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Vous souhaitez dématérialiser les processus de votre société ?
N'hésitez pas à nous contacter.
Quel volume de courrier recoit votre entreprise généralement ?
Que ce soit par e-mail, par voie postale ou encore par fax, les sociétés sont submergées par des factures, des commandes, des arrêts maladie, des contrats etc. Et ce, jour après jour.
Combien de temps s'écoule-t-il jusqu'à ce que les informations entrantes arrivent là où il faut ?
Et comment maîtriser le courrier entrant ?
Les défis à relever sont nombreux
Quand il s'agit du courrier entrant, les sociétés doivent faire face à de nombreux défis : il s'agit de transmettre les documents à tous les collaborateurs, même ceux qui sont en télétravail.
C'est là que réside tout le problème : comment faire parvenir le courrier aux collaborateurs lorsqu'ils sont en télétravail ? La conséquence : un problème de priorités et un manque de réactivité.
C'est là qu'entre en jeu le concept de dématérialisation
Avec un système d'Enterprise Content Management, vous avez une base de travail parfaite pour être plus efficace, et ce, dès la distribution du courrier entrant.
Grâce à différents composants de numérisation et l'intelligence artificielle, nous avons créé une solution logicielle intelligente pour gérer votre boîte de réception.
Cette solution est capable de reconnaître les priorités de certaines requêtes, ce qui améliore votre réactivité.
Les documents arrivent dans la boîte de réception de différentes façons. Là, ils sont classés et analysés à l'aide de modèles de langage et de méthodes d'apprentissage automatique, et les données figurant sur le document sont extraites. En fonction du processus reconnu, les documents peuvent être transmis dans le workflow.
Où en est-on dans la pratique ?
Les possibilités offertes par la gestion du courrier entrant sont nombreuses et variées. Voici deux exemples qui montrent les avantages d'une solution intelligente :
Avis d'arrêt de travail
Un collaborateur envoie son avis d'arrêt de travail par voie postale. Le document est numérisé, analysé et enregistré directement dans le dossier RH du collaborateur. Par ailleurs, d'autres processus peuvent être programmés en aval : par exemple, les collègues peuvent être informés de manière automatisée de l'arrêt de travail, ou une gestion de remplacement peut être mise en place.
Réservation d'une chambre d'hôtel
Vous souhaitez réserver une chambre d'hôtel pour un déplacement professionnel et vous envoyer une demande par e-mail. L'établissement vous envoie une offre et vous effectuez une réservation.
Avec les informations contenues dans les e-mails (la date, le montant, le numéro de réservation), les e-mails suivants seront directement associés au collaborateur concerné.
Quatre étapes pour une boîte de réception structurée
Une boîte de réception centrale
Les documents entrants sont transmis à votre système ECM. Qu'il s'agisse de factures sous forme de documents papier, d'e-mails et de leurs pièces-jointes ou de documents reçus par fax, pour le traitement ultérieur, la provenance du courrier importe peu.
Classification et analyse des données
Après la réception du courrier, les documents sont classifiés à l'aide du module de classification ELO DocXtractor qui travaille avec l'intelligence artificielle.
Le type du document est déterminé et le système détecte la suite du processus. Les informations pertinentes sont extraites directement à partir du document pour la suite du traitement.
Transmission aux services
Les documents sont déplacés dans les boîtes de réception des différents services en fonction des informations contenues dans les documents.
S'il manque des informations sur le document ou que celles-ci ne peuvent pas être déterminées, il reste dans la boîte de réception générale avant d'être associé manuellement à une boîte de réception par un collaborateur.
Transmission dans le workflow
Dès qu'on document a été déplacé dans la boîte de réception d'un service, le document peut être traité selon le workflow determiné. Les documents qui ne sont pas associés au bon service peuvent à tout moment être déplacés dans les boîtes de réception d'autres services. Un des avantages considérables est la capacité d'auto-apprentissage de la solution : la fois d'après, un document similaire sera transféré dans la bonne boîte de réception.
