiques doivent faire face à une gestion multi-flux. Aussi, pour répondre à ce challenge, ELO permet à ces structures publiques de gérer au mieux leurs documents électroniques et cela, quel que soit le format de réception : PDF, papier etc..
Il n'y a pas si longtemps que cela, des armoires pleines à craquer étaient la norme chez FONDIR, une société de fonds. C'était un véritable challenge de retrouver des documents et informations, d'optimiser les processus et de travailler ensemble sur des documents.
Avec ELO ECM Suite, une archive respectant les directives légales a été créée. Non seulement, il y a plus de place dans le bureau, mais de plus, le logiciel permet de retrouver les documents en un clin œil et de travailler de n'importe où. Le résultat : des conditions de travail optimisées et des processus irréprochables.
Avec ELO, nous avons relié les différentes composantes de notre environnement informatique. Nos processus sont désormais transparents et continus.
Albert Malär, directeur du service datawarehouse et informatique (ADI) du département de l'instruction publique et du sport de la ville de Zurich