Im Herbst 2010 entschied sich die CIV, die Programmbetreuung der exe GmbH zu übergeben.
< 100 Employés
Immobilier
Allemagne
Aperçu
La société
Die City Immobilien Verwaltungsgesellschaft (CIV) mit Büros in Düsseldorf und Pforzheim verwaltet mit 75 Mitarbeitern bundesweit, Einkaufs- und Fachmarktzentren sowie Liegenschaften mit großflächigen Gewerbemietern. In der Düsseldorfer Zentrale sind verschiedene Unternehmen mit eigenen Aufgabenbereichen ansässig, die synergetisch mit der CIV innerhalb der Immobilien-Treuhand-Gruppe verbunden sind. So ist beispielsweise ein Unternehmen für die Errichtung eines Einkaufszentrums verantwortlich und ein weiteres übernimmt in dieser Zeit die Führung der Buchhaltung. Mit der Eröffnung des Objekts gehen Verwaltung und Buchhaltung an die CIV über. (Quelle: City Immobilien)
Le défi
Ein geringer Teil der eingehenden Rechnungen ging zentral am Düsseldorfer Standort ein, der größte Teil der Rechnungen jedoch in Bad Wildungen. Von dort wurden diese postalisch an die Düsseldorfer Verwaltung geschickt, dort erfasst, verteilt und wiederum per Post an die entsprechenden Center vor Ort zur Freigabe weitergeleitet. Nach der Freigabe wurden ein drittes Mal die Serviceleistungen der Deutschen Post in Anspruch genommen und die freigegebenen Rechnungen zur Buchung und Zahlung zurück nach Düsseldorf verschickt. Ein langwieriger Prozess, der häufig verhinderte, dass Skonto gezogen werden konnte. Daher war das Beschleunigung dieses Prozesses durch Einsatz digitaler Lösungen das erklärte Ziel.
Das Buchhaltungssystem der HUP Finanzsoftware (ehemals Gypsilon) war mit zu berücksichtigen.
La solution
Die vorhandene ELO Umgebung mit dem „rechnungsManager for ELO“ hat die exe übernommen und durch kundenindividuelle Entwicklungen erweitert.
Die Besonderheit dieser Lösung: die Rechnung wird über eine Belegklassifizierung (Kopf- und Fussdaten) automatisch erkannt. Der Rechnungsbeleg wird im Center sachlich und rechnerisch geprüft und über einen digitalen Stempel mit einer Kontierung versehen. Anschließend wird der Beleg in Düsseldorf von der Objektverwaltung zur Buchung freigegeben und von der Buchhaltung als fertige Buchung in die HUP-Finanzsoftware übergeben.Les avantages
Der Rechnungsdurchlauf bei den rund 40 von der CIV betreuten Objektgesellschaften ist erheblich beschleunigt und vereinfacht worden. Ein Resümee der verantwortlichen Anwendungsadministratoren:
- Wesentlich schnellere Freigabe
- Einhaltung von Skonto-Fristen
- Gleichzeitiger Zugriff für alle Benutzer
- Keine Doppelbearbeitung
- Komplette Nachvollziehbarkeit und hohe Transparenz
- Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
„Wir waren seinerzeit auf der Suche nach einer Rechnungsprüfung, die sich in unsere EDV-Umgebung mit der HUP Finanzsoftware und IMS (Immobilienverwaltungsprogramm) integrieren lässt. Unsere Suche war erfolgreich!"
Herr Strud, Geschäftsfüher der City Immobilien
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