Elargissez votre environnement Microsoft avec de nombreuses fonctions ECM de ELO ECM Suite.
Vous travaillez avec Microsoft et vous êtes à la recherche d'une solution pour déposer vos données et documents, les gérer et les intégrer dans les processus commerciaux, et ce, de façon intégralement numérique ?
ELO Digital Office développe depuis de nombreuses années des solutions de GED parfaitement intégrées à l’environnement Microsoft. Cela fait plus de 20 ans qu'ELO Digital Office et Microsoft cultivent un partenariat de développement. Le déploiement de ces applications ECM au cœur de votre système d’information permet la dématérialisation de vos processus et la gestion de l’information de bout en bout. Mais pour que cette solution ELO ECM Suite soit efficiente et garantisse l’efficacité des processus, la sécurité des flux et la disponibilité de l’information auprès de tous les collaborateurs de l’entreprise, l’application doit pouvoir s’interfacer de manière transparente et sécurisée avec tout votre écosystème informatique, ERP, CRM, outils de communication et de bureautique.
Parmi les différents connecteurs possibles, ELO propose un ensemble d’outils dédiés aux logiciels Microsoft, avec des solutions d’intégration aux solutions Microsoft SharePoint, Microsoft Office, Microsoft Outlook et Microsoft Teams. Le résultat : des coûts réduits, des informations plus accessibles et des processus internes simplifiés.
Un travail de projet en commun, grâce à ELO et Microsoft Teams
La solution Microsoft Teams propose un grand nombre de solutions dédiées au travail collaboratif et à la communication entre les différents acteurs de l’entreprise, comme la vidéoconférence, le partage d’écran, le partage de fichiers, la messagerie instantanée, les appels ou les réunions en ligne. La mise en œuvre de ELO for Microsoft Teams permet d’enrichir votre environnement Microsoft Teams avec les fonctionnalités ECM d’ELO
À partir des groupes et utilisateurs Microsoft Teams, partagez des documents, projets et dossiers stockés sur ELO ECM Suite via la fonction "Partager dans Microsoft Teams“. Accédez à toutes les fonctionnalités pour créer une nouvelle version d’un document à travers votre interface Microsoft Teams et ajoutez de nouveaux documents par glisser-déposer. Vous pouvez également modifier le partage de votre plan de classement ELO avec différents groupes Teams Microsoft.
Via ELO Integration Client, vous avez la possibilité d'intégrer non seulement des documents individuels, mais aussi des classeurs de projets directement dans Microsoft Teams, depuis le système ELO. Ainsi, les documents pertinents sont disponibles à un seul et même emplacement.
Vous pouvez aller encore plus loin et ajouter ELO Bot for Microsoft Teams (une application ELO intégrée dans la plateforme collaborative) à une équipe, un chat ou une réunion. De cette manière, vous pouvez déclencher une recherche dans le système ELO, et vous pouvez ajouter des documents déposés dans ELO à Microsoft Teams. Vos collègues peuvent ouvrir ces liens dans le navigateur par le biais du client Web ELO. Par ailleurs, ELO Bot vous informe sur vos tâches dans ELO ECM Suite, par exemple, des validations de factures ou des approbations. De plus, ELO Bot for Microsoft Teams peut être connecté aux ELO Business Solutions, notamment pour créer de nouveaux contacts ou planifier des réunions et visites. Avec cette interface, il est également possible de valider ensemble une facture, ou encore de peaufiner les détails d'un contrat lors d'un entretien d'embauche virtuel.
Une collaboration parfaite avec ELO ECM Suite et Microsoft 365
Avec la fonction Check-out dans OneDrive, intégrée dans ELO ECM Suite, vous pouvez travailler en collaboration sur les documents enregistrés dans ELO ECM Suite, en ligne dans Microsoft 365, via un navigateur Web ou dans l'application. En cliquant sur le bouton correspondant, vous pouvez soumettre un document au check-out, l'éditer dans Microsoft 365 et partager le lien vers le document avec vos collègues ou d'autres utilisateurs, même s'ils ne disposent pas d'un accès au système ELO. Après le traitement, vous pouvez soumettre le document au check-in via la fonction "Téléchargement et check-in", et tous les utilisateurs seront à jour.
