Client ELO: Global Tech I Offshore Wind GmbH

Le siège de Global Tech I Offshore Wind GmbH se trouve à Hambourg, dans le quartier Hafencity. C'est de là qu'est dirigé le parc éolien avec une production annuelle de 400 mégawatts. Sur le poste de contrôle à Hambourg, les collaborateurs capturent quotidiennement des milliers de données provenant du parc à éoliennes. Ces données sont analysées, afin de surveiller l'état de l'installation et de garantir son bon fonctionnement. Puis, elles sont transmises à ELO ECM Suite via une interface dédiée, en toute sécurité. Les logiciels d'ELO Digital Office font partie intégrante de la stratégie de dématérialisation de l'entreprise. Par ailleurs, Global Tech I a mis en place de nombreux autres processus métier grâce aux ELO Business Solutions – ce qui apporte un vent nouveau dans tous les services de l'entreprise.
Différents actionnaires sont rattachés à l'entreprise Global Tech I Offshore Wind GmbH, notamment les fournisseurs d'énergie locaux comme StadtWerke München GmbH, ou encore Entega AG et Axpo International S.A.. Ces derniers ont une voix majoritaire dans les décisions stratégiques de l'entreprise. Une centaine de personnes travaille directement pour l'entreprise qui exploite le parc éolien, indépendamment des structures des actionnaires. Depuis 2010, Global Tech I Offshore Wind GmbH s'est donné pour objectif de répondre en interne à ses propres besoins en termes de ressources et d'expertise technique.

Dès 2016, Global Tech I a souhaité emprunter le chemin de la dématérialisation pour son service comptabilité. Ainsi, l'entreprise s'est mise à la recherche d'une solution logicielle qui pourrait s'intégrer au système ERP Microsoft Dynamics NAV. L'objectif étant d'automatiser les processus de gestion des factures entrantes.

Le choix s'est très rapidement porté sur ELO ECM Suite de l'entreprise ELO Digital Office, étant donné que le système d'Enterprise Content Management contient déjà une interface à Microsoft Dynamics NAV par défaut. Global Tech I a chargé Fluctus IT, partenaire certifié ELO, de mettre en œuvre un flux de facturation personnalisé basé sur ELO ECM Suite, bénéficiant ainsi de son expertise dans le domaine. Les acteurs du projet ont rapidement constaté que la solution ELO leur permettait de numériser bien plus que la simple gestion des factures au sein du service comptable.

• Un traitement des factures entrantes automatisé avec ELO et Microsoft Dynamics NAV

Dans un premier temps, un processus de traitement des factures entrantes personnalisé a été mis en place dans le service comptabilité. Ceci grâce au composant ELO Workflow inclus dans la solution ELO ECM Suite. L'interface vers le système ERP Microsoft Dynamics NAV a donc été réalisée très rapidement, étant donné que la suite ECM propose une interface correspondante. Tous les documents créés dans le système ERP sont archivés automatiquement dans ELO, et ils peuvent être ouverts directement depuis Microsoft Dynamics NAV. Ainsi, les collaborateurs du service comptabilité gardent toujours un excellent aperçu des factures, des commandes et de tout autre document important.

• Une gestion digitale des actifs

Puisque l'entreprise a été plus que ravie des possibilités qu'offre ELOELO ECM Suite, les partenaires du projet ont commencé à développer d'autres scénarios d'intégration des solutions ELO. L'attention s'est rapidement portée sur le système de gestion des actifs IBM Maximo, avec lequel Global Tech I surveille numériquement tous les éléments de construction du parc éolien. Ici aussi, une interface bidirectionnelle a été créée, par le biais de laquelle toutes les données provenant du système de gestion des actifs sont archivées dans ELO. Ces données sont disponibles à tout moment. Les plans de maintenance des éoliennes individuelles peuvent être visualisés directement sur place via l'application ECM ELO for Mobile Devices, aussi bien sur smartphone que sur tablette.

• Des solutions logicielles innovantes pour les différents services avec ELO Contract et ELO Knowledge

Les partenaires du projet sont allés encore plus loin : « Nous nous sommes interrogés quant à d'autres possibilités de mise en place d' ELO », souligne le responsable de la GED. En complément d'ELO ECM Suite, les solutions logicielles préconfigurées ELO Business Solutions seront progressivement mises en place dans les différents services de l'entreprise. « Nous utilisons ELO Contract pour gérer tous les contrats de notre service juridique. » Grâce au logiciel de gestion des connaissances ELO Knowledge, Global Tech I compose une base de données centrale pour tous les collaborateurs, qui permet de regrouper toutes les connaissances et de les conserver.

• Gestion de documents simplifiée grâce au dépôt central
• Optimisation des processus d'entreprise pour simplifier le télétravail
• Accès mobile à toutes les informations via smartphone et tablette