Solution de dématérialisation des factures

Si l’ère des factures papier semble bel et bien révolue, le traitement manuel des factures par le service comptable reste la norme dans la plupart des entreprises. Opter pour une solution de dématérialisation des factures présente de nombreux avantages.

• Réduction des litiges fournisseurs ;

L’extraction automatique par notre technologie unique et basée sur une technologie d’intelligence artificielle permettant un apprentissage automatique permet de réduire drastiquement les erreurs de saisie. Le traitement des litiges, souvent par téléphone prend du temps est donc réduit.

• Réduction des retards de paiement ;

La saisie automatisée et le transfert des données vers votre ERP permettent de gagner du temps et de réduire les retards de paiement. La réputation de votre entreprise s’améliore donc en conséquence.

• Un gain de visibilité pour des analyses et audits plus justes et complets ;
• Maitrise des risques avec l’enregistrement et le classement sécurisé des factures

Dans le cadre de la dématérialisation des factures, un logiciel de lecture automatique de documents (LAD) extrait automatiquement les données sur les factures, et les envoie vers votre ERP. De plus il classe les documents au sein de la GED ELO.

Vos fournisseurs sont en effet tenus d’indiquer sur leurs factures certaines données clés, ELO Invoice traite automatiquement ces données, permettant ainsi au service comptable d’avoir une visibilité claire sur les opérations réalisées. :

• Le nom et l’adresse de l’émetteur de la facture
• Le nom et l’adresse du destinataire de la facture
• La date de la transaction (vente)
• La description claire et incontestable du produit vendu
• La quantité de produits vendus (ou d’heures de prestation en cas de prestation de services)
• Le prix unitaire de chaque objet vendu
• Le montant de la TVA
  • En cas de dispense de TVA la mention suivante doit apparaitre : « TVA non applicable en vertu de l’article 293B du TGI »
• La date d’échéance du règlement doit être clairement indiquée, ainsi que les pénalités appliquées en cas de retard

La gestion claire des factures permet ainsi au service comptable d’avoir une vision précise des charges encourues par l’entreprise, et de les classer précisément en les assignant à des comptes. À noter que vous avez la possibilité avec Elo de fractionner vos factures pour les assigner à différents comptes.

La solution de dématérialisation est donc un parfait outil de pilotage pour traiter des informations complexes, obtenir des données précises et fixer une stratégie comptable en déterminant des objectifs pour gagner en efficacité : par exemple réduction des délais de paiement, réduction des coûts sur un secteur d’activité donné, ...

Équipée de système d’alerte, une solution de dématérialisation des factures permet aux entreprises de régler les factures de leurs fournisseurs dans les délais impartis.

Cette fonction permet d’éviter de devoir régler des pénalités conséquentes en cas de retard de règlement.

Une fonctionnalité qui peut s’avérer très utile en période de restriction budgétaire et de réduction des coûts.

Notre configuration nous permet de nous adapter au mieux à vos processus métier et à votre activité. Nous vous proposons un suivi sur mesure de votre facturation, adapté aux enjeux de votre structure et à la taille de votre entreprise. Vous avez la possibilité de mettre en place un traitement des factures multi-format, efficace et rapide, avec une visibilité sur le cycle de facturation.

Notre solution multi-devises est basée sur des données de la Banque Centrale Européenne qui sont régulièrement mises à jour. Vous pouvez ainsi effectuer en toute simplicité un suivi des factures à un niveau international.

La solution ELO Invoice permet de suivre le cycle de facturation et de paiement d’un fournisseur d’une façon fluide et intuitive.

• Le tableau de bord intégré à la solution vous permet de gérer facilement la totalité des factures entrantes. Vous pouvez ainsi librement piloter votre activité et extraire de précieuses informations générales sur vos fournisseurs : top cinq de vos fournisseurs et la proportion des charges qu’ils représentent, coût total représenté par des secteurs d’activités donnés, encours des factures, provisions sur charges …
   
• Le statut des factures est indiqué de façon claire, et un système d’alerte précis permet de régler les factures en temps et en heure. Cette automatisation permet une gestion optimisée du processus de validation des facturations. Le tableau de bord permet également de mettre en relief les documents urgents. Une traçabilité des factures précise et efficace, qui assure un suivi pérenne de vos documents comptables.
   
• Le formulaire ELO extrait automatiquement les éléments essentiels de la facture : les données sont facilement modifiables. Vous pouvez aisément suivre vos factures tout au long du cycle de règlement, l’analyser, extraire des informations clés et les traiter facilement.
   
• Enfin, le workflow d’ELO est un outil efficace, qui permet de gérer la facturation d’une façon collaborative. En permettant aux différents membres de l’entreprise de partager des informations et de transmettre les éléments de facturation, le workflow est un élément essentiel du processus de facturation.

Compatible avec SAP, ELO permet d’éviter erreurs et coûts inutiles. En effet, la numérisation des factures permet d’associer les données de la facture traitée et celles de la base de données. Une fois validée par ELO, la facture est intégrée à la base de données. Le croisement de ces informations assure une sécurisation des données appréciable.