L'Enterprise Content Management, qu'est-ce que c'est ?
L'ECM est bien plus qu'un simple archivage de documents et d'informations :
D'une part, c'est la possibilité de travailler efficacement avec des documents "vivants" dans un système centralisé. D'autre part, cela vous permet de retrouver des documents, données et informations via la recherche plein texte, puis de les associer à des processus et d'automatiser des workflows.
L'Enterprise Content Management est le cœur de votre SI. Il communique avec tous les outils tiers, permet de dématérialiser les processus dans les différents services et propose des extensions techniques pour répondre à tous les besoins.
En bref, l'ECM est un système de gestion de l'information intelligent.
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Vous avez des questions sur la gestion des contenus d'entreprise ? Notre guide répondra à vos questions.
Un système ECM, qu'est-ce que c'est ?
L’Enterprise Content Management permet de gérer le contenu d’entreprise de manière entièrement dématérialisée. Grâce à cette solution, les process sont simplifiés et centralisés.
Vous avez accumulé une tonne de classeurs dans les locaux de votre société ? Avec la mise en place d'un système ECM, vous pouvez vous en débarrasser et gagner de la place. Un logiciel d'enterprise content management est aussi très pertinent pour l'archivage numérique : les documents, données et informations sont conservées de manière centralisée tout en respectant les directives légales. Le dépôt fonctionne comme une structure de dossier classique : il existe des armoires, des classeurs et des onglets numériques, comme dans la vraie vie. Vous retrouvez toutes les structures familières d'une organisation de bureau classique.
Un ECM vous propose des conditions optimales pour une manipulation sûre des données d'entreprise. Les paramètres suivants vous seront d'une grande aide :
- cryptage AES
- cercles de codage
- assignation de droits d'accès pour certains documents ou pour des utilisateurs précis
Il existe des informations sensibles qu'il s'agit de protéger, notamment dans le domaine RH et les logiciels de gestion des contenus d'entreprise sont bien équipés pour répondre à ce besoin !
Le travail sur des documents numériques ne présente aucun inconvénient par rapport aux documents papier classiques. Un système ECM vous propose un aperçu des documents sur lequels vous pouvez placer des tampons numériques ou des posts-its. La fonction de gestion des versions est essentielle : lorsqu'un utilisateur travaille sur un document, il le soumet au check-out, ce qui est visible pour tous les utilisateurs. Une fois que le document a été soumis au check-in, il peut être modifié par tous les autres utilisateurs. Un petit plus : les versions obtiennent un numéro séquentiel et peuvent être identifiées sans problème. Finis le temps où les documents étaient envoyés par e-mail et où il fallait regrouper les modifications effectuées en parallèle.
La plupart des entreprises travaillent avec le package Microsoft Office; en l'occurrence, Outlook, Word, Excel et PowerPoint sont primordiaux. Les utilisateurs ECM pourront continuer à travailler dans cet environnement qui leur est familier :
- le système ECM est intégré sous forme d'une barre discrète dans l'interface.
- Via cette barre, un simple clic suffit pour déposer les fichiers à l'endroit voulu.
Vous souhaitez tout de même déposer les fichiers dans votre système Windows ? Le logiciel vous permet d'y déposer un lien, sans pour autant empiéter sur le volume de votre disque dur.
Vous passez un temps fou à chercher des documents ? Vous ne vous vous rappelez plus dans quel email se trouvaient certaines informations ?
Grâce à des technologies de recherche de pointe, l'ECM vous permet de :
- … rechercher des mots-clés individuels
- … limiter la recherche à une date ou une période précise
- … rechercher les expéditeurs ou les utilisateurs ayant créé un document
- … rechercher non seulement les noms de fichier, mais aussi de parcourir leur contenu
- … filtrer la recherche selon les types de fichier (par exemple, PDF).
Vos factures papier sont-elles, jour après jour, portées d'un bureau à un autre ? Les processus de validation classiques prennent trop de temps. Afin que les documents et informations puissent être transmis plus rapidement, il est primordial que les processus soient dématérialisés et automatisés. Un outil de worflow permet de dématérialiser les flux pour profiter de nombreux avantages :
- validations en l'espace de quelques secondes
- processus configurables
- visualisations des processus
La collaboration est un aspect central en termes de gestion des informations. Les fils de discussion ont bien trouvé leur place dans le travail d’aujourd’hui. C'est très pratique d'échanger au sujet d'un document avec les collègues, depuis un système d'Enterprise Content Management qui dispose d'un fil d'actualité. Par ailleurs, il est possible d'envoyer des liens vers des documents au lieu de les envoyer par email en tant que pièces-jointes : cela permet d'alléger considérablement les boîtes de réception. Et avec l'utilisation de hashtags et de sondages, il est également possible de travailler efficacement sur un même sujet.
Ne serait-ce pas un gain de temps considérable que de reconnaître qu'il existe un lien entre certaines informations ? Un système ECM dispose de fonctionnalités intelligentes qui sauront analyser et visualiser les données. Vous pouvez faire le rapprochement entre certaines informations :
- gestion rapide et efficace de grands volumes de données
- visualisations de données sous forme de diagrammes
- faire le lien entre des données provenant de différentes sources
La disponibilité des informations à un emplacement central dans une société est un aspect important dans l'Enterprise Content Management. Vous êtes souvent en déplacement et vous souhaitez accéder aux informations où que vous soyez ? Alors, il vous faut une solution mobile pour smartphone, tablette et l'accès via un navigateur web.
- applications mobiles pour smartphone et tablette (iOS et Android)
- accès web sécurisé à la plateforme via un navigateur
- synchronisation des données et des informations sur tous les appareils
Les 5 composantes de l’Enterprise Content Management
Aussi complexe soit-il, l’ECM peut être présenté schématiquement en cinq grandes composantes : la capture, l’exploitation, l’accès à l’information, le stockage et la sécurité :
1) La capture et l’indexation documentaires constituent la clé de voûte d’un ECM. Différents documents (factures, contrats, documents de travail, etc.) sont captés et intégrés à une plateforme ECM via les technologies RAD-LAD & OCR.
2) La seconde composante d’un ECM couvre l’exploitation des documents : classement, suivi des modifications, accès collaboratif… Par rapport à une GED, l’ECM automatise un certain nombre de tâches chronophages à faible valeur ajoutée. On parle alors de workflows automatisés, pré paramétrés ou créés sur mesure, qui améliorent la performance au quotidien, tout en contribuant à un meilleur suivi du cycle de vie des documents.
3) L’Enterprise Content Management (ECM) facilite en outre l’accès à l’information grâce à un puissant moteur de recherche : là où retrouver des documents papier peut s’avérer particulièrement fastidieux, une simple recherche dans un ECM identifie l’information voulue en quelques instants.
Certaines fonctionnalités telles que la recherche plein texte sont d’ailleurs particulièrement utiles pour traiter les requêtes plus complexes.
4) Nous retrouvons ensuite le stockage documentaire dans un contexte de centralisation documentaire.
Par exemple, il est courant que des logiciels métier pointent directement vers des documents stockés dans un ECM : l’information est ainsi entreposée à un seul endroit tout en étant facilement accessible depuis d’autres outils.
Un ECM peut également automatiser le déplacement des documents tout au long de leur cycle de vie afin de conserver l’information au bon endroit et répondre à certains enjeux de conformité.
5) Concernant la protection, l’Enterprise Content Management joue un rôle prépondérant dans la sécurité des données. Ce volet regroupe donc l’ensemble des actions menées à ce niveau (restrictions d’accès, chiffrement…) dans l'optique de garantir l’intégrité du patrimoine documentaire de l’entreprise.
Quelle est la différence entre ECM et GED ?
Pour bien comprendre la différence entre GED (Gestion Électronique des Documents) et ECM (Enterprise Content Management — ou Gestion du Contenu de l’Entreprise), quelques définitions s’imposent.
La GED — aussi connue sous les acronymes EDM (Electronic Document Management) ou DMS (Document Management System) en anglais — peut faire référence à deux concepts distincts. Le terme GED décrit ainsi à la fois le logiciel servant à mettre en place la gestion effective des documents de manière électronique et le procédé informatique que ce logiciel rend possible.
Quant à l’Enterprise Content Management — ou ECM — le contexte influe également sur sa définition. Là encore, il s’agit de désigner le logiciel qui assure la gestion du contenu en tant que telle et le procédé implémenté par l’entreprise pour organiser cette gestion.
La principale différence entre ECM et GED réside dans les deux notions clés couvertes par ces solutions : celle de « contenu » et celle de « documents ». Ainsi, si la GED se concentre exclusivement sur la documentation d’entreprise, l’ECM, quant à elle, permet de couvrir des contenus beaucoup plus diversifiés, incluant toutes sortes de documents, mais aussi des images, vidéos, ou encore des données brutes. L’ECM comprend donc une dimension GED, mais peut aller beaucoup plus loin.
Vous souhaitez dématérialiser les processus de votre entreprise ?
Nous vous accompagnons avec plaisir !
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Comment bien choisir votre logiciel ECM ?
1 - Expérience & Expertise du partenaire
Un projet d’Enterprise Content Management est complexe et requiert l’appui d’un prestataire possédant de solides compétences dans le domaine. Ainsi, privilégiez les éditeurs et intégrateurs présents pouvant justifier de plusieurs années d’expérience et n’hésitez pas à demander des références pour parfaire votre jugement, si possible d’entreprises du même secteur que le vôtre.
En effet, le choix du partenaire est tout aussi - si ce n’est davantage - important que la sélection de l’outil et doit être mené avec rigueur et discernement.
2 - Alignement sur les objectifs
Un ECM regroupe de multiples fonctionnalités mais doit tout de même répondre aux attentes spécifiques de votre organisation en termes de gestion de contenu. Ces besoins, listés dans le cahier des charges, doivent amener vos interlocuteurs à vous formuler des propositions concrètes.
Si l’offre qui vous est présentée semble ne correspondre que partiellement à vos demandes initiales, faites preuve de prudence et consultez d’autres prestataires d’ECM.
3 - Facilité d’utilisation
L’Enterprise Content Management est censé vous faire gagner du temps, non l’inverse. Les logiciels peu intuitifs et visuellement datés sont à fuir, étant source de frustration et d’erreurs chez les utilisateurs finaux. Demandez à voir la plateforme en action pour visualiser l’interface et le degré de complexité induit par une utilisation courante.
4 - Interopérabilité
Par définition, un ECM est destiné à communiquer avec un grand nombre d’applications tierces pour créer des workflows documentaires efficaces. Aussi, renseignez-vous bien sur le potentiel d’intégration de l’outil avec les applicatifs déjà en place au sein de votre SI pour éviter les mauvaises surprises.
5 - Scalabilité
Les entreprises évoluent et avec elles, leurs besoins. Assurez-vous donc que l’outil que vous allez choisir soit suffisamment flexible pour suivre le développement de votre business au fil du temps : est-il possible de rajouter des utilisateurs facilement ? Les limites actuelles en termes de capacité de traitement de l’information seront-elles extensibles le moment venu ? Le logiciel est-il évolutif ? Peut-on étendre les fonctionnalités pour d’autres types de documents ?
6 - Mobilité
L’ère de l’informatique purement sédentaire est révolue depuis maintenant plus de 10 ans. Ordinateurs portables connectés en permanence, smartphones performants et tablettes sophistiquées font désormais partie intégrante du fonctionnement des entreprises, sans oublier le télétravail, largement démocratisé en réponse à la pandémie de Covid-19.
Un système d’Enterprise Content Management se doit aujourd’hui d’être accessible et utilisable sur tous les supports mobiles courants. Soyez donc vigilants à ne pas sélectionner un outil trop rigide à ce niveau.
7 - Sécurité
Une gestion fine des accès, un historique complet des modifications ainsi qu’une fonctionnalité de chiffrement figurent parmi les indispensables pour protéger les contenus de votre organisation. Si un prestataire ne coche pas ces trois cases au minimum, passez votre chemin.
8 - Conformité
La gestion des contenus répond à un certain nombre d’obligations légales encadrant son fonctionnement. Durée maximum de conservation des documents, normes qualitatives à respecter (comme l’ISO 9001), Gestion des données personnelles…
Discutez avec chaque interlocuteur pour déterminer si leur logiciel est en mesure de répondre à vos enjeux de conformité.
Découvrez la solution ECM d'ELO
ELO vous propose une solution ECM souple et extensible ainsi qu’un accompagnement personnalisé afin de vous aider à mieux anticiper vos besoins actuels et futurs. Pour définir précisément vos processus métier, nous étudions avec attention des indicateurs à même de révéler vos objectifs ainsi que la meilleure stratégie pour les atteindre.
Une fois le planning de votre projet ECM créé, votre partenaire ELO se charge d’implémenter votre solution sur mesure d’abord sur un système test, puis de l’intégrer définitivement à vos process. La transition se déroule ainsi sans le moindre accroc.
ELO vous permet également de vous préparer aux changements de contextes réglementaire ou technique, ainsi qu’à vos propres évolutions de process au cours des années à venir.
Cas clients : ces entreprises qui ont adopté un système ECM
De nombreuses sociétés ont déjà choisi de faire confiance à ELO Digital Office pour leur système ECM. Grâce à nos solutions sur mesure clé en main, les entreprises de toutes tailles peuvent adapter l’Enterprise Content Management à leurs propres besoins.
C’est notamment le cas du groupe de prêt-à-porter Happychic, qui a opté pour les modules ELO DocXtractor et ELOentreprise. Notre solution a rendu possible la centralisation des factures de ses 700 magasins (sous les enseignes Bizbee, Brice ou Jules) tout en conservant l’autonomie de chaque utilisateur. L’ECM permet à la société de gérer et d’avoir accès à toutes ses factures à tout moment et depuis n’importe quel site, chaque service disposant d’une GED centralisée dédiée.
Spécialisée dans le transport et la logistique, la société Sodexi s’est positionnée sur le marché du transport express à l’aéroport Roissy Charles de Gaule. Elle s’est elle aussi tournée vers la solution ELO DocXtractor, couplée à ELOprofessional afin de bénéficier d’une GED puissante pour gérer commandes, factures et contrats. Ainsi, ses actions sont intégralement tracées, depuis les demandes d’achats jusqu’au suivi de paiement des factures.
Œuvrant dans l’agroalimentaire, la Mie Câline est spécialisée dans la boulangerie traditionnelle. Ses nombreuses enseignes offrent par ailleurs des produits de restauration rapide de type pains et viennoiseries-pâtisseries, sandwiches, salades et produits traiteur. Pour cette société, le défi était de réussir la dématérialisation de ses processus de validation de factures ainsi que de tous les documents associés jusqu’alors envoyés par e-mail. En proposant une solution flexible à intégrer au SI existant, ELO a permis de rendre le processus de validation des factures plus simple et plus transparent tout en faisant gagner un temps considérable au niveau de la comptabilité.
ELO équipe également des sociétés internationales telles que Bruekner Maschinenbau, spécialiste en construction de machines basé à Siegsdorf, ZBI Fondsmanagement AG, société de gestion de portefeuilles du groupe allemand ZBI, ou encore VfB Stuttgart, club sportif figurant parmi les plus réputés en Allemagne.
Les solutions ECM ELO sont au cœur de nombreuses success-stories : pourquoi pas la vôtre ?
