La dématérialisation des processus métiers dans l’entreprise, la mise en œuvre de workflows et le développement de la GED constituent le socle idéal pour accélérer la transformation digitale de la gestion des ressources humaines. ELO HR Personnel File, la solution RH de la Suite ELO ECM, incarne cette nouvelle approche de la GED appliquée à la gestion du personnel.
Expertes en gestion de contenus d’entreprise, les équipes ELO ont mis au point à travers cette application métier une solution innovante de dématérialisation des dossiers du personnel tirant profit de cet environnement technologique avancé. Celle-ci propose un stockage centralisé et sécurisé des données et des documents, des outils collaboratifs et d’analyse performants, la disponibilité et l’actualisation en temps réel de l’information. Ce module RH est un outil puissant de gestion du parcours entreprise du collaborateur. Il est strictement conforme à la réglementation RGPD.
Qu'il s'agisse des déclarations de maladie ou des attestations de retraite - le service RH est confronté à de nombreux documents papier qui contiennent des données sensibles. Avec ELO HR Personnel File, toutes les données sont enregistrées à un seul et même emplacement. Un atout en termes de sécurité.
Dans le dossier RH digital, toutes les données des collaborateurs sont protégées d'un accès non autorisé et leur dépôt se fait en toute transparence, conformément au RGPD. Les délais qui sont liés à des périodes d'essai ou à des contrats bien précis, peuvent être respectés grâce à une fonction calendrier intégrée et des messages automatisés. Des modèles pour les check-listes facilitent la gestion au quotidien. ELO HR Personnel File vous permet également de créer un organigramme en quelques clics.
La dématérialisation de nos documents commerciaux et la mise en place d'ELO HR Personnel File sont des éléments majeurs de notre stratégie d'innovation.
Josue Ruiz, Directeur général, Hochland Kaffee Hunzelmann GmbH und Co. KG
Les Business Solutions sont des solutions logicielles intelligentes permettant de dématérialiser les processus des services clés de votre société. Les packages de solution sont déjà configurés, leur mise en place est donc immédiate; néanmoins, il est possible de les adapter à des exigences individuelles. Les Business Solutions complètent parfaitement ELO ECM Suite et créent les conditions idéales pour la dématérialisation de votre société.
La dématérialisation des dossiers du personnel, rendue possible grâce à l’intégration des processus métiers spécifiques de la gestion des ressources humaines à la GED, apporte une amélioration considérable à la gestion des données du personnel et des échéances. L’information est immédiatement disponible via une arborescence claire et fonctionnelle. Toutes les données personnelles sont sécurisées (respect des normes RGPD), et lors des processus de workflow, les accès sont restreints en fonction du niveau de confidentialité de l’information et du statut de l’interlocuteur. La solution ELO HR Personnel File est une interface agile entre les RH, le collaborateur et l’entreprise (directions, responsable d’équipe, service de paie…). Elle favorise l’interactivité, fluidifie les échanges en mode self-service (client web ELO) et sécurise les prises de décision en s’appuyant sur un suivi en temps réel des évènements liés au parcours du collaborateur et sur des outils d’analyse paramétrables.
La dématérialisation des dossiers du personnel permet une réduction des coûts de traitement et de validation des dossiers individuels et un gain de temps important dans l’accomplissement de ces tâches. L’intégration de fonctionnalités avancées à la gestion des ressources humaines combinée à la GED simplifie l’automatisation des procédures (gestion des échéances d’entrée/sortie, génération du processus d’entrée, génération de contrat, suivi des évaluations…), la mise à jour en temps réel des données, et assure la traçabilité de tous les flux et évènements. Grâce à la dématérialisation des dossiers du personnel, les ressources humaines sont davantage proactives vis-à-vis des collaborateurs. Elles les accompagnent plus efficacement dans la gestion administrative et sociale de leur parcours au sein de l’entreprise, depuis leur entrée en fonction jusqu’à la destruction des données suite à leur départ.
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