Une intégration optimale : voici comment fonctionne l'intégration entre ELO ECM et Microsoft 365
Enregistrez tous vos documents Office et vos e-mails provenant d'Outlook dans ELO, et accédez-y quand cela vous chante.
Pour la gestion de projets, tous les documents ELO sont disponibles directement dans Teams.
Depuis SharePoint, accédez aux documents enregistrés dans ELO, ou sauvegardez vos documents SharePoint dans ELO ECM Suite.
Travaillez en collaboration sur des documents dans Microsoft 365 en utilisant la fonction Check Out to OneDrive dans ELO ECM Suite.
ELO pour Microsoft Outlook
L’intégration des emails dans la gestion centralisée du courrier entrant et sortant est un enjeu fort puisque, aujourd’hui, l’entreprise traite un volume considérable d’informations par courrier électronique. Les échanges au sein de l’entreprise ou à l’extérieur (clients/fournisseurs/partenaires) se font de manière dématérialisée et doivent impérativement intégrer des processus unifiés de gestion du courrier.
Depuis Microsoft Outlook, la GED ELO permet l’intégration des e-mails ainsi que les pièces jointes (factures/contrats/commandes…) dans ces processus métiers et les workflows de courrier entrant et sortant. La récupération des emails depuis le serveur se fait par l’intégration à la suite applicative ELO ECM du module ELO XC. Parfaitement intégrée à votre interface de travail Windows habituelle, ELO Desktop Client pour Microsoft Outlook facilite votre gestion des emails (dépôt structuré, archivage suivant les règles définies au sein de votre entreprise, homogénéisation des traitements des courriers entrants et sortants, conservation des informations…).
Dépôt des e-mails via un glisser-déposer dans le système ELO
Recherche globale aussi bien dans Outlook que dans ELO
Intégration dans Outlook de l'affichage ELO et de l'aperçu de document
Représentation directe de l'archive dans Outlook
Pour en savoir plus sur l'intégration des e-mails à votre ECM ELO, cliquez ici.
ELO pour Microsoft Office
La suite Microsoft Office fait partie des solutions bureautiques standards les plus utilisées dans les entreprises. L’extension développée par ELO pour l’intégration à Microsoft Office permet d’ajouter directement dans votre bureau Windows sous forme d'une barre latérale les fonctionnalités de GED ELO ECM Suite. La solution ELO Desktop Client vous permet d’inclure de manière totalement transparente et d’un seul clic vos documents Office, Microsoft Word, Microsoft Excel et Powerpoint dans les systèmes de GED ELO et les processus workflow.
Déplacer les documents Microsoft Office dans votre archive ELO en un seul clic
Une collaboration sûre dans le système ELO grâce à la fonction check-in/check-out
A chaque check-in, une nouvelle version est créée
Un travail sans barrières grâce à la fonction vocale de Microsoft
Explication flexible : on-premise, cloud et hybride
Par ailleurs, ELO Interface for Microsoft Office Online vous permet de visualiser les documents Microsoft Office directement dans le navigateur, et de travailler dessus avec d'autres utilisateurs.
ELO pour Microsoft Sharepoint
Le module ELO for Microsoft SharePoint décloisonne le domaine d’application de la solution Microsoft SharePoint en intégrant toutes les données stockées depuis Microsoft SharePoint vers ELO. Cette solution logicielle permet une centralisation du stockage et l’archivage de l’information dans ELO ECM Suite. Elle rend l’information exploitable et disponible à tous suivant les règles et processus établis, et donne accès aux documents Microsoft SharePoint depuis votre interface ELO. Ces nouvelles fonctionnalités sont directement accessibles depuis votre portail Microsoft habituel pour simplifier la prise en main par les utilisateurs de votre plateforme ECM ELO.
Pour en savoir plus sur l'intégration de Sharepoint à votre ECM ELO, cliquez ici.
