Keselamatan dan Pematuhan

Sejak 2018, Peraturan Perlindungan Data Am (GDPR) EU telah menghendaki syarikat memproses data peribadi dengan cara yang telus, selamat dan mematuhi undang-undang. Ia mengukuhkan hak subjek data dan mewajibkan langkah teknikal dan organisasi yang komprehensif untuk melindungi maklumat peribadi. ELO menyokong syarikat dalam usaha ini dengan platform ECM holistik yang memenuhi banyak keperluan GDPR di luar kotak:

• ELO ECM Suite menawarkan model data dengan pengecam tetap untuk data peribadi (berkaitan dengan GDPR) untuk menjadikan data unik dikenal pasti dan boleh ditemui.
• Tempoh pemadaman dan pengekalan automatik memastikan data peribadi dipadamkan tepat pada masanya dan boleh diaudit—termasuk pengelogan.
• Papan pemuka GDPR, bersama-sama dengan fungsi pelaporan dan pengelogan yang komprehensif, membolehkan demonstrasi pematuhan yang pantas kepada pihak berkuasa dan memudahkan kawalan dalaman.
• Fungsi untuk hak akses, eksport data dan mudah alih data membolehkan eksport selamat semua data yang berkaitan dengan individu—termasuk penyulitan.
• ELO menyepadukan TOM, pangkalan data borang, dan rekod aktiviti pemprosesan, dan menawarkan storan data yang didayakan penyulitan untuk kawasan sensitif seperti fail kakitangan, pengurusan pemohon atau pengurusan pelawat.

Maklumat lanjut mengenai topik ini:

• ELO for GDPR

Sejak 1 Januari 2025, mandat e-invois telah menghendaki syarikat di Jerman berkemampuan untuk menerima dan memproses invois elektronik dalam format berstruktur mengikut Piawaian Eropah EN 16931. Menjelang 2028, pengeluaran e-invois juga akan menjadi mandatori secara beransur-ansur. Objektifnya adalah untuk memodenkan dan memudahkan proses invois, mengurangkan ralat manual dan memerangi penipuan cukai. Untuk memudahkan peralihan kepada e-invois mandatori, ELO menawarkan ciri yang merangkumi semua keperluan yang berkaitan:

• Pemprosesan automatik e-invois masuk: Invois ELO membaca, menganalisis dan memproses data invois sepenuhnya secara automatik.
• Sokongan untuk format yang ditetapkan seperti XRechnung atau ZUGFeRD, yang mematuhi keperluan EN 16931.
• Pengarkiban yang mematuhi undang-undang semua e-invois menurut keperluan berkanun (GoBD).
• Pematuhan dengan Keperluan Undang-undang: ELO menyokong syarikat supaya berkemampuan menghantar dan menerima e-invois tepat pada masanya.
• Platform pusat untuk aliran kerja invois digital yang lengkap—daripada penerimaan dan pengesahan kepada pengarkiban.

Maklumat lanjut mengenai topik ini:

• Pemprosesan Invois Digital dengan ELO Invoice
• Pandangan tentang Keperluan dan Faedah Invois Elektronik
• Catatan Blog tentang E-Invois

Prinsip Pengurusan dan Penyimpanan yang Betul Buku, Rekod dan Dokumen dalam Borang Elektronik, serta untuk Akses Data (GoBD), memastikan data elektronik berkaitan cukai memenuhi keperluan berkanun supaya diiktiraf sebagai bukti yang boleh diterima. Dalam Deklarasi Pematuhan GoBD, ELO mengesahkan bahawa ia mampu melaksanakan dan memenuhi prinsip ini melalui penyelesaian perisiannya:

• Pensijilan: Penyelesaian perisian ELO telah diaudit dan diperakui oleh juruaudit bebas untuk memenuhi keperluan GoBD apabila digunakan dengan betul.

• Pengarkiban Patuh: Penyelesaian membolehkan pengarkiban dokumen yang mematuhi audit.

• Kebolehubahan: Fungsi khusus memastikan bahawa dokumen, setelah diarkibkan, tidak boleh diubah atau dipadamkan tanpa dilog—dengan itu memenuhi keperluan teras GoBD mengenai kebolehubah.

• Akses Data: Sistem menyokong keupayaan capaian data yang diperlukan oleh pihak berkuasa cukai, membolehkan juruaudit mengakses data yang diarkibkan melalui pelbagai kaedah.

• Dokumentasi Proses: ELO menawarkan fungsi untuk mendokumentasikan proses dan memastikan kebolehkesanan aliran kerja, dengan itu memudahkan penciptaan dokumentasi proses mandatori.

Maklumat lanjut mengenai topik ini:

• Pengisytiharan Pematuhan dengan Keperluan Perakaunan Berkomputer Jerman (GoBD)
• Soal jawab tentang keperluan undang-undang negara

DORA (Digital Operational Resilience Act) ialah peraturan EU yang mengikat, berkuat kuasa dari 17 Januari 2025, yang direka untuk mengukuhkan daya tahan digital entiti kewangan terhadap serangan siber, gangguan IT dan risiko ICT. Ia menyelaraskan keperluan di seluruh Eropah mengenai pengurusan risiko, pelaporan insiden, pengurusan pihak ketiga, dan ujian daya tahan, dan mewajibkan institusi kewangan menyesuaikan proses, sistem mereka—dan, khususnya, kontrak mereka dengan penyedia perkhidmatan ICT—selaras dengan itu. ELO memudahkan pematuhan dalam hal ini melalui modul DORAnya:

• Storan patuh DORA dan aliran kerja didorong pematuhan, disokong oleh versi, pengauditan dan analisis kontrak dikuasakan AI.
• Sokongan untuk audit dan pertanyaan ad-hoc melalui analisis pantas dan pelaporan automatik.
• Struktur folder DORA pusat untuk dokumentasi lengkap dan boleh dikesan bagi semua objek yang berkaitan dengan peraturan.
• Struktur borang yang dipratentukan selaras dengan keperluan Pihak Berkuasa Perbankan Eropah (EBA)—mis., untuk penyedia perkhidmatan dan perkhidmatan.
• Populasi automatik daftar maklumat—termasuk melaporkan kepada pihak berkuasa penyeliaan seperti BaFin—dengan menekan satu butang.
• Penyepaduan dengan tandatangan digital dan pengurusan kontrak untuk proses kalis audit, selamat dan cekap dari hujung ke hujung.

Maklumat lanjut mengenai topik ini:

• Pematuhan DORA dalam Pengurusan Kontrak dengan ELO Contract
• Catatan Blog mengenai Peraturan DORA