Focus sur ScanPro for ELO, outil professionnel de numérisation
A mesure de son utilisation et de son déploiement au sein de l’Entreprise, la GED est naturellement amenée à recevoir une grande variété de documents. Certains sont nativement numériques, tandis que d’autres, papiers à l’origine, auront été scannés. Pour intégrer ces derniers, la solution ECM d’ELO possède toutes les fonctionnalités nécessaires, qu’ils proviennent d’un périphérique « multifonctions », ou d’un scanner d’appoint connecté au poste utilisateur. Il arrive cependant que les volumes ou les attentes fonctionnelles soient tels que la numérisation devienne un sujet à part entière. Dès lors, il devient inévitable de recourir à ScanPro for ELO, outil professionnel de numérisation et pré-indexation.
ScanPro est capable de piloter à vitesse optimale la plupart des scanners documentaires professionnels du marchés (pourvus d’un driver Twain / ISIS), ou d’importer des images. Ses capacités d’extraction permettent de récupérer en temps réel des informations texte dactylographiées (OCR zoné) ou Code-Barres (1D, 2D, Patch), et de les exploiter pour :
- Séparer les documents les uns des autres, et les hiérarchiser (par exemple en lot / plis / documents)
- Les pré-indexer automatiquement
Ces informations peuvent être enrichies par des actions de l’utilisateur, par le biais notamment d’une interface et de boîtes de dialogues entièrement personnalisables. Il devient dès lors possible d’alimenter ELO par des informations déjà structurées, prêtes à archiver ou à être enrichies au cours de processus métier.
ScanPro for ELO se révèle ainsi être le meilleur allier des services courrier et des ateliers de numérisation.
La dématérialisation commence dès la réception des marchandises
L'entreprise Carelli, située au sud de l'Italie, mise sur des processus pour la réception de leur marchandise : plus de 1500 documents sont transmis automatiquement aux processus en aval, ce qui représente un gain de temps et d'argent considérable. Il s'agit notamment de factures, de bons de livraisons, de bons de commande, etc.
"Grâce à ELO, nous avons réussi à automatiser de manière intelligente et efficace la gestion du courrier entrant et le processus de réception des marchandises."
Stefano Incerto, directeur du service informatique, Carelli Srl
Nos solutions pour une gestion intelligente du courrier entrant
Une plateforme de dématérialisation centrale
ELO ECM Suite est l'outil parfait pour tous vos processus numériques, y compris pour votre boîte de réception. Les fonctionnalités de la boîte de réception et les structures de dépôt dynamiques facilitent la répartition des documents entrants. Dans l'archive centrale, ces documents sont enregistrés conformément aux directives légales et ils sont disponibles à tout moment.
Analyse de documents intelligente
ELO DocXtractor classifie et analyse les documents entrants et extrait les informations du document correspondant.
Le système travaille avec des technologies d'intelligence artificielle et dispose d'un outil d'auto-apprentissage, ce qui lui permet d'analyser les documents et assigner les processus commerciaux en aval.
Gestion des e-mails basée serveur
Notre solution de gestion des e-mails, ELO XC, effectue le dépôt automatique et l'archivage conforme à la législation de vos e-mails. Cela permet non seulement de désencombrer vos boîtes aux lettres Microsoft Exchange, mais aussi d'utiliser efficacement les informations contenues dans les e-mails pour les processus en aval.
Contacter les partenaires ELO
Vous souhaitez mettre en place ELO dans votre entreprise ?
Rien de plus simple : nos partenaires se feront un plaisir de vous aider ! ELO dispose d'un réseau international de partenaires commerciaux qui vous seront d'une précieuse aide lors de la sélection, de la mise en place et de l'ajustement de nos logiciels. Les partenaires ELO sauront répondre à vos exigences individuelles et vous proposer un système ECM sur-mesure au top de la technologie.
