Diterjemahkan oleh AI

Daripada Pengurusan Dokumen kepada Pengurusan Maklumat Moden

Longgokan kertas dan arkib dokumen yang semakin meningkat, bersama-sama dengan aliran data dan maklumat yang semakin meningkat, menjadikan pelaksanaan penyelesaian pengurusan dokumen digital amat diperlukan untuk perniagaan hari ini. Sistem perisian untuk Pengurusan Dokumen (DMS), Pengurusan Kandungan Perusahaan (ECM) atau Pengurusan Maklumat Perusahaan (EIM) menawarkan penyelesaian kepada cabaran ini. Tetapi bagaimana sistem ini berbeza-atau adakah istilah ini akhirnya merujuk kepada satu perkara yang sama?

Mencapai Kecekapan Lebih Besar dengan Pengurusan Dokumen Digital

Petikan daripada Kajian Bitkom: Penggunaan Penyelesaian Digital - AI-generated

Banyak syarikat telah pun mengiktiraf faedah pengurusan dokumen digital. Menurut Indeks Pejabat Digital 2022 yang diterbitkan oleh persatuan industri Bitkom, lebih separuh daripada semua syarikat Jerman telah mendigitalkan surat kertas masuk mereka. Tetapi itu bukan semua: lebih 40 peratus bergantung pada penyelesaian digital untuk pengarkiban dan pengurusan dokumen. Tambahan pula, kira-kira separuh daripada semua syarikat telah pun menggunakan penyelesaian digital untuk pengurusan aliran kerja automatik. Oleh itu, nilai sistem pengurusan dokumen digital tidak dapat dipertikaikan.

DMS, ECM dan EIM - Adakah Terdapat Perbezaan?

Dalam bidang pengurusan dokumen dan maklumat digital dalam konteks korporat, pelbagai istilah beredar untuk menetapkan sistem perisian yang sepadan. Berikut ialah pilihan istilah dan singkatan yang paling penting:

Sistem Pengurusan Dokumen (DMS)

Pengurusan Dokumen Elektronik

Secara amnya, istilah ini merujuk kepada sistem IT untuk pengurusan dan pemprosesan dokumen elektronik. Di bawah takrifan ini, sistem pengurusan dokumen melangkaui sekadar pengarkiban elektronik dokumen, kerana ia juga membolehkan kawalan digital proses perniagaan berasaskan dokumen.

Pengurusan Kandungan Perusahaan (ECM)

Memproses semua data dan maklumat digital dalam syarikat

Konsep Pengurusan Kandungan Perusahaan (ECM) melangkaui konsep Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) dengan merangkumi semua data dan maklumat yang berkaitan dalam organisasi—iaitu, bukan sekadar dokumen dalam erti kata tradisional. Oleh itu, dalam sistem ECM, dokumen serta data dan maklumat lain boleh disimpan, diurus dan diproses secara digital.

Pengurusan Maklumat Perusahaan (EIM)

Pengurusan Maklumat Digital

Memandangkan takrifan ECM telah pun merangkumi pengurusan digital pelbagai data dan maklumat, konsep Pengurusan Maklumat Perusahaan (EIM) telah diperkenalkan untuk mewujudkan definisi pemprosesan maklumat digital yang diperluaskan. Konsep ini bertujuan untuk mencerminkan keupayaan komprehensif yang ditawarkan oleh sistem perisian tersebut hari ini.

Dan bagaimana pula dengan CMS dan WCM?

Sebagai tambahan kepada yang disebutkan, terdapat banyak sistem IT lain yang juga digunakan untuk pengurusan kandungan digital dan sering dikelirukan dengan pengurusan dokumen atau sistem ECM. Ini termasuk Sistem Pengurusan Kandungan Web (WCM)—atau, secara lebih luas, Sistem Pengurusan Kandungan (CMS)—yang sering berfungsi untuk mengurus unit maklumat yang lebih kecil secara digital, contohnya, untuk penciptaan tapak web atau jenis media lain.

Yayasan: Dokumen, Data dan Maklumat

Semua penyelesaian perisian yang dinyatakan di atas berkongsi prinsip asas: pengurusan digital dan penggunaan dokumen, data atau maklumat dalam konteks perusahaan. Kelebihan pengurusan dokumen digital adalah jelas:

Pemfailan Automatik

Dengan sistem pengurusan dokumen, dokumen boleh difailkan secara digital dengan cara automatik sepenuhnya.

Lebih Ketelusan

Terima kasih kepada struktur pemfailan digital dan fungsi carian yang berkuasa, dokumen dan maklumat yang berkaitan boleh ditemui dalam beberapa saat.

Pengurusan Selamat

Sistem pengurusan dokumen digital mewujudkan keadaan optimum untuk penyimpanan maklumat yang mematuhi undang-undang.

