Diterjemahkan oleh AI
Kuasa AI untuk peti masuk anda
Organisasi menerima pelbagai jenis dokumen masuk seperti invois, pesanan, laporan perubatan, kontrak, dan pelbagai dokumen lain setiap hari, sama ada melalui e-mel, dalam bentuk fizikal (kertas), mahupun faks.
Namun, berapa lamakah masa yang diperlukan untuk maklumat ini sampai kepada pihak yang betul atau dimasukkan ke peti surat yang tepat? Dan apakah cara terbaik untuk menguruskan jumlah surat yang semakin meningkat dari semasa ke semasa?
Cabaran
Apabila berkaitan dengan surat, syarikat berdepan pelbagai cabaran: daripada pengedaran surat masuk, keperluan sumber yang tinggi, sehinggalah kepada isu bekerja dari rumah. Ini kerana, bagaimana pekerja yang bekerja dari rumah dan bukan di pejabat menerima surat mereka?
Akibatnya, berlaku kekurangan keutamaan dalam pemprosesan serta masa tindak balas yang menjadi lebih perlahan.
Digitalisasi Membantu Menyelesaikan Masalah
Sistem pengurusan kandungan perusahaan (ECM) menyediakan asas yang ideal untuk pemprosesan surat masuk yang lebih cekap.
Interaksi antara pelbagai komponen digitalisasi dapat mewujudkan penyelesaian bersepadu untuk bilik surat anda.
Penyelesaian ini dapat mengenal pasti tahap keutamaan bagi permintaan tertentu, sekali gus mempercepatkan masa tindak balas.
Minta demo
Temui manfaat ELO dengan demo percuma kami dan
dapatkan jawapan kepada soalan khusus anda.
Bagaimana pelaksanaannya berlaku?
Kemungkinan yang ditawarkan oleh pengurusan peti mel digital adalah sangat pelbagai, selari dengan kepelbagaian dokumen yang diterima oleh syarikat anda setiap hari. Berikut ialah hanya dua contoh bagaimana anda boleh mendapat manfaat daripada aliran kerja peti mel yang sistematik.
Sijil perubatan
Seorang pekerja menghantar surat kepada doktor melalui pos. Dokumen diimbas dalam bilik mel pusat, dianalisis, dan ditambah kepada fail kakitangan pekerja berdasarkan maklumat yang terkandung. Proses tambahan boleh ditambah kepada aliran kerja: Sebagai contoh, rakan sekerja secara automatik boleh dimaklumkan tentang ketidakhadiran yang berkaitan dengan penyakit atau peraturan penggantian yang sepadan boleh diletakkan.
Tempahan hotel
Anda ingin menempah bilik hotel untuk perjalanan perniagaan dan anda menyerahkan permintaan e-mel. Pihak hotel akan menghantar quotation dan anda akan menempah bilik. E-mel masuk secara automatik boleh diperuntukkan kepada tempahan yang sepadan dan dikemukakan kepada penerima yang betul berdasarkan maklumat dalam surat-menyurat e-mel, dari tarikh perjalanan, kepada kadar bilik, kepada nombor tempahan.
Susun bilik mel anda dalam hanya empat langkah
Dokumen masuk diterima melalui pelbagai saluran input dan dipindahkan ke sistem ECM anda. Sama ada invois kertas, e-mel beserta lampiran, atau faks — semuanya diproses terus ke dalam sistem syarikat anda.
Selepas mel diterima, dokumen akan diklasifikasikan oleh modul AI seperti ELO DocXtractor. Jenis dokumen dikenal pasti dan kes perniagaan yang berkaitan ditentukan berdasarkan kandungannya. Maklumat yang diperlukan untuk pemprosesan diekstrak terus daripada dokumen.
Dokumen dialihkan ke peti mel jabatan berdasarkan maklumat yang terkandung padanya. Jika maklumat dokumen tidak mencukupi atau tidak dapat ditentukan, dokumen akan kekal dalam folder peti masuk umum dan boleh ditugaskan secara manual oleh pekerja ke peti mel yang betul.
Sebaik sahaja dokumen ditugaskan ke peti mel jabatan, dokumen boleh diproses dalam aliran kerja. Dokumen yang tersalah agih boleh dipindahkan ke peti mel jabatan lain pada bila-bila masa. Kelebihannya: sistem ini telah memahami dan menambah baik prosesnya.
Digitalisasi bermula dengan penerimaan barang
Peruncit selatan Itali Carelli bergantung sepenuhnya kepada aliran kerja digital untuk proses barangan yang diterima: Sehingga 1,500 dokumen, daripada pesanan kepada nota penghantaran kepada invois, diimbas dan dikemukakan kepada proses hiliran setiap hari, menjimatkan masa dan sumber.
"ELO telah membantu kami mengautomasikan dan menyelaraskan proses barangan yang diterima dan bilik mel.“
Stefano Incerto, Ketua IT, Carelli Srl
Penyelesaian kami untuk aliran kerja bilik mel pintar
Merupakan platform digitalisasi pusat
ELO ECM Suite ialah asas yang sempurna untuk proses digital, bermula dengan bilik mel. Fungsi peti mel dan struktur pemfailan dinamik menyelaraskan aliran kerja untuk dokumen masuk. Dokumen-dokumen ini disimpan selaras dengan undang-undang di repositori pusat, yang boleh didapati pada setiap masa.
Analisis dokumen pintar
ELO DocXtractor mengelaskan dan menganalisis dokumen masuk, mengekstrak maklumat daripada mereka. Sistem adaptif menggunakan teknologi AI moden untuk mengesahkan data, menyokong peruntukan untuk proses perniagaan hiliran.
Pengurusan e-mel di server
Penyelesaian pengurusan e-mel ELO XC secara automatik menghantar e-mel dan memastikan anda mematuhi keperluan peraturan yang berkaitan. Ini bukan sahaja membawa beban dari peti mel Microsoft Exchange anda, tetapi maklumat dalam e-mel juga boleh digunakan untuk proses hiliran.
![[Translate to ms-sea:] ELO Whitepaper rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement](/files/_processed_/2/1/csm_teaser_media_whitepaper_28a68ba387.png "[Translate to ms-sea:] ELO Whitepaper rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement")
Tidak mahu kehilangan kawalan ke atas data anda?
Ini boleh difahami, kerana kedaulatan data membentuk asas kepercayaan, keselamatan dan ketangkasan perniagaan dalam dunia yang berdigital. Untuk memastikan anda sentiasa mengekalkan kawalan ke atas data anda, struktur tadbir urus yang kukuh dan peraturan yang jelas bagi keselamatan dan integriti data adalah penting untuk mengurus proses digital dengan yakin. Ketahui lebih lanjut tentang bagaimana ELO mengukuhkan kedaulatan data anda.
Alasan kukuh mengapa ELO adalah penyedia perisian yang tepat untuk anda
Proses penyertaan
Rakan Perniagaan ELO kami akan menyokong anda sepanjang proses orientasi anda dari awal lagi.
Pengalaman
Dengan lebih daripada 25 tahun pengalaman, kami adalah salah satu pembangun perisian paling berpengalaman di Jerman.
Sesi latihan
Kami menawarkan sesi latihan berkala supaya anda juga dapat berkembang bersama perisian kami.
Kedekatan
Dengan lebih daripada 1,000 rakan digitalisasi di seluruh dunia, kami berada tepat di kawasan anda.
Sokongan
Perkhidmatan sokongan menyeluruh kami memastikan tindak balas pantas terhadap pertanyaan anda.
Buatan Jerman
Semua kerja pembangunan perisian kami dipusatkan di ibu pejabat kami di Jerman.
