Client ELO: HERZOG GmbH

Seit 1861 entwickelt und produziert HERZOG Flecht- und Spulmaschinen. Das Familienunternehmen mit Sitz in Oldenburg zählt zu den weltweiten Technologie- und Marktführern. 1951 konstruierte und baute HERZOG die weltweit erste Flechtmaschine mit Ölbad und stellte 2007 die zu diesem Zeitpunkt größte Flechtmaschine der Welt her. Zwölf Spulen mit jeweils 1,4 Tonnen Material produzieren bis heute stündlich 165 Metern geflochtenes Seil. Für die Lieferung in die Vereinigten Staaten waren zehn Container und die Vergrößerung der Produktionshalle des Kunden nötig.

Mit den HERZOG Maschinen - deren Teile das Unternehmen zum größten Teil auf ihren 13.000 m² Produktionsfläche selbst herstellt - werden unter anderem Schnürsenkel, Leinen für Fallschirme und Wasser-Ski sowie hochfeine Angelschnüre aus High-Tech-Fasern durch die HERZOG-Kunden produziert. Die technische Ordnung in der Automobilbranche wäre ohne geflochtene Schläuche undenkbar. Und auch die professionelle Fischerei und Seefahrt ist ohne die geflochtene Produkte - wie beispielsweise Ankerleinen, Netze und Tauwerke nicht möglich. Überall kommen die geflochtenen Seile zum Einsatz.

Die höchste Priorität auf der Suche nach neuer ECM-Software und dem passenden Anbieter lag auf der proALPHA-Integration. Per Internetrecherche informierte sich das ECM-Projektteam der HERZOG GmbH über die verschiedenen DMS-Lösungen und begrenzte die Auswahl im ersten Schritt auf drei Software-Lösungen, unter anderem die ECM-Lösung von ELO.

Im zweiten Schritt fokussierten Ingo Lange und sein Team die ECM-Anbieter. Die Integration der Softwarelösung mit dem ERP-System proALPHA musste durch den Anbieter gewährleistet sein. Die Entscheidung für ACTIWARE fiel während eines Besuches bei einem
Referenzkunden in der Nähe von Hannover.

„Auf dem Papier kann man ja immer viel schreiben“, lacht der Einkaufsleiter, „doch beim Besuch des ACTIWARE-Referenzkunden haben wir die Integration von ELO mit proALPHA in der Praxis gesehen und waren alle begeistert!“

Im Oktober 2016 startete die Projektrealisierungsphase mit Workshops in denen das ECM-Team von HERZOG gemeinsam mit dem ACTIWARE-Projektleiter unter anderem die Ablagestrukturen und die Rechte definierte, proALPHA über die To-Dos der Schnittstellenbereitstellung Informierte und die Datenmigration plante.

Seit April 2017 arbeitet die HERZOG GmbH mit der ELO ECM Suite. Im Einkauf und Vertrieb werden unter anderem Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen archiviert, die allesamt in proALPHA erzeugt werden. Die Geschäftsführung verwaltet zusätzlich Personaldokumente und sogar die Produktion profitiert von der neuen ECM-Lösung. Mit nur einem Mausklick werden sogenannte Sägelisten erstellt, die die Einzelteile eines Produktionsgegenstandes detailliert in einer Excelliste aufführen.

Derzeit verarbeitet das Oldenburger-Unternehmen rund 250 Dokumente
täglich und hat inklusive der Datenmigration aus dem DMS von proALPHA über 400.000 Dokumente im Archiv.

„Eine absolut positive Veränderung“, wie Ingo Lange bestätigt, ist für das Maschinenbau-Unternehmen das Reklamationsmanagement, welches
vollumfänglich in ELO integriert ist. In der CONNECT-Sidebar wurde dafür die Kachel „Erstellung Reklamation“ hinzugefügt, welche mit einem Formularworkflow verknüpft ist. Durch die 360°-Integration in proALPHA werden die Kunden- und Maschinendaten automatisch in das passende Formularfeld eingefügt.

Der Mitarbeiter trägt anschließend die Reklamationsinformationen ein und startet den nächsten Workflowknoten an. Der gesamte Reklamationsvorgang wird in ELO zum Kunden sowie der Maschine archiviert, sodass die Nachweisbarkeit gegeben ist. Die Workflows konfiguriert Ingo Lange - wie auch die Ablagestrukturen - im sogenannten Designer des Moduls ELO BLP selbst. Programmierkenntnisse sind für die Workflow- und Ablagekonfiguration nicht notwendig.