Un contrôle total de vos boîtes e-mail

En procédant à l’archivage régulier de vos emails, vous conservez la maîtrise de la gestion des mails et du quota de votre boîte aux lettres. Vous garantissez également la disponibilité de vos mails engageants pour l’entreprise en cas de nécessité, en cas de perte de données sur votre boîte de réception, ou en cas d’indisponibilité temporaire de votre serveur de messagerie (compte IMAP). 

En contexte Microsoft (Exchange on premise ou on line) et couplée à la fonctionnalité de journalisation, l’archivage de la totalité des e-mails consolidera la réponse de votre organisation aux exigences réglementaires, légales et de conformité organisationnelle. 

Dernier avantage : lorsque les e-mails sont liés à des objets ou processus métiers, leur archivage à destination d’une plateforme ECM pourvue d’un moteur de workflow permet d’enclencher automatiquement ces processus, en orientant les courriers et/ou leurs pièces jointes vers les services compétents. Les documents et les actions associés sont ainsi historisés, et la traçabilité assurée. 

La première étape pour archiver les emails consiste à déterminer l’endroit où vont être stockées les archives : aux serveurs de fichiers (qu’ils soient internes à l’entreprise, ou externes, sur le cloud ou en hébergement en datacenter), on pourra préférer réaliser l’archivage de mail à destination d’un logiciel de GED qui offre à la fois de sécuriser la sécurisation des données et d’intégrer le traitement des mails dans une gestion optimisée de l’information au sein de l’entreprise.

La deuxième étape consiste à établir des règles d’archivage de mail qui permettent d’automatiser cette procédure. Vous pouvez ainsi programmer automatiquement l’archivage par compte selon une fréquence définie, par mail selon l’ancienneté (de réception ou de lecture), ou à la détection d’un mot clef ou d’un numéro type… Si vous souhaitez laisser aux utilisateurs la possibilité de décider d’archiver ponctuellement des e-mails, veillez à privilégier un mode opératoire facilitant au maximum l’opération, en réduisant les manipulations. L’intégration de la fonctionnalité d’archivage au sein même du logiciel de gestion des emails est alors un plus indéniable.

Le choix d’un logiciel pour la gestion des e-mails représente un enjeu de premier ordre pour l’entreprise qui doit quotidiennement garantir le traitement des mails en quantité. Une gestion des mails performante nécessite la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des emails entrants et sortants technologiquement capable de prendre en charge de manière centralisée les flux volumineux de mails de l’entreprise, le nombre de comptes mail qui doivent être déployés et la taille de chaque boîte aux lettres (quotas par BAL).

Il faut aussi que le logiciel de gestion des emails entrants et sortants soit personnalisable et fonctionnellement riche pour que la DSI puisse paramétrer une gestion de mails résiliente, basée sur la distinction entre les mails personnels (de moindre importance) et les mails ayant une valeur d’engagement pour l’entreprise (engagement commercial, technique, modalités de réalisation d’un projet, accord informel…).