Goodbye Aktenordner – Datenflut übersichtlich im Griff

Die JUNG Bonbonfabrik archiviert ihre gesamten Geschäftsdaten zentral und revisionssicher in ELOenterprise. Die ECM-Lösung ist nahtlos in die ITUmgebung des Unternehmens integriert worden. Mitarbeiter profitieren von schneller und sicherer Informationsverfügbarkeit sowie termingerechten Arbeitsprozessen.

Bei einem Dateisystem mit ca. 170.000 Altdokumenten und einem jährlichen Zuwachs von über 25.000 Auftragsakten mit unterschiedlichsten Dokumententypen sowie 31.000 Ein- und Ausgangsrechnungen lag die Einführung einer elektronischen Dokumentenverwaltung nahe. Die Firma JUNG hat diesen Gedanken aufgegriffen und mit dem ELO Business-Partner erfolgreich umgesetzt. Mit ihrem breiten, innovativen Sortiment und den europaweiten Vertriebskanälen ist die JUNG Bonbonfabrik GmbH & Co. KG europaweiter Markführer für süße Werbemittel, Lohnfertiger für Pharmazie und Eigenmarken der Lebensmittelindustrie und –handel. Zugleich ist das Unternehmen einer der größten Lieferanten für Bonbons des ambulanten Gewerbes.

Süße Spurensuche

Bereits im Jahr 1828 begann man bei JUNG mit den ersten Versuchen, dem Geheimnis des Bonbon-Kochens auf die Spur zu kommen. Federführend in der Einführung des klassischen Werbebonbons bietet das Unternehmen heute von Bonbons über Gummibärchen bis hin zu Schokoladenvariationen alles, was das süße Werbeherz begehrt. Mit der mehrfach prämierten Getränkeverpackung drinkbaX präsentiert JUNG eine echte Innovation auf dem Werbemarkt.

Entscheidung für die elektronische Dokumentenverwaltung

Um die Daten jahrelanger Geschäftstätigkeit, aktuelle und zukünftige Dokumente automatisch abzulegen, zu verschlagworten und als Langzeitdateiformat zu archivieren, hat sich die JUNG Bonbonfabrik nach einem Enterprise-Content-Management (ECM) – System umgeschaut. Die Lösung sollte alle Anforderungen von JUNG erfüllen und durch einen externen Partner auf die hauseigenen Systembedürfnisse angepasst werden. "Gerade im Hinblick auf zukünftige Anforderungen war es uns wichtig, eine Lösung zu finden, die einfach, flexibel anpassbar und erweiterbar ist", bestätigt Lewin von Witzleben, IT-Leiter JUNG Bonbonfabrik.

Nahtlose Integration in die IT-Umgebung

Entscheidend war die Integration des ECM-Systems in die vorhandenen Geschäftsanwendungen des Unternehmens. Hier sollten Schnittstellen geschaffen werden, die es ermöglichen Dokumente schnell aus unterschiedlichsten Quellen wie Addison, SFirm und dem ERP-System von JUNG einzulesen und zu archivieren. Nach der Evaluierung mehrerer Hersteller entschied man sich im Hause JUNG schließlich für das ECM-System ELOenterprise.

"Neben der geforderten Flexibilität des Systems hat uns vor allem die leistungsstarke Verzahnung des ELO ECM in unsere Geschäftsanwendungen überzeugt. So ist ELO neben den vorhandenen Standardschnittstellen in den gängigen Geschäftsanwendungen auch sehr individuell in unser eigens entwickeltes ERP-System integriert", so Olaf Schmidt, Projektleiter JUNG Bonbonfabrik. Die Akzeptanz der Mitarbeiter war hierbei das A und O, schließlich sollen sie das System effektiv nutzen.