Pemuliharaan sumber

Dengan sistem pengurusan dokumen digital, anda menjimatkan kos penyimpanan dan boleh menggunakan ruang yang ditebus untuk tujuan lain.

Akses Mudah Alih

Sistem pengurusan dokumen digital boleh diakses pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja melalui telefon pintar dan tablet.

Kerjasama Digital

Pengurusan digital dokumen dan maklumat memudahkan kerjasama dalam syarikat—laluan membuat keputusan yang singkat memungkinkan ini.

Lima Langkah ke Pengurusan Dokumen Digital

Pengurusan dokumen digital boleh diwakili sebagai satu proses yang dibahagikan kepada lima langkah—bermula daripada penangkapan maklumat yang terkandung dalam dokumen, melalui penyimpanan dan pengarkibannya, kepada pemprosesan selanjutnya dalam pelbagai aliran kerja perniagaan.

Tangkap dan Imbas

Asas pengurusan dokumen digital ialah pengimbasan dokumen kertas atau penangkapan dokumen yang telah wujud dalam bentuk elektronik. Dengan bantuan sistem pengecaman aksara dan teks (OCR) berasaskan perisian, maklumat yang terkandung dalam dokumen boleh digunakan secara digital.

Pemprosesan Maklumat

Selepas maklumat telah ditangkap, dokumen mesti diklasifikasikan dengan betul untuk memastikan ia boleh diambil dengan mudah. Berdasarkan pelbagai kriteria—seperti tarikh penciptaan, pengarang, rujukan, kandungan teks dan data perniagaan—setiap dokumen diterangkan dengan tepat, dilengkapi dengan maklumat tambahan yang sepadan dan difailkan di lokasi yang sesuai dalam DMS.

Storan Data Selamat

Pemfailan dokumen dalam sistem pengurusan dokumen dijalankan mengikut garis panduan pematuhan korporat dalaman, serta mematuhi keperluan berkanun berkenaan pengekalan dan keselamatan data (GoBD) dan perlindungan data (EU GDPR).

Kawalan Akses

Kawalan capaian dan sistem kebenaran yang canggih meningkatkan lagi keselamatan dokumen yang disimpan dalam sistem pengurusan dokumen. Akses boleh dikawal untuk fungsi individu, dokumen tertentu atau keseluruhan bahagian DMS.

Automasi Proses

Automasi proses perniagaan berdasarkan dokumen kritikal perniagaan menawarkan nilai tambah yang ketara dalam penyelesaian DMS moden. Daripada pemprosesan invois automatik dan pendigitalan aliran kerja HR kepada pengurusan kontrak digital, syarikat boleh memperoleh manfaat menyeluruh daripada penggunaan sistem pengurusan dokumen.

Permulaan yang Baik untuk Masa Depan Digital

If you click here, you allow us to load data from third-party servers.Your privacy is important to us. If you click here, you allow us to load data from third-party servers.

Syarikat pengurusan dana Itali milik negara FONDIR telah menggantikan keseluruhan arkib kertasnya dengan DMS, dengan itu membebaskan lebih banyak ruang di pejabatnya di tengah-tengah Rom.

Tetapi bukan itu sahaja: terima kasih kepada sistem pengurusan dokumen digital, pekerja boleh mencari dokumen dan maklumat penting dengan lebih pantas dan bekerjasama secara fleksibel dari mana-mana lokasi pada bila-bila masa—menyediakan asas yang kukuh untuk langkah seterusnya ke masa depan digital.

Ketahui lebih lanjut

Sistem Pengurusan Kandungan Perusahaan Boleh Melakukan Lebih Banyak

Berdasarkan dokumen yang disimpan dalam DMS, proses perniagaan boleh diurus secara digital—bermula daripada kelulusan invois dalam perakaunan kepada pentadbiran HR digital. Asas untuk semua proses ini sentiasa terdiri daripada dokumen, seperti invois, kontrak, fail kakitangan dan banyak lagi. Walau bagaimanapun, kemungkinan yang mengelilingi dokumen ini hari ini adalah pelbagai seperti pelbagai jenis dokumen itu sendiri. Pengguna boleh membincangkan dokumen dengan rakan sekerja, atau ingin memajukan, meluluskan, menyemak dan melakukan banyak tindakan lain dengan mereka.

Sistem Pengurusan Kandungan Perusahaan menawarkan penyelesaian perisian yang disesuaikan—penyelesaian yang melangkaui pengurusan dokumen semata-mata. Pada asasnya, tumpuan terletak pada maklumat kritikal yang mesti dilindungi dengan selamat dan dimanfaatkan untuk memacu kejayaan perniagaan. Suite ELO ECM adalah sistem sedemikian.

Temui Suite ELO ECM