Apakah Pengurusan Kandungan Perusahaan (ECM)?

Adakah anda menempatkan arkib fizikal pengikat di ruangan bawah tanah syarikat anda? Dengan melaksanakan sistem ECM, anda boleh menghindarkan diri anda daripada usaha yang memakan ruang ini—dan oleh itu mahal. Lagipun, pengarkiban digital dokumen terletak di tengah-tengah sistem ECM: dokumen, data dan maklumat boleh disimpan secara berpusat dan, bersama-sama dengan dokumentasi prosedur yang sesuai, dipelihara dalam cara kalis audit. Sistem pemfailan berfungsi sama seperti struktur berasaskan kertas tradisional, menampilkan rak digital, pengikat dan pembahagi. Ini memastikan bahawa walaupun mereka yang biasa bekerja dengan kertas boleh mencari jalan mereka dengan cepat.

Sistem ECM menyediakan keadaan optimum untuk pengendalian selamat bagi data korporat yang berharga. Faktor penyumbang termasuk:

• penyulitan AES
• Kalangan utama
• Penyerahan hak akses kepada dokumen atau individu tertentu

Lagipun, sentiasa ada maklumat yang tidak sepatutnya boleh diakses oleh semua orang—terutamanya dalam sektor HR. Akibatnya, sistem ECM membolehkan perlindungan data peribadi yang sangat berkesan (selaras dengan GDPR).

Bekerja dengan dokumen digital sama sekali tidak kalah dengan bekerja dengan kertas. Sebagai contoh, sistem ECM menawarkan ciri pratonton dokumen digital yang membolehkan pengguna menggunakan setem digital atau nota melekit. Walau bagaimanapun, jauh lebih penting ialah membuat versi: sesiapa yang bekerja pada dokumen menyemaknya—status yang boleh dilihat oleh semua pengguna sistem. Sebaik sahaja ia didaftar masuk semula, ia menjadi tersedia untuk diedit oleh orang lain sekali lagi. Tambahan: versi yang diedit diberikan nombor berjujukan, memastikan jejak audit yang lengkap dan lancar. Sudah berlalu apabila dokumen diedarkan melalui e-mel dan berfungsi secara serentak—selalunya mengakibatkan hasil yang tidak kemas di mana semua orang berakhir dengan versi yang berbeza.

Kebanyakan syarikat menggunakan suite Microsoft Office; akibatnya, persekitaran kerja standard termasuk Outlook, Word, Excel dan PowerPoint. Walau bagaimanapun, pengguna ECM sama sekali tidak perlu meninggalkan persekitaran yang biasa dan dihargai ini:

• Sistem ECM disepadukan ke dalam antara muka skrin sebagai bar alat tipis.
• Pengguna boleh menggunakan bar alat ini untuk memfailkan dokumen mereka dalam sistem dengan hanya satu klik.

Masih tidak mahu berhenti menyimpan ke sistem fail Windows? Kemudian sistem ECM menawarkan anda pilihan untuk meletakkan pautan di sana—tanpa menggunakan sebarang ruang storan cakera keras.

Adakah anda juga menghabiskan sebahagian besar masa kerja anda untuk mencari? Dalam e-mel manakah rakan sekerja itu menghantar dokumen penting itu minggu lepas, bagaimanapun? ECM menyediakan ubat di sini dengan teknologi carian yang canggih, membolehkan anda:

• … cari kata kunci tertentu
• … sempitkan carian kepada tarikh atau tempoh masa tertentu
• … cari pencipta atau penghantar maklumat
• … cari bukan sahaja dengan nama fail tetapi juga terus dalam kandungan dokumen
• … menapis secara khusus untuk jenis fail tertentu (cth., PDF)

Adakah invois kertas di organisasi anda juga dimasukkan ke dalam peti masuk—hanya untuk dibawa secara literal dari titik A ke titik B? Proses kelulusan analog adalah rumit dan memakan masa. Untuk memastikan dokumen dan maklumat sampai ke tempat yang diperlukan dengan lebih cepat, proses digital dan automatik adalah penting. Dengan komponen aliran kerja, proses ini boleh dipetakan secara digital dalam sistem ECM:

• Kelulusan dalam Saat
• Proses Boleh Dikonfigurasi Secara Individu dengan Sentuhan Butang
• Kekalkan Gambaran Keseluruhan Status Pemprosesan Semasa pada Bila-bila Masa dengan Visualisasi Proses

Kerjasama adalah aspek utama pengurusan maklumat perusahaan. Tidak kurang juga atas sebab ini, teknologi sembang telah pun memasuki dunia korporat. Dalam sistem ECM yang dilengkapi dengan suapan sembang, sebagai contoh, pengguna boleh bertukar-tukar idea dengan rakan sekerja secara langsung dalam konteks dokumen tertentu. Tambahan pula, adalah mungkin untuk menghantar pautan ke dokumen dan maklumat melalui e-mel—dan bukannya dokumen itu sendiri—yang secara ketara mengurangkan beban pada peti masuk e-mel anda. Dan terima kasih kepada penggunaan hashtag dan tinjauan pendapat, sistem ECM juga memudahkan kerjasama berasaskan topik yang optimum.

Bukankah anda akan menjimatkan banyak masa jika anda dapat mengenali serta-merta hubungan antara cebisan maklumat yang berbeza? Untuk tujuan ini, sistem ECM moden menampilkan komponen pintar untuk menganalisis dan menggambarkan data dalam sistem. Ini membolehkan anda membuat kesimpulan dengan cepat daripada maklumat berkaitan:

• Menganalisis jumlah data yang besar dengan cepat dan cekap
• Visualisasi data dalam bentuk carta, metrik utama dan awan teg
• Wujudkan hubungan antara data daripada pelbagai sumber

Ketersediaan maklumat terpusat dalam perusahaan adalah aspek utama Pengurusan Kandungan Perusahaan. Walau bagaimanapun, jika anda kerap dalam perjalanan dan ingin mengakses maklumat dari mana-mana sahaja, anda memerlukan penyelesaian perisian mudah alih untuk telefon pintar, tablet dan akses pelayar web.

• Apl mudah alih untuk telefon pintar dan tablet (iOS dan Android)
• Capaian web selamat ke sistem ECM melalui penyemak imbas
• Penyegerakan data dan maklumat merentas semua peranti