Erfolgreich im Team

Projektstart war Anfang März 2009 mit einer Pilotinstallation, welche Anfang Juli produktiv ging. Pünktlich wie im Projektplan vorgesehen, hat der ELO Business-Partner dann im Oktober 2009 das erste Projektziel erfolgreich erreicht. Vorteilhaft für den Erfolg der Workshops und des Projekts war die Einbeziehung der einzelnen Fachabteilungen in die Entscheidungen der Projektleitung. Jede Abteilung wurde unabhängig voneinander nach ihren Bedürfnissen und Strukturen befragt und lieferte genaue Informationen über die wichtigsten internen Arbeitsabläufe. Mit dieser Basis konnten die Anforderungen an das System in das Gesamtkonzept mit einfließen und passgenau umgesetzt werden.

... aber auch der Einzelne zählt

Im Vorfeld der Projektumsetzung wurden die einzelnen Mitarbeiter befragt, um einerseits die Akzeptanz der Mitarbeiter bereits in dieser frühen Phase zu fördern, und um andererseits die laufenden Prozesse später so wenig wie möglich zu stören. Ergebnis war eine Zusammenstellung der Dokumente, mit denen die Mitarbeiter bereits arbeiten bzw. in Zukunft arbeiten wollen. Im gleichen Atemzug wurde die Berechtigungsmatrix gesetzt, die seit der Umsetzung greift. "Trotz der vielfältigen technischen Möglichkeiten ist ELO für den Anwender einfach und schnell zu erschließen. So kann Mitarbeitern in einer zweistündigen Schulung das nötige Basiswissen vermittelt werden", begeistert sich Olaf Schmidt.

Sicher archiviert und schnell verfügbar

Dank der nahtlosen Anbindung der Geschäftsanwendungen der JUNG Bonbonfabrik an das ECM werden alle Geschäftsdaten, z.B. aus dem ERP-System, automatisch in die richtige Struktur in ELO archiviert. Die Mitarbeiter können sich z.B. aus dem Buchhaltungssystem direkt Dokumente im ELO Archiv anzeigen lassen.

Seit Juli werden alle steuerrelevanten Dokumente, die das Unternehmen erreichen, eingescannt oder direkt über die Geschäftsanwendung in ELO archiviert. Ebenfalls werden sämtliche Finanzbuchhaltungsbelege des Unternehmens archiviert. Eingangsrechnungen werden automatisiert mit den Informationen des Buchhaltungssystems verschlagwortet und in ELO abgelegt. Durch die strukturierte Ablage ist es z.B. dem Vertriebsmitarbeiter möglich, sehr schnell einen kompletten Vorgang mit allen Auftragsdokumenten wie Bestellung, Fertigungsauftrag, Lieferschein, Rechnung und mehr im Zugriff zu haben. Der Mitarbeiter hat je nach Berechtigung alle Informationen übersichtlich und vor allem vorgangsbezogen im Blick.

Auch die größte Herausforderung, die revisionssichere Ablage der E-Mail-Korrespondenz in ELO, wurde gemeistert. Hierzu wurde GroupWise von Novell mit ELO verbunden. So können die Mitarbeiter die Mehrzahl der E-Mails automatisiert verschlagworten und strukturiert ablegen.

Mehrwert und Ausblick

Die Unternehmensinformationen liegen dank der Lösung zentral und rechtskonform im ECM-Archiv. Mitarbeiter haben nun sehr viel schnelleren Zugriff auf relevante Dokumente. Die Informationen stehen strukturiert zur Verfügung, so dass jeweilige Vorgänge schnell nachvollziehbar sind.

„Der schnelle Zugriff auf Informationen erhöht nicht nur die Kunden- sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Wir stehen erst am Anfang der Möglichkeiten einer ECM-Lösung und werden für uns Schritt für Schritt weiter ausloten, an welcher Stelle wir weitere Optimierungspotentiale nutzen. Mit dem ELO Business-Partner haben wir hier den richtigen Integrationspartner für uns gefunden“, so Lewin von Witzleben abschließend.