Diterjemahkan oleh AI

Pejabat Tanpa Kertas – Utopia atau Realiti (Tidak lama lagi)?

Konsep pejabat tanpa kertas dalam syarikat, badan pentadbiran dan agensi kerajaan telah wujud sejak beberapa dekad dahulu—tetapi adakah realisasinya semakin hampir hari ini? Kos untuk produk perkakasan dan perisian telah menurun dengan ketara. Selain itu, setiap pejabat hari ini dilengkapi dengan perkakasan yang sesuai yang diperlukan untuk mendigitalkan proses berasaskan kertas. Apabila digabungkan dengan penyelesaian perisian yang betul, kos boleh dijimatkan dalam banyak bidang—sama ada dari segi sumber atau penyimpanan fizikal dokumen.

Digitalkan proses berasaskan kertas - AI-generated

Daripada Kertas kepada Piksel: Transformasi Proses Analog

Peralihan daripada kaedah kerja berasaskan kertas kepada digital memerlukan pelaksanaan strategi pendigitalan untuk pengurusan dokumen. Secara khusus, pelan ini merangkumi kedua-dua bahan kerja yang akan didigitalkan dan proses yang berkaitan.

Jika sebuah syarikat, sebagai contoh, menerima sejumlah besar mel masuk, pendigitalan sistematiknya memudahkan peredarannya di kalangan pelbagai jabatan dan mempercepatkan prosedur.

Kira-kira satu daripada lapan syarikat beroperasi tanpa kertas.

Trend ini jelas: kami menyaksikan peralihan yang kuat ke arah operasi tanpa kertas dalam syarikat. Walaupun pada 2018 hanya satu daripada 100 syarikat beroperasi tanpa kertas sepenuhnya, angka ini telah meningkat lapan kali ganda menjelang 2022.

Namun begitu, kertas tetap terlibat dalam sekurang-kurangnya satu daripada setiap dua aliran kerja. Oleh itu, terdapat keperluan untuk bertindak, kerana pada akhirnya, setiap individu akan mendapat manfaat daripada bekerja dalam persekitaran tanpa kertas—atau sekurang-kurangnya cahaya kertas.

Petikan daripada Kajian Bitkom: Perkongsian Proses Pentadbiran Berasaskan Kertas | Pejabat Digital ELO - AI-generated

Faedah Pejabat Tanpa Kertas

Undang-undang dan Keselamatan Data

Keperluan undang-undang mengenai perlindungan dan keselamatan data dipenuhi sepenuhnya. Tambahan pula, sandaran tetap meningkatkan keselamatan data.

Penjimatan Masa

Mekanisme carian bersepadu, automatik dan pintar memastikan penjimatan masa yang ketara apabila mencari data dan dokumen.

Kerjasama dan Komunikasi

Melalui pendigitalan proses berasaskan dokumen, saluran komunikasi dipermudahkan di semua peringkat, dan kerjasama dioptimumkan.

Mudah Alih Bekerja

Dokumen digital boleh diurus secara berpusat—maklumat tersedia pada bila-bila masa, di mana-mana sahaja, termasuk pada telefon pintar dan tablet.

Penjimatan Ruang

Bilik simpanan dan arkib fizikal boleh digunakan semula—contohnya, sebagai ruang pejabat tambahan untuk pekerja.

Perlindungan Alam Sekitar

Pengelakan proses analog mengurangkan penggunaan kertas dan memendekkan laluan pengangkutan, yang seterusnya memberi manfaat kepada alam sekitar.

Apakah pilihan digital yang ditawarkan pasaran hari ini untuk membolehkan pejabat melakukan tanpa kertas?

Monitor Jubin Suite ELO ECM - AI-generated

Sistem Pengurusan Kandungan Perusahaan (ECM)—atau sistem pengurusan dokumen—memacu transformasi digital: mereka menyediakan pejabat awam, agensi kerajaan dan perniagaan asas yang optimum untuk mendigitalkan proses berasaskan kertas dan menyimpan data yang berkaitan secara berpusat.

Sistem ECM menyepadukan dengan lancar ke dalam landskap IT sedia ada, dengan menganggap peranan hab pusat yang memudahkan komunikasi antara sistem dan, melalui pautan dua arah, memastikan penghapusan ketakselanjaran media. Dengan mengautomasikan proses dalaman, sistem ini semakin memupuk cara kerja tanpa kertas.

Dalam Perjalanan ke Pejabat Tanpa Kertas

Dengan bantuan Suite ELO ECM, kami dapat mengurangkan penggunaan kertas secara drastik di pejabat dalam tempoh yang singkat. Melangkah ke hadapan, kami menyasarkan untuk mengoptimumkan lagi perkara ini sambil menggunakan aliran kerja yang cekap untuk pengurusan e-mel dan invois secara serentak.

Ingolf Diez, Pemilik dan Pengarah Urusan, evonos GmbH & Co. KG

Adakah bekerja dengan kurang kertas penyelesaiannya?

Tempat kerja ringan kertas - AI-generated

Sudah tentu ada syarikat yang, dengan akaun mereka sendiri, telah berjaya beralih kepada cara bekerja tanpa kertas. Walau bagaimanapun, persoalannya tetap: sejauh manakah "pejabat tanpa kertas" *sebenarnya*? Mengikut definisi, menjadi "tanpa kertas"—atau bekerja secara tanpa kertas—menyiratkan bahawa dokumen kertas mahupun proses berasaskan kertas tidak digunakan di tempat kerja.

Menghapuskan sepenuhnya kertas dari ruang pejabat terbukti sangat sukar, kerana masih terdapat dokumen yang wujud dalam bentuk kertas—seperti sijil, dokumen notari atau jenis kontrak tertentu. Akibatnya, berusaha untuk pendekatan "cahaya kertas" terbukti menjadi matlamat yang lebih realistik. Syarikat mendapat manfaat daripada pelbagai kelebihan yang ditawarkan ini dan, melalui pendigitalan, menyambut masa depan yang penuh dengan peluang.

Mulakan perjalanan anda ke arah masa depan tanpa kertas

Tindakan diperlukan—selewat-lewatnya—apabila maklumat hilang semasa aliran kerja manual, langkah diabaikan, tiada siapa yang tahu perkara yang sedang diusahakan oleh rakan sekerja mereka atau ralat berlaku. Jika anda kemudian memutuskan untuk mendigitalkan proses perniagaan anda, anda telah pun mengambil langkah pertama.

Adakah anda juga ingin memimpin syarikat anda ke arah masa depan yang cerah? Kemudian melaksanakan sistem ECM adalah pilihan yang tepat.

Berjaya Melaksanakan Sistem ECM