Avec ELO, vos visiteurs se sentent parfaitement encadrés, dès le premier moment. Le logiciel vous propose tout ce qui peut être important en matière de gestion des visiteurs : la qualité de l'accueil, le suivi, la sécurité et le contrôle pour tous les visiteurs, tout en garantissant une grande flexibilité (par exemple la gestion des visites non planifiées). Grâce à cette solution, vous avez toujours un aperçu des personnes présentes à un moment T.
Vous pouvez capturer et gérer toutes les données utilisateurs de manière digitale. Soyez-en sûr : la gestion des utilisateurs ELO marquera vos visiteurs. Pour des processus rapides, efficaces et des visiteurs satisfaits. Profitez de toutes les fonctions de la Business Solution ELO Visitor pour des processus rapides, efficaces et sécurisés ainsi que des visiteurs satisfaits.
Même dans un contexte de crise sanitaire, accueillez des visiteurs en toute sécurité et tout en respectant les directives liées au Covid. Vous pouvez par exemple proposer un questionnaire de santé et des fonctions de journalisation avancées. En cas de problème, ces outils vous permettront de voir très rapidement quels visiteurs se trouvaient à quel moment dans vos espaces commerciaux ou dans vos bureaux. Et ce, tout en respectant le RGPD.
Dans le cadre des activités quotidiennes de votre entreprise, les interactions avec vos clients, partenaires, fournisseurs ou collaborateurs externes sont essentielles et donnent régulièrement lieu à des visites dans vos locaux. La nature de votre activité, les protocoles en vigueur et les règles de sécurité à respecter impliquent le suivi d’une procédure plus ou moins contraignante vis-à-vis de l’accès visiteurs, leur circulation dans vos locaux et les zones auxquelles ils peuvent accéder, accompagnés ou non. La traçabilité des mouvements au sein de votre établissement est primordiale pour de multiples raisons. La mise en œuvre d’une solution de gestion intégrée de l’accès visiteurs va vous permettre d’optimiser et de structurer les flux physiques dans vos différents espaces.
La business solution ELO Visitor est une application métier développée par ELO pour gérer spécifiquement l’accès des visiteurs à vos locaux, siège social, sites de production ou entrepôts. Elle bénéficie du savoir-faire et de l’expertise des équipes ELO en termes de gestion numérique des flux documentaires et de gestion de workflow. Cette business solution de gestion des visiteurs, accessible via un navigateur, s’intègre dans un environnement fiable et sécurisé, avec une interface utilisateur full web intuitive et optimisée. Il s’agit d’une solution packagée de gestion de l’accès des visiteurs, rapidement opérationnelle, avec des temps d’implémentation réduits grâce à la présence de workflow et de formulaires standards personnalisables.
Comme présenté ci-dessus dans l’aperçu des fonctionnalités, la business solution ELO Visitor propose une couverture fonctionnelle étendue, qui prend en charge tous les aspects de la gestion de l’accès des visiteurs en entreprise. Autour de fonctions check-in, check-out performantes (gestion des visiteurs et groupe de visiteurs à la volée ou préenregistrée), le module de gestion des visiteurs simplifie et automatise la création des documents nécessaires à la visite (badge visiteur, check-list sécurité…), l’enregistrement des actions obligatoires (signature électronique du visiteur sur tablette lors des phases de check-in, check-out) et leur stockage dans une arborescence logique optimisée.
Cette plateforme innovante dédiée à l’accès des visiteurs participe à la mise en place d’une gestion performante des visiteurs au sein de l’entreprise. Grâce à des fonctionnalités ergonomiques et à un processus de workflow opérationnel, la création d’évènements à partir d’un formulaire web (interface de saisie à la volée de visite spontanée ou planifiée) et l’enregistrement du visiteur (fiche d’identité individuelle et groupe) sont simplifiés pour faciliter la saisie des données, la génération et l’édition de documents utiles comme le badge visiteur, les consignes de sécurité. Lors de l’enregistrement du visiteur, vous affectez sur la fiche d’accès visiteurs un responsable et un accompagnateur, que vous préviendrez dès l’arrivée du visiteur pour qu’il soit pris en charge et accompagné sur son lieu de rendez-vous. Au moment de la création de votre fiche d’accès des visiteurs, vous pourrez aussi préciser le moyen de transport utilisé par votre visiteur et enregistrer sa plaque d’immatriculation pour gérer l’accès au parking.
Lorsque vous vous connectez à votre interface de gestion de l’accès visiteurs, vous accédez directement via votre tableau de bord à une vue du calendrier des visites prévues par tranches horaires et à une vue par jour, avec l’ensemble des documents associés. Votre tableau de bord vous permet également d’éditer la liste des visiteurs, avec l’indication de leurs statuts (chek-in/chek-out). Si la création de la fiche d’accès visiteurs est validée, toutes les informations seront stockées dans l’arborescence (plan de classement) qui est générée lors de l’implémentation de votre business solution ELO Visitor. Tous les éléments sont disponibles et accessibles aux personnes autorisées (photo, documents spécifiques signés électroniquement par tablette…) pour tous les traitements comme la planification d’une nouvelle visite et la génération d’un nouveau badge visiteur personnalisé et de tous les documents nécessaires. De nombreux outils sont disponibles pour vous permettre de générer des statistiques personnalisées.
Le déploiement de votre module de gestion d’accès des visiteurs ELO Visitor renforce la fiabilité et la disponibilité de l’information relative aux flux de visiteurs dans votre entreprise. Vos visiteurs sont informés des procédures à respecter en termes de consignes de sécurité, de confidentialité… grâce aux documents que vous leur remettez. Vous êtes informé en temps réel de la présence de vos visiteurs et du lieu où ils se trouvent. Cela permet en cas d’incident, un incendie par exemple, de communiquer aux autorités et aux pompiers la liste des personnes présentes et une indication précise du lieu où se trouvent les visiteurs dans l’entreprise.
Le recours à une gestion dématérialisée d’accès des visiteurs plutôt qu’au traditionnel registre d'accueil des visiteurs permet au collaborateur en charge de l’accueil client de gagner du temps lors de l’enregistrement du visiteur. Le visiteur sera, quant à lui, favorablement impressionné par l’efficacité et le professionnalisme de votre accueil et la façon dont vous gérez sa venue dans vos locaux. En démontrant dès l’entrée de votre entreprise votre capacité à offrir une qualité de service supérieure et un traitement optimal du dossier visiteur, vous mettez en place les premières briques d’une relation basée sur la confiance.
Les Business Solutions sont des solutions logicielles intelligentes permettant de dématérialiser les processus des services clés de votre société. Les packages de solution sont déjà préconfigurés, leur mise en place est donc immédiate; néanmoins, il est possible de les adapter à des exigences individuelles. Les Business Solutions complètent parfaitement ELO ECM Suite et créent les conditions idéales pour la transformation numérique de votre société.