Bagaimanakah saya berjaya melaksanakan sistem ECM dalam organisasi?

1. Melibatkan Semua Pihak Berkepentingan

Apabila melaksanakan sistem ECM, libatkan semua pihak berkepentingan sejak awal lagi—pembuat keputusan dan pengguna akhir pada masa hadapan. Cara terbaik untuk menangani sebarang tempahan—atau juga kebimbangan—dalam jabatan yang terjejas adalah dengan mengusahakan projek pendigitalan secara kolaboratif. Wujudkan visi yang jelas untuk pengguna: hasilnya akan menjadi peluang yang tidak terkira banyaknya, ditambah pula dengan pengurangan besar dalam beban kerja harian mereka berkat penghapusan tugas manual yang memakan masa.

2. Kenal pasti Keperluan Teras Anda

Permulaan sentiasa bahagian yang paling sukar; oleh itu, adalah dinasihatkan untuk bermula dengan mentakrifkan—dalam rangka kerja spesifikasi keperluan—bidang teras dan keperluan yang perlu ditangani terutamanya oleh sistem ECM. Banyak syarikat memilih untuk memulakan dalam jabatan perakaunan: Bukan sesuatu yang luar biasa untuk projek ECM dimulakan dengan pelaksanaan pemprosesan invois masuk digital—dengan jabatan lain, seperti Sumber Manusia atau Jabatan Undang-undang, sering mengikutinya.

3. Menjalankan Analisis Seadanya

Setelah keperluan teras telah dikenal pasti dan projek perintis ditakrifkan, jalankan analisis "seadanya" proses perniagaan sedia ada anda. Dengan berbuat demikian, adalah penting untuk mendokumentasikan langkah-langkah proses individu setepat mungkin dan untuk mengumpulkan sebarang maklumat tambahan yang berkaitan. Sebagai contoh, adakah jabatan perakaunan mengekalkan arkib kertas yang luas yang boleh digantikan sebagai sebahagian daripada inisiatif pendigitalan? Tambahan pula, sistem pihak ketiga yang manakah (cth., ERP atau sistem perakaunan) yang hendak disepadukan dengan sistem ECM? Anda akan menangani ini dan banyak soalan lain semasa fasa projek ini.

Selain itu, pada peringkat ini, adalah wajar mempertimbangkan potensi cabaran masa depan: Apakah jangkaan jabatan perakaunan? Adakah sebarang perubahan peraturan di ufuk? Adakah proses digital cukup fleksibel untuk disesuaikan dan dikembangkan pada masa hadapan?

4. Tentukan Matlamat Anda

Dalam langkah seterusnya, tentukan matlamat yang anda ingin capai melalui pelaksanaan penyelesaian ECM. Pada titik mana dalam proses boleh sistem ECM memberi manfaat tertentu? Di manakah penyelesaian pendigitalan boleh menghasilkan penjimatan masa yang paling besar, dan bagaimana sumber boleh dipelihara dengan sewajarnya?

Tambahan pula, semasa fasa ini, adalah penting untuk mengenal pasti langkah-langkah yang diperlukan untuk pelaksanaan teknikal. Adakah infrastruktur IT anda disediakan untuk proses digital? Sekiranya pengarkiban dokumen dikawal oleh peraturan tertentu? Dan siapa yang diberi kuasa untuk mengakses dokumen yang mana?

5. Cari Rakan Kongsi Teguh

Mencari jawapan kepada soalan-soalan yang dinyatakan di atas sendiri bukanlah satu tugas yang mudah. Atas sebab ini, mempunyai rakan kongsi yang kuat di sisi anda adalah penting apabila melaksanakan penyelesaian ECM. Inilah yang disediakan oleh penyepadu sistem dan perunding IT: mereka membimbing anda melalui keseluruhan proses pelaksanaan dan menggunakan perisian untuk memenuhi keperluan khusus anda.

Di ELO, rakan kongsi ini dikenali sebagai Rakan Niaga ELO: lebih daripada 1,000 rakan kongsi sebegitu di seluruh dunia sedia membantu anda dalam kejayaan merealisasikan projek ECM anda. Anda boleh mencari Rakan Niaga ELO di kawasan tempatan anda.

6. Rancang Projek ECM Anda dengan Berhati-hati

Perancangan yang teliti adalah kunci mutlak kepada projek ECM yang berjaya. Sememangnya, Rakan Kongsi ELO tempatan tersedia untuk membantu anda dengan proses ini. Aliran kerja projek yang tepat—termasuk garis masa—dan keperluan sumber masing-masing mesti diambil kira dengan sewajarnya semasa fasa perancangan; ini membolehkan anda mengenal pasti halangan yang berpotensi lebih awal dan mengelakkannya dalam masa yang sesuai.

7. Mulakan dengan Langkah Kecil

Rakan Niaga ELO juga mengendalikan pelaksanaan sebenar dalam langkah-langkah kecil. Ini memastikan operasi yang sedang berjalan kekal tidak terganggu dan membolehkan penyelesaian pendigitalan beralih kepada operasi langsung secara beransur-ansur. Dalam konteks ini, adalah dinasihatkan untuk mula-mula menyediakan sistem ECM pada persekitaran pembangunan dan ujian, beralih kepada operasi langsung hanya pada langkah terakhir—ini memastikan peralihan yang lancar dan membolehkan proses yang berterusan dipindahkan ke sistem ECM dengan mudah.

8. Fikirkan Tentang Masa Depan

Apabila melaksanakan sistem ECM, ingat masa depan: Apakah rupa proses perniagaan anda dalam tempoh lima atau sepuluh tahun? Di manakah proses mungkin mengalami perubahan asas? Bidang lain dan aliran kerja perniagaan manakah yang boleh mendapat manfaat daripada penyelesaian ECM?

Oleh itu, untuk projek ECM anda, pilih penyelesaian yang fleksibel dan boleh dikembangkan yang mungkin—ini akan memastikan anda berada pada kedudukan yang baik untuk masa hadapan.

KESIMPULAN

ELO ECM Suite hanyalah penyelesaian yang begitu fleksibel: Sistem perisian komprehensif untuk mendigitalkan proses perniagaan anda disesuaikan dengan keperluan khusus anda dan boleh dikembangkan pada bila-bila masa—sama ada keadaan berubah atau keperluan anda berkembang. Ketahui di sini apa yang ELO ECM Suite tawarkan kepada